Waarom we mobiel projectmanagement moeten omarmen

Werven zijn complexe plekken waar verschillende projecten tegelijkertijd lopen om het gehele bouwproject binnen de deadline en binnen het budget af te werken. Eerst organiseerden projectmanagers deze projecten op papier, nadien op spreadsheets, maar de meest georganiseerde en gebruiksvriendelijke oplossing komt nu in de vorm van mobiele projectmanagement software.

Mobiel projectmanagement software dankt zijn bestaan aan de cloud. Projectmanagers zijn niet langer gebonden aan een desktop of geprinte versies van de planning. De tools vandaag de dag versturen realtime updates naar alle, aan het project geconnecteerde aannemers, managers en zelfs naar de bouwheer. Dit zorgt voor een optimale samenwerking om het project kwalitatief, op tijd en binnen het budget af te werken.

Toegang

Zoals gezegd werken deze tools in de cloud, waardoor elke partij toegang heeft tot het project en de planning, of ze zich nu op kantoor bevinden of op een werf. Wifi en mobiele data maken dit mogelijk.

De verschillende teams hebben één referentiepunt voor documenten, tijdlijnen, materialen en uitgaven. In plaats van terug te rijden naar kantoor na een lange werkdag, kunnen projectmanagers en onderaannemers dagelijkse updates rechtstreeks van de werfsite versturen. In-app notificaties geven alle betrokken partijen onmiddellijke toegang tot de laatste wijzigingen en deze moeten niet meer per post of via mail verstuurd worden.

Ter vervanging van de spreadsheets, papieren rapporten en bouwplannen, hebben de betrokken partijen toegang tot tijdlijnen en charts die tonen welke projecten lopen en tot wanneer, en tot elektronische documenten die makkelijk te raadplegen zijn door de personen wie het aanbelangt.

Flexibel

Wanneer men dergelijke tools met een gebruiksvriendelijke interface en intuïtieve besturing implementeert, wordt de controle behouden over een project even simpel als je status op sociale media updaten. Notificaties informeren alle partijen onmiddellijk en meetings die de kostbare bouwtijd verspillen zijn niet nodig.

Mobiele projectmanagement tools gebruiken vele vormen van communicatie, van nota’s en taken tot video- en tekstnotificaties. Optimaal kunnen de vele gebruikers de software raadplegen via hun persoonlijk mobiel toestel, zij het een smartphone of een tablet. Dit zorgt ook voor kostenbesparingen aangezien het bedrijf hiervoor geen materiaal moet voorzien (misschien wel voldoende mogelijkheden tot opladen!). Beheerders kunnen dan gebruikers eventueel beperkte toegang geven tot de tools van de bepaalde software en is zo ook de gevoelige informatie veilig.

Delen

De verhuis van spreadsheets naar de cloud geeft de betrokken personen een duidelijk zicht op alle factoren van het bouwproject, inclusief taken en tijdlijnen. Wanneer meerdere gebruikers toegang hebben tot belangrijke documenten op een gecentraliseerde locatie, verliezen ze ook minder tijd aan het overlopen van alle verschillende taken en het dubbelchecken van de afzonderlijke vereisten.

Wanneer besluitvormers van koers veranderen of leveringen te laat aankomen, voorzien deze mobiele projectmanagement tools realtime updates op het kantoor en op de werfsites. Deze verhoogde flexibiliteit en mogelijkheid om te reageren op onverwacht oponthoud en plotse wijzigingen wordt versterkt door het delen van foto’s en video’s, rechtstreeks vanop de werf om zo feedback te vragen en alle stakeholder op de hoogte te houden.

Zelfs geautomatiseerde spreadsheets, workflows en blauwdrukken vereisen tot op een bepaalde hoogte het delen via email of file transfer (Dropbox, Google Drive, …). Mobiele projectmanagement tools die hun data bewaren in de cloud staan toe om een gecentraliseerde opslagplaats voor aan het project cruciale documenten te voorzien. Hierdoor heeft elke gebruiker onmiddellijk toegang tot deze documenten zonder zijn of haar mailbox te doorzoeken.

Verlaagde kosten

Indien men verandert van spreadsheets naar een dergelijke tool, bespaart men onder andere rechtstreeks op papier en het verzenden van post. Maar deze kosten zijn nog geen fractie van het tijdverlies dat men lijdt door het over en weer pendelen tussen kantoor en werfsites, het beheer van allerlei documenten en de communicatie in zijn geheel.

Op de maandelijkse abonnementskosten en enkele veiligheids- en/of verzekeringsmaatregelen voor de persoonlijke mobiele toestellen na, is het gebruik van cloud software voor het managen van een bouwproject een lagere kost dan traditionele desktopsoftware.

Het merendeel van de kostenvermindering en verhoogde efficiëntie komt in de vorm van betere en meer communicatie. Alle partijen hebben toegang tot budgetvereisten en -restricties, de recentste plannen kunnen worden ingekeken en onderaannemers kunnen afgewerkte taken raadplegen en zien hoe en wanneer zij van start moeten gaan. Notificaties geven de partijen realtime toegang tot wijzigingen die vanuit het kantoor of de vanop de werf verstuurd worden en bovendien heeft iedereen de mogelijkheid om hierop te reageren.

Wil je zelf zo’n tool eens uitproberen? Test dan zeker BuildEye door je hier te registreren.