建立反璞歸真的知識管理系統【0】— 從脫離 Evernote 開始的 LifeHacks

最後更新：2021/01/09

起因

我自己是電腦玩物作者的粉絲，受到他的影響，過去幾年來我都是用 Evernote 這套服務來管理我的行程、工作與檔案，把 Evernote 當成第二大腦跟大秘書，從私人的大小事、興趣收集一直到工作上的檔案協作與管理，都是仰賴 Evernote 服務幫我辦到，我也買了專業版用了幾年，也幾乎每個月都會收到 Evernote 重度使用者訪談問卷，想了解我到底是怎樣可以操爆一半甚至是高達 10 GB 的每月流量 xD

但最近開始一些原因開始想要試著脫離 Evernote，原因有很多，而且很多不是服務本身的問題。覺得比較嚴重的理由如下：

1. 我的 Evernote 真的收集了太多東西，但我分類跟 TAG 的能力一直都很差，導致除了某一小部份常用的 Stack 跟筆記本以外，其他東西就像是個必經走道上的倉庫，堆在那裡還算整齊，看起來也滿好看的，但根本都不會用到且每次都會跟其他東西一起印入眼簾，造成一定程度的認知與搜尋負擔
2. 提醒事項功能很方便，但沒辦法促成我的下一步行動，訂好的提醒事項每次都延宕，雖然主因也出在我是個拖延者患者，但還是覺得這問題需要被更有效改善
3. 編輯器一直都不夠堪用，不管是作為 RTF 編輯器還是快速書寫用的 Markdown 都不夠好用，特別是後者支援度不足，我也試過用 Alternote 跟 Sublime Text + Evernote 外掛 ，都還是沒辦法滿足讓我快速書寫純文字或圖文混合的筆記
4. 我原本很期待 Evernote 和 Google Drive 可以有更完美的整合，比方說可以像 Quip 那樣同時管理與編輯試算表跟筆記，但…… 目前還是不行
5. 繼之前的隱私條款修改事件後，我曾經想過也跟朋友討論過 Evernote 也是有消失的可能性，需要做防災準備

除了這些原因以外，也請教了工作上前輩的知識管理 Flow ，聽完之後覺得其實人生可以過的很 Simple，不需要一直整理東西，只要把東西統統收好在幾個自己可以 hold 的地方，不用潔癖糾結於一定要收在同個「第二大腦」，該找的時候能夠找到並分享，知識能夠順利被吸收和致用，其實就夠了。

綜合這些原因，所以我就開始尋找可以脫離 Evernote 的工具，重新建構自己處理待辦、行程、資料與知識的流程與管理方式。經過一段時間逛 App、買 App、研究 App 跟實際嘗試後，目前也算是找出了一套屬於我自己的 LifeHacks 方法跟流程。

我對筆記管理的需求與工作流程

每個人使用電腦習慣、工作流程和基本配備等等都其實不一樣，我自己要脫離 Evernote 的時候，我重新審視我平時都用電腦跟 Evernote 做哪些事情，整理出我自己對替代工具的需求跟要達成的目標，作為找尋替代工具的依據和出發點。

我之前使用 Evernote 時，其實主要就是用來做下面三項事情：

• 行程提醒
  搭配 Google Calendar 來管理行程，也有用 GTD 概念建立「收件夾」，收集要做的事情跟各種靈感
• 資料收集
  存放興趣、學習、工作等資料，甚至是社群網路的紀錄也有自動轉存進去
• 筆記與檔案管理
  包括平時生活興趣相關的購買清單、隨手筆記，工作執行上的筆記、紀錄與各方資料和檔案等等

另外考量到我自己的使用裝置跟習慣，因此必須要找可以「跨 Mac、Android、iOS 」撰寫筆記與查詢資料的工具和方式。
原因是我有兩台以上的 Mac，使用的手機是 Android 系統，而平時不開電腦時是用 iPad mini 在上網跟看資料。不過我平時生活跟工作在電腦前的時間都很久，處理行程和跟整理檔案主要還是會在電腦前進行，所以以行動裝置上來說，最重要的關鍵是可以快速方便把突然想到或看到的想法或東西存下來，整理的東做可以等回到電腦上時再做就好。

而基於之前使用 Evernote 的經驗，這次在架構我自己的知識系統時，還要滿足下面幾個條件：

• 繼續秉持 GTD 中 Inbox 的精神，要能方便且確實記下所有事情，確保不會錯失任何想法跟該做的事情
• 承上，東西不管怎樣至少先存下來，但應該要分出用來「行動」的，還是「不管怎樣先囤再說的」。後者不應該和前者混在一起，造成事後懶得整理的壓力
• 提醒事項管理要確實能夠引發行動，降低拖延問題
• 筆記跟檔案在存放時希望可以有共通性，不被專屬格式被特定工具或服務綁死，或至少要可以方便匯出跟匯入

最後我採取的方法是：

1. 筆記採用純文字（Markdown）撰寫保存，包括相關檔案都放在本機資料夾中管理
2. 用 Gmail 作為待辦管理工具的入口，視情境分別用 Google Keep 或 Taskpaper 作為待辦管理工具
3. 知識恐懼症發作真的需要把網頁存下來，就存到 Inoreader 去

使用的工具 / 服務一覽

同步與檔案管理

• Dropbox
  知名的雲端空間同步服務
• Finder（Mac）
  因為我筆記跟資料庫其實就是在本機開資料夾分類，然後用 Dropbox 同步，所以 Finder 也是替代工具之一

筆記寫東西

• iA Writer（Mac） 設計美觀、熱鍵操作直覺的優秀 Markdown 編輯器，也附帶簡易的檔案管理功能
• Obsidian（Mac） Networked thoughts 網路筆記工具。個人使用免費，附帶簡易檔案管理功能
• QuickEdit（Android） 目前唯一找到在 Android 上能雲端同步又穩定堪用的 Markdown Editor（有嘗試想要使用 iA Writer ，但無奈會產生亂碼）
• Editorial（iOS） 同時可以作為筆記軟體跟檔案管理軟體的 App ，甚至可以自行安裝 Workflow 外掛強化功能
• MindNode（Mac）
  非常好看的心智圖軟體，我甚至會把他拿來當成彙整圖片跟文字的專案總記事來用
• Notion 可以同時寫筆記又可以用試算表方式管理大量資料的筆記管理服務，因為工作上需要管試算表，所以我打臉的使用了 Notion

行程、任務、代辦事項

• Google Calendar 行程管理必備服務
• Taskpaper 在電腦前的所有待辦事項一律用 Taskpaper 記錄與確認
• Google Keep
  不在電腦前，人不在家外出時專用的待辦事項清單

快速啟動與搜尋

• Alfred（Mac）
  搭配上 Workflow 後，堪稱所有動作流程的起點啟動器
• HoudahSpot（Mac）
  Alfred 和 Spotlight 的搜尋各有不足之處，直接用這套解決問題，標題跟內文都能搜，只差中文圖片內 OCR 沒辦法
• PopClip（Mac）
  在 Mac 上反白選取後就會叫出跟 iOS 一樣的動作 Bar，可以自訂多種動作，超級無敵便利好用

其他

• Droplr（Mac、iOS）
  其實是因為我買了終生 License ，所以為了避免吃掉太多 Dropbox 空間，大檔跟因為以防萬一而屯的檔案都會丟過去

曾經嘗試但最後被我放棄的工具們

• Ulysses
• Quiver
• Scrivener
• Curio
• DEVONthink Pro
• Notebooks ← 在用到 MWeb 以前原本覺得會是贏家，但操作上存在我無法接受的問題，不然是找到看到最好用能同時能處理純文字 Markdown 和圖文混合文件的編輯與管理工具

這些工具對我來說都有一些無法採用的問題，比方說不合用、太貴、不穩定會當掉，或者是有操作上無法接受的瑕疵。但或許對某些人來說是不錯的選項。

附帶一提 Onenote 我之前就有用過，但我一開始就覺得用 Onenote 跟用 Evernote 是一樣的道理，所以就沒有列入嘗試的清單了。

LifeHacks 實際狀況分享

1. 建立反璞歸真的知識管理系統【1】 — 需要的只是雲端同步 x Markdown 編輯器（待補完）
2. 建立反璞歸真的知識管理系統【2】 — 筆記講完了，所以 Todo 待辦管理怎麼辦？（待補完）
3. 建立反璞歸真的知識管理系統【3】 — 然而人生就是有那個 But ，依照情境的不同使用 Notion 的打臉篇

會陸續補完實際執行的方式與狀況，有興趣的話可以訂閱 RSS 追蹤後續文章：）