建立反璞歸真的知識管理系統【2】 — 筆記講完了,所以 Todo 待辦管理怎麼辦?

首先聊聊過往我自己的真實狀況。 以前我也是個一邊遵照 GTD ,一邊用過 Google Task 、Todoist、Evernote 等各種待辦事項工具,寫爆各種 Task 逼我去做各種事情。如果這些工具能夠幫我出份分析報告,我想應該有 5 成以上都被我一直延宕改期到天荒地老,然後最終不了了之。 以一個拖延症患者來說是個非常正常的任務失敗率。

觀察自己的每天作息跟疲憊程度後,我一直覺得自己應該是有時間完成更多待辦事項的,但實際上卻沒有如此的原因,我認為是我自己很容易分心,以及沒有妥善抓好我有哪些時間可以運用且適合怎樣運用,所以不自覺虛度了時間。 其實應該要找出自己生活中有空缺的時間(比方說工作空檔、通勤、下班後時間、沒有安排出門的假日)且積極安排行程進去,這樣回顧行程完成率時,才知道該時段到底適合做什麼事情。

同時,也要找出適合該空缺時間做的事,進行安排,比方說我通勤時常常會因為公車過份搖晃 + 看手機螢幕而感到頭痛,但我通勤安排的預定卻都是需要看手機螢幕的待辦比如說看美劇學英文,結果就是我每次都看沒多久就放棄了,因此訂下某月某號必須看完美劇來學英文的待辦自然就會沒完成而 Pending 、然後改期、然後又 Pending。

上述純屬事實,而且還時常發生。

這種狀況一再發生後,我自己到後來每次打開待辦清單都會感到一股罪惡感,並且會開始認定自己是個沒執行能力的人。而這樣的負面心理狀況是我覺得應當要改善的問題之一。

對於自我狀況進行反省,我得到了兩個結論:

  1. 安排待辦時程以前,需要掌握每天有哪些時段可以做事,以及適合做哪些類型的事
  2. 待辦必須安排在我有動力且有執行能力的時間點去進行,否則必會 Pending

基於上述結論,我確立了 3 個給我自己設計待辦管理系統時的原則:

  1. 確保不會錯失任何該做的事情
    這是 GTD 中 Inbox 概念,不錯過任何靈感與想到做的事的同時,阻止自己一想到什麼就去做什麼,也就是必須避免分心。
  2. 依照情境狀況進行安排
    不同的情境下要有不同的待辦事項清單。如果預計該週是 WFH 在家裡上班的話,就不該把記得外出買牛奶這樣的待辦晾在自己前面(買牛奶的梗是不是很久了?) 因此需要掌握自己每週會有哪些情境(上班、吃飯、通勤、晚上回家、假日),每個情境有多少時間、能做哪些事情
  3. 定期檢視完成狀況、待辦適時允許 Pending、不要安排太久遠以後的待辦
    當下有些預定其實超過某個時間點後,不做也不會死,比方說熱潮過後不想追完一部影集,其實也無妨。所以只要定期檢視,知道為什麼自己不做事後,就大方撤掉那些預定,不要讓自己感受到罪惡感導致無法前進。
    還有盡量聚焦於自己最近要做的事情去安排待辦就好,太久遠之後的事情就只該是月曆上的一個簡單提醒,或是一個今年下半年的目標 or 願望,而不是一個需要追著自己跑的預定。

所使用的行程管理工具

基於上述原則,我開始實行新的待辦管理系統,包括調整寫待辦的方式與安排待辦原則。工具上我使用了 Email 、 Google Keep 跟 Taskpaper 來作為我的待辦事項管理工具。

Email 對我來說是 GTD 基本上是最主要的 Inbox ,現在 Email 工具都可以延後處理的功能,因此當我在電腦前面收 mail 的時候,就同時會看到我之前寫給我自己的待辦事項,因此當下就可以針對這些待辦做處理,看是要把事情做完、還是放到外出 or 工作待辦上,或者是延遲到該記得要做事的日期甚至是時間,用電腦或手機上的信件通知去提醒未來的我幹活做事。

之所以會用 Email 來當待辦工具,主要是因為我發現我雖然可以容許待辦工具上 Checklist 時常 Pending,但對於 Email 收件夾有嚴重的潔癖,無法忍受收件夾中有信件,認為信件要嘛放進該放的分類,要嘛就是扔掉封存或進到垃圾郵件夾去。因此我利用了我這樣的潔癖來達到執行待辦,或者是將待辦放到該出現的時間點去出現,讓未來的我潔癖發作去解決他。

Google Keep 上記錄的是外出時待辦,比方說要提醒自己出門要買的東西內容等都寫在這裡。 這邊我會把 Google Keep 作成 Android 上的桌面 Widget ,在我出門搭交通工具滑手機時都會翻到而順便看一下,然後就可以思考一下怎樣安排外出或回家路線經過商店去買一下。

至於 Taskpaper 則是我一開電腦就會打開的程式,他非常適合用來撰寫條列式筆記、子彈筆記跟 Checklist,而且儲存的檔案其實是個純文字檔案,因此搭配上一篇提到的 Markdown 編輯器,離開電腦後我依然可以用各種順手 Editor 打開 Taskpaper 的檔案。

我的目標計畫表,每兩週(Spring)會更新一次

Taskpaper 上我建立了「目標計畫表」、「Diary」與「工作」三個檔案。

「目標計畫表」則是我把每兩週要做的事,依照時間箱(各種我可以動用時間的情境)去分配管理。這裡寫下來的比較像是大方向的行程,每天我都會看上面的安排,然後在我的 Diary 檔案寫下各種具體的待辦。

「Diary」就如同上面流程所述,會寫上我當天要做的待辦,也同時充當我的暫時 Inbox ,想到什麼要做的事情就先寫下來,阻止自己立刻分心去做其他事情。

「工作」就是我工作時間內的待辦清單,有點像是工作時間的 Diary & 筆記本。

具體管理行程方式

撰寫待辦

  1. 不管何時何地,只要想到或遇到需要進行的待辦,就寫在手邊的待辦清單中。像我在電腦前面會一直開著 Taskpaper 的 Diary 檔案,那就直接寫在上面,然後繼續原本手邊工作。
  2. 如果撰寫待辦的當下不在電腦前,就發一封 Email 寫給自己,標題寫下待辦的內容,然後繼續原本行程。
我的 Diary 檔案,寫下了每天要做的事&當成臨時記錄的筆記

管理待辦

  1. 每兩週確認再來兩週要完成的事情與目標(比方說:要寫完一篇文章),把要做的事情(待辦)都寫下來,然後把待辦依照外出 or 電腦前作業不同情境做區分,分別寫進 Email or Google Keep。
  2. 當我坐在電腦前且有空閒的時候,就會看 Taskpaper 上有沒有待辦&收個 Email ,確認自己寫的待辦與信件(信件也有些是我之前寫下的待辦)。此時確認該待辦狀態:
  • 當下無法執行,必須要延遲到未來在電腦上進行的事情:寫一封信 or 原本信件用延期功能,提醒自己要做事
  • 外出時要執行的事情:把待辦謄寫到 Google Keep ,視緊急程度設定提醒日期(只是外出時要順便買東西這種不急的事,就不會設定日期。)
  • 當下可以進行的事情:兩分鐘內可以弄完的話就立刻去做,不然就謄寫到 Taskpaper 的 Diary 上,結束安排行程這件事後,一一開始進行。

執行待辦

這邊也就沒什麼好說的,時間到了,就依照 Diary 上的紀錄開始做事。人在外面時,就看一下手機上 Google Keep widget 確認要做哪些事。

管理待辦的小技巧

快速寫 Email 記錄待辦的方式

我人在外面時幾乎都是用「快捷方式」在記錄待辦,事先用 IFTTT 先設定好 Telegram 與 Email 的連結。只要打開 Telegram App 後,在 IFTTT 頻道中輸入「 Todo 記得買牛奶」,我就會收到一封叫我記得買牛奶的信件。
Todo 這個詞是我設定的命令詞,只要發送訊息包括 Todo ,那 IFTTT 就會幫我把這則訊息寄到 Email 去。

用 Alfred 快速開啟檔案

在寫待辦的時候,有時候這個待辦可能會是有附檔的待辦(比方說是需要修改某個 UI 檔案),像這樣需要連結本機檔案時,我會直接在待辦上貼上檔名或者是檔案路徑。在要執行該待辦時,就會透過 Alfred (當然也可以使用 Spotlight)快速叫出檔案。

我本身用 Alfred 算是用的非常習慣,像是複製檔案路徑也都會直接用 Alfred 來複製,因此不需要 Taskpaper 提供給我多好連結檔案的功能,我都可以很快叫出我需要的檔案來。

以上就是我建立起來用來管理待辦事項的整套系統。

我覺得待辦跟時間管理這邊最重要的,應該就是要去瞭解自己的情況,瞭解自己在怎樣的情境適合做什麼或不適合做什麼,依照自己的環境(時常待在電腦前或者是時常外出)、偏好習慣(比方說上面提到我對收件夾有潔癖)等去做安排待辦,就可以設計出一套最適合自己管理待辦的方式與系統。

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