建立反璞歸真的知識管理系統【1】最適合我的筆記軟體:需要的只是雲端同步 x Markdown 編輯器

筆記管理軟體與平台的限制

在一開始找尋 Evernote 替代品時,我上網參考了很多討論和推薦,多數人大多是推薦 Onenote、Scrivener、Ulysses,甚至我在看 Dayone 這套日記軟體時也覺得或許是一個替代方案。

不出乎意外的,網路上的討論推薦的替代方案都是筆記管理軟體或平台,畢竟 Evernote 本來也就是筆記管理軟體。不過經過我實際嘗試和研究後,我沒有採用任何一個替代方案。

因為不只是 Evernote ,基本上所有筆記管理軟體都有個共通問題是用自己專屬的 Library 格式檔案在管理筆記

這些筆記管理軟體會在你的電腦裡新建一個「只有該軟體可以管理存取」的 Library 檔案,把你所有的筆記都存進去,然後你就可以把這個檔案放在雲端空間在各裝置上存取,像 Ulysses 就有支援 iCloud。或是用該軟體自帶的雲端系統來進行同步,Evernote 跟 Dayone 就是屬於這種。

但這樣的設計對我來說有下列這些問題:

  1. 分類與層級會受到軟體限制
    以 Evernote 來說,他的資料夾與分層最多只能分成 2 層,沒有辦法隨心所欲的建立更深的資料夾層級。
  2. 內建的管理方式在搬動筆記、修正層級等整理上操作不便
    因為筆記管理軟體畢竟不像 Finder 是檔案管理工具,在搬動筆記、調整筆記位置時就是不能像是我們平常在 Finder 裡面搬檔案那樣方便,當然也沒有辦法做一些比方說批次修改檔名等進階動作。
  3. 使用軟體尚未支援的雲端空間時,會有同步失敗的可能性
    如果不使用軟體官方支援的雲端服務如:iCloud,或是本身的同步方式,而是用其他雲端空間或甚至第三方 Sync 工具的話,同步 Library 檔案會有失敗的可能性。原因是出在這個 Library 隨著你筆記越存越多,檔案會越來越大,而大檔案本來就不是那麼容易同步。
    這個問題可能對大部分人來說不是問題,但對我來說是非常致命的問題,因為我本身不用 iCloud ,而是同時並用 2 個雲端服務(Google Drive & Dropbox)在管理筆記。
  4. 只能用專屬的編輯器程式來編輯筆記
    我自己會偏好嘗試並尋找好用的編輯器來寫筆記,或者是會分情境去編輯,比方說隨筆筆記的話雖然用任何編輯器我都沒差,但工作上 Task 記錄我就會傾向使用能快速撰寫子彈筆記形式的編輯方式如:Taskpaper 去寫作,而在學習知識時,我會需要能夠圖文混和的編輯器來讓我寫學習筆記。因此平台指定的編輯程式通常沒有辦法滿足我所有情境的需求。

我承認要滿足我的需求可能需要混合搭配 2.3 套軟體才能辦到。 但其實根本問題就是在被軟體平台「限制住」的狀況下造成了我各種使用上的不便,再加上這個限制放眼未來去看,如果之後有出現更好更方便適合我用的筆記服務的話,想要把筆記搬家移動到其他地方的成本也非常的高又辛苦。

因此我得到的結論是,我需要有足夠的自由與彈性去管理和撰寫筆記與管理與筆記的附件(如:相關的圖片、PDF 等)。而為了達到這個目標,我選擇就是解放我的筆記,離開單一筆記平台,自行挑選喜歡的編輯器搭配雲端空間來編輯與管理我的筆記。

用文字編輯器 + 雲端空間來管理與同步筆記與檔案

在我還沒有開始使用 Evernote 以前,我自己的筆記一直都是用 Windows 的 Notepad 寫,存成一個個純文字 txt 檔案在保存,當然也會自己建立資料夾去管理,或者甚至是分專案開資料夾,把筆記跟相關檔案都放在該專案資料夾下。

現在想想,這其實也就是最簡單樸實,也最有彈性和自由的筆記管理方式。再加上我自己會用 Markdown 語法去寫筆記,搭配專用編輯器和預覽程式等,純文字也可以一邊撰寫一邊排版的整齊好看,也可以快速輸出排版過的格式,對我來說非常的方便。

另外,我自己同時持有多種資訊載具(電腦、手機、平板),因此寫筆記時也會需要在多種載具中撰寫和取用。所以把放有筆記的資料夾放到雲端空間進行同步,就可以輕鬆達到隨時紀錄與取用的目標。而且這一樣有上述所提到的第一點好處,不管是要放 Google Drive 或是 Dropbox 都沒問題,可以挑選自己喜歡的雲端空間。

(不過我會建議是使用 Dropbox ,原因是不論 iOS 或 Android ,目前有支援 Dropbox 的筆記 App ,對於 Dropbox 的支援度都最齊全最完整,雖然可以想見這些 App 會支援越來越多種雲端空間,但目前來說 Dropbox 還是支援度最高的服務。)

實際作法很簡單,在電腦裡面開了一個叫 Notes 的資料夾,在裡面儲存筆記以及檔案,分類就用資料夾進行區分。然後將 Notes 資料夾放進雲端空間中同步,寫筆記時則使用支援 Markdown 語法的編輯器去寫筆記。

我自己的筆記資料夾架構

這樣會有下面幾項優點:

  1. 不會被平台或服務綁住,不怕平台倒閉、政策改變或是服務漲價。純雲端儲存空間跳槽起來也比較簡單
  2. 可以選擇自己喜愛的編輯器,發現好用的編輯器也可以隨意跳槽,或是依照自己的需求使用多種工具來管理筆記
  3. 管理檔案的層級可以不受任何限制新增與分類
  4. 分類整理、搬動檔案都是用原生作業系統去處理,方便也簡單明瞭

總結來說,我覺得核心優點就是富有彈性。對於在意自己的資料安全與對工具控制慾比較強的重度筆記者來說,有彈性這點是非常重要不可或缺的。

而我目前主要用來寫筆記的軟體為 iA Writer (Mac)、 Obsidian(Mac)、QuickEdit(Android)跟 Editorial(iOS)。

Mac 上我同時使用了兩套軟體,在不同的狀況下會使用不同軟體。iA Writer 設計的非常優良,介面與操作方式看跟用起來都非常舒服,適合用來寫長篇文章如:Blog 文章或小說。同時也附有簡易的檔案管理工具,要打開非文字的檔案也非常容易。Obsidian 因為是網路式筆記工具,能在筆記之間進行互相連結,在我整理筆記與知識時都會開他。

不使用單一軟體服務而遇上的問題與解法

不過,像這樣回歸純樸的方式,跟 Evernote 等專門的筆記軟體服務相比,會有一些不是很方便的缺點,下面是我自己有遇到的缺點與我解決的方法。

  • 無法全文檢索筆記與附件內容

採用專門搜索檔案的工具或是強力的編輯器就可以解決。 前者我使用 HoudahSpot,他可以指定搜尋範圍與條件,快速進行檔案內的全文檢索 後者的話可以使用 Obsidian。不過 Obsidian 畢竟只是編輯器,因此只能夠搜尋文字檔案,像是 PDF 跟 ePub 檔案的文字還是得要靠 HoudahSpot 去搜尋內文。

  • 無法在手機上快速筆記

秉持 GTD 中 Inbox 的精神,只要有想到的點子就應該要快速記錄下來。 這邊我是用開一個快速筆記檔案,搭配上手機 App 的一些功能來解決這個問題。 建立快速筆記檔案就像是 GTD 系統中的 Inbox ,把想到的事情跟隨手筆記統統都寫在一個隨筆的筆記檔案裡,然後利用手機筆記 App 的書籤列來快速叫出該則隨筆筆記,進行筆記書寫。

  • 筆記與筆記之間沒辦法快速連結進行切換

這個問題應該是我在實行這套筆記管理時遇上最大的問題。而事隔多年後終於有解了,就是使用網狀筆記管理工具如: ObsidianFoam 來解決這個問題。網狀筆記工具可以在筆記文中輕鬆插入其他則筆記連結(檔案位置),這樣在撰寫跟查看筆記時,都可以快速和其他相關聯的筆記作對照。

  • 筆記中無法插入附件

畢竟是純文字檔案,自然沒有辦法在文字中放入圖片或 PDF 等檔案附件。不過我使用的筆記軟體都有支援插入圖片功能,所以圖片對我來講不是問題。而 PDF 我則是會視情況存在 雲端空間如:Droplr 上面,或者是和文字檔案一樣存在本機中,如果是存雲端空間上的檔案,直接在 Markdown 中用 HTML 語法去插入 Google Drive PDF Viewer, 這樣在編輯器的預覽中看到的就會是一個可直接瀏覽閱讀的 PDF 了。:

<embed src="https://drive.google.com/viewerng/
viewer?embedded=true&url=!PDF網址!" width="700" height="350">

同理,也可以把 Google Spreadsheet 放進到 Markdown 裡面來閱讀:

<iframe width="853" height="480" src="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hX_Kz3XpD9aZBHEmmWvjGGRAvOHHsWbYB96jv_PHyq8/edit#gid=738915557" frameborder="0" allowfullscreen></iframe>

不當倉鼠屯文章,只收集精華資料

離開 Evernote 後還有第五個問題:無法快速擷取網頁內容轉為筆記。

不過轉換成本機資料夾管理筆記與檔案後。我沒有再去作「把整個網頁 copy 下來轉成筆記」這樣 Webclip 相關的操作。我還是會用 RSS Reader 閱讀各種資訊,但當我看到覺得值得紀錄的文章時,我會將真正需要保留的內容(通常不會是整篇)複製下來貼進筆記,整理成一篇可以重複使用查看,屬於我自己的 SOP 或是心得。

因此對於所謂的「想收藏的網路好文」,我只做兩件事:

  • Obsidian 搭配 Roam Highlighter 儲存部份優質內容,視情況整理成可以重複使用的 SOP
  • 有時候也會知識收藏焦慮症發作,覺得應該要把整篇收藏起來以免文章消失,那我會直接存在 Inoreader
    我會把 Blog/PTT/Facebook 等資訊源都塞到 RSS Reader 去進行閱讀,而我選擇使用的 RSS Reader 就是 Inoreader,他同時也提供保存網頁內容的服務。但通常我存下來之後都不會去翻閱(攤手),我只當成這是個拯救焦慮症的手段。

其實這是把收集資料手段變複雜(不能一鍵收藏資料)後才得到的心得,因為收集動作變麻煩了所以慢慢變得只收集最重要的內容,然後就這樣過了一段時間後,沒有因為不保存大量檔案而感到扼腕可惜,反而因為沒有大量筆記,所以管理起來讓人覺得更輕鬆,只要聚焦在閱讀文章時,判斷到底有沒有重要到需要保存下來就好。

唯一的例外是我對於小說類書籍還是會存下大量的原文書摘。在寫小說當下沒有描寫靈感、或者是不知道該怎樣描寫某些畫面時,就會用 HoudahSpot 去搜尋,找出可以參考的句子來激發靈感。

以上就是我擺脫 Evernote 後的個人管理知識、寫筆記跟收集資料的方式,下一篇則會講我自己是怎樣管理待辦事項的方式。如果針對我的文章有任何想法或疑問,都歡迎留言提出喔。

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