Você é Pessimista? Venha para o meu Projeto!
Trabalho com projetos há cerca de 25 anos, seja como cliente, como consultor, gerente de projetos, instrutor, diretor ou algum outro tipo de stakeholder. Apesar de as algumas dezenas de projetos que tive a oportunidade de participar serem de naturezas, portes e complexidades das mais variadas, um aspecto-chave sempre esteve presente: o controle quase obsessivo das variáveis escopo, tempo e custos. E não é por menos: os principais (e quase sempre os primeiros) sintomas de sucesso ou fracasso de um projeto apresentam-se essencialmente através de uma ou mais dessas variáveis. A obra que atrasa, aquele orçamento estourado, o trabalho entregue com não-conformidades, são evidências de que algo em alguma etapa do ciclo de vida do projeto não está ocorrendo conforme o planejado.
Quem atua profissionalmente em gestão de projetos aplica técnicas de gestão não só para as disciplinas escopo, tempo e custo, mas para um conjunto bem maior de áreas de conhecimento igualmente importantes que envolve outros aspectos para que os projetos sejam bem-sucedidos. Dessas, há uma disciplina em especial que, confesso, tenho uma maior “simpatia”: é a Gestão de Riscos.
Risco: “Evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto tais como escopo, cronograma, custo e qualidade.” (PMI)
Dos projetos que participei, quase sempre que um sintoma de algo ocorrendo de forma diferente do planejado era identificado, o mesmo tinha relação com a ocorrência de alguma situação indesejada, mas que poderia ter sido evitada, controlada ou minimizada se as devidas precauções tivessem sido tomadas.
Tive a oportunidade de atuar como gestor de um projeto que possuía em sua equipe um membro extremamente pessimista, daqueles que acham (ou melhor, têm certeza) que tudo vai dar errado. Pois esse foi um dos projetos mais bem sucedidos em que atuei, em parte pela participação desta pessoa.
Desde o início do empreendimento fomos capazes de identificar as incertezas do projeto que poderiam gerar resultados negativos e avaliar as respectivas probabilidades e impactos da ocorrência das mesmas. De posse delas, conseguíamos planejar nossas ações de forma a evitar a ocorrência de tais incertezas ou mitigá-las através da redução da suas probabilidades e impactos. A criação / atualização frequente da famosa matriz de riscos (que apresentava uma pontuação composta por graus pré-definidos de probabilidades e impactos) foi fundamental para o sucesso do nosso projeto.
A identificação efetiva de riscos pode ocorrer de diversas formas. Costumo usar com frequência as Lições Aprendidas de projetos similares anteriores (aprender com erros dos projetos passados, sejam nossos ou não) e com a visão de profissionais mais experientes. Consultar a equipe de projeto e debater os mesmos com clientes também são técnicas muito bem-vindas.
Evidentemente, podem ocorrer situações realmente inesperadas, mas em um projeto com uma adequada gestão de riscos esse tipo de ocorrência é muito pouco frequente.
Alguns exemplos simples de situações de projeto que requerem uma adequada gestão de riscos:
- Organização de um casamento ao ar livre: estamos preparados para uma possível ocorrência de chuvas?
- Aquele recurso chave da equipe: quando ele sairá de férias? Temos substitutos? Podemos antecipar suas atividades?
- Aquisição de equipamentos importados: e se o dólar flutuar?
- Teste de software: estamos realmente simulando como o mesmo será usado de verdade?
- Fornecedor-chave: a empresa tem solidez no mercado?
- Ações / Decisões do projeto: temos uma matriz de responsabilidades adequada e homologada por quem de direito?
- Senioridade / disponibilidade da equipe: todos possuem as competências compatíveis com as necessárias para atuação no projeto, e com o nível de disponibilidade adequado?
Aqui não está sendo sugerido que alguns gestores possam vir a desconhecer a disciplina de Gestão de Riscos. O ponto de atenção diz respeito à subestimar a mesma em detrimento a outras igualmente importantes.
Se eu tiver que resumir em uma única frase qual seria, para mim, o principal fator crítico de sucesso de um projeto, não tenho dúvidas em afirmar: “Uma Efetiva Gestão de Riscos”.
Sobre aquele projeto que foi citado como exemplo neste ensaio: no final, todos ficaram felizes com o seu sucesso, cujas as entregas ocorreram plenamente conforme o planejado (menos aquele meu amigo pessimista que, apesar de ter sido um dos protagonistas do sucesso, não teve suas profecias realizadas)…
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