Satınalma Süreçlerini Dijitalleştirmek Neden Önemli?

Tedarik dünyasında pek çok ekibin karşılaştığı basit, sert bir gerçek var: Çoğu zaman verimsiz, maliyetli ve yavaş olan ve tekrarlayan görevleri yerine getirmeleri gerektiği.

Yıllarca süren araştırma ve vaka çalışmaları; satın alma işlemlerini dijitalleştirmenin bu sorunları çözdüğünü kanıtlandı. İşletmeler de nihayet yanıt veriyor. Amerikan Verimlilik ve Kalite Merkezi’nin Satın Almada Açık Standartlar Karşılaştırması raporu, ankete katılan kuruluşların %82'sinin bir tür e-satın alma kullandığını,%6'sının veya kuruluşların önümüzdeki iki yıl içinde bu aracı eklemeyi düşündüğünü ortaya koydu.

Öncelikle satın alma sürecini veya tedarikten ödemeye kadar olan döngüyü anlamamız gerekir. Bunu kuruluşların mal ve hizmetleri satın aldığı ve ödediği tüm süreç olarak tanımlayabiliriz. Bu süreç şunları içerir:

• Talepler
• Satın alma taleplerinin verilmesi
• Satın alma siparişlerinin makbuzu
• Satın alma siparişlerinin eşleşmesi
• Ödeme yapmak

Tedarik sürecinin dijitalleşmesi ise, alışık manuel satın alma yöntemleri yerine teknolojik yöntemler kullanılarak uçtan uca tedarikten-ödeme döngüsünün yönetilmesi olarak tanımlanabilir.

Satın alma siparişleri, satın alma sürecinin hala ayrılmaz bir parçası ve birçok kuruluş, personellerinin bu belgeleri el ile tamamladığı bir süreci kullanmaya devam ediyor. Ne yazık ki bu yöntem 2021'de açık bir şekilde modası geçmiş bir sistem. Sürecin bu zaman alıcı yönünü dijitalleştiren, süreci kolaylaştıran, yeniden sıralamayı kolaylaştıran, insan hatası faktörünü ortadan kaldıran ve hatta doğru gerçek zamanlı tedarik zincirine bağlanabilen merkezi bir veri havuzuna izin veren yazılım müdahaleleri günden güne gelişmekte.

Tedarikten ödemeye kadar dijitalleştirilmiş bir sistem, faturalandırma ve ödemenin tüm önemli unsurlarını birbirine bağlayarak süreci doğal kapanışına daha da kolaylaştırır. Gelin faydalarını birlikte inceleyelim.

1. Hız

Başarılı bir e-satın alma yazılımı çözümü kullanan firmalar, hala eski moda bir şeyler yapma yöntemini kullanan işletmelerin yaşadığı yedi günlük döngüye kıyasla iki günlük bir satın alma sipariş döngüsü yönetirler.

2. Verimlilik

Süreçlerin verimliliğinin artması, yapılmak istenen diğer yatırımlar için daha stratejik ve odaklanmış para tasarrufu gibi istenen sonuçlara sahiptir.

Sadece personelin verimlilik artışı düşünülmemelidir. Tedarikçiler de, indirimlerin toplu siparişlere ne zaman uygulanacağı veya sorun çıkması durumunda önceki sözleşmelere başvurma yetisi gibi taleplere yanıt vererek siparişlere daha hızlı tepki verebilir. Böylece alıcı / tedarikçi ilişkisi geliştirilir.

3. Kontrol ve görünürlük

İç ve dış denetim zamanlarında, bilgilere bir fare tıklamasıyla kolayca ulaşılabilir, ancak önemli karar vericiler bu güçlü veri analitik aracına her an ulaşabilirler.

Veriler tarafından yönlendirilen doğru bütçeleme ve öngörmenin ek faydaları da vardır, bu da dijital bir satın alma sistemine izin veren bir teknoloji olmadan elde edilmesi oldukça zor bir şey diyebiliriz.

4. Fayda sağlayan paydaşlar

Dijital bir satın alma sistemi birçok yönden değer katabilir. Sistemleri düzene sokarak daha verimli hale getirir ve böylece kaynakları en üst düzeye çıkarır. Tedarikçilere zamanında ödeme yapılır ve tüm süreç üzerinde daha yüksek bir kontrol sağlanır. Bu faydalar şirket genelindedir, ancak belirli kilit paydaşlar için de geçerlidir.

Dijital bir satın alma sistemi, satıcı performansı, harcama verileri ve maliyet analizi gibi alanlarda çok sayıda analitik bilgi sağlayabildiğinden, yönetim açısından kontrol unsuru, personelin verimliliğini en üst düzeye çıkarmaktan daha fazlasını sağlayabilir. Personel sırayla diğer faaliyetleri gerçekleştirebilir ve daha önce gördüğümüz gibi tedarikçiler, taleplerdeki artan netlikten yararlanır.

5. Doğru teknoloji seçimi

Satın alma işlemlerinizi dijitalleştirirken göz önünde bulundurulması gereken birçok seçenek vardır. Faktörler değişebilir, ancak işletmeler için belki de en önemli iki husus, yazılımın ne kadar kullanıcı dostu olduğu ve bulut seçeneği olmalıdır.

Son ve en önemli önerim ise tüm anlattıklarımı uygulayabilmeniz adına önerebileceğim satın alma sürecinizi dijitalleştirmenize yardımcı olacak bir sistem: Buyviser. Buyviser, işletmelerin satın alma süreçlerini uçtan uca dijitalleştirerek kendisine özel, güvenilir, takip edilebilir ve esnek satın alma süreçleri yönetmesine yardımcı oluyor. Karmaşık satınalma süreçlerinizi nasıl kolaylaştıracağınızı merak ediyorsanız öğrenmek için burayı ziyaret edebilirsiniz.