ภัยร้ายที่ทุกองค์กรต้องระวัง! สัญญาสอดไส้ เเก้ไขโดยไม่ยินยอม เเละวิธีการรับมือ

การดำเนินการงานอย่างขาวสะอาดเเละตรวจสอบได้เป็นปัจจัยหลักในการสร้างเสริมความน่าเชื่อขององค์กร เเละเช่นกัน “การทุจริตโดยบุคลากรภายใน” ย่อมเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรควรป้องกัน เพราะการทุจริตเป็นต้นตอซึ่งจะนำองค์กรของท่านไปสู่ปัญหาต่าง ๆ ในภายภาคหน้า

ตัวอย่างเหตุการณ์จริง สัญญาสอดไส้ เเก้ไขโดยไม่ยินยอม

เเก้ไขสัญญาเช่าลับหลัง

เช่าที่ เช่าร้าน เช่าสำนักงาน ประเด็นการทุจริตเรื่องการดำเนินการเพื่อตกลงให้เช่าเเละใช้สถานที่ ถือเป็นกรณีตัวอย่างที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งจนหลายท่านคงคุ้นหู โดยการทุจริตในกรณีดังกล่าวมัก เกิดจากการเปลี่ยนเเปลงข้อมูล เนื้อหาของสัญญาเช่า เช่น ระยะเวลาเช่า ผลประโยชน์ โดยปราศจากความยินยอมของคู่สัญญา เเละเหตุที่ทำให้ผลของการทุจริตประเภทนี้ลุกลามร้ายเเรงคือการไม่สามารถตรวจสอบช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนเเปลงเนื้อหา รวมถึงการยืนยันเจตนาในการให้ความยินยอมยังเป็นไปได้ยาก เมื่อเกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นจึงทำให้กระบวนการในการพิสูจน์ความจริงตามคำกล่าวอ้างของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเนื่องจากการตรวจสอบหลักฐานทำได้ยากเเละใช้ระยะเวลา และเเน่นอนว่าหากผู้เกี่ยวข้องกับกรณีดังกล่าวเป็นนิติบุคคลหรือองค์กร องค์กรอาจต้องเผชิญกับผลกระทบเชิงลบซึ่งอาจส่งผลต่อการดำเนินการในเเง่อื่น ๆ ต่อไปเช่นกัน

สอดไส้สัญญาจ้างงาน ไม่เซ็นไม่รับเข้าทำงาน

อีกกรณีหนึ่งที่เรียกได้ว่าเป็นปัญหาหนักอกสำหรับพนักงานบริษัท รวมถึงเเผนกทรัพยากรบุคคล ปัญหาว่าด้วยเรื่องของเนื้อหาสัญญาจ้างที่ไม่เป็นธรรม เชื่อว่าปัญหานี้เป็นปัญหาสากลที่เห็นได้ทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นจากผู้ที่ออกมาเเสดงความท้อใจผ่านสื่อโซเชียลมีเดีย หรือกระทั่งผู้ที่ตั้งคำถามเพื่อเรียกร้องสิทธิ์ที่ตนมีตามระบุในกฎหมายแรงงานว่า ตนเองถูกองค์กรซึ่งตนไปสมัครงานบังคับให้เซ็นสัญญาจ้างที่ไม่เป็นธรรมอย่างไม่มีทางเลือก เพราะหากไม่เซ็นทางองค์กรก็จะไม่รับตนเข้าทำงาน อีกทั้งยังมีการสอดไส้เนื้อหาของสัญญาเพิ่มเติมจากที่ตกลงกันหลังจากตนได้ยินยอมเซ็นสัญญาเป็นที่เรียบร้อยเเล้ว ทำให้เมื่อตนต้องการใช้สิทธิ์ตามกฎหมาย เช่น สิทธิ์การลาพักร้อน สิทธิ์การลากิจ กลับไปขัดต่อกฎของบริษัทตามระบุในสัญญาจ้าง

ปัญหานี้ ถือได้ว่าเป็นปัญหาใหญ่ที่ทางเเผนกทรัพยากรบุคคลของทุก ๆ องค์กรไม่ควรนิ่งเฉย เพราะ หากเกิดกรณีที่พนักงานเเอบสอดไส้สัญญาโดยที่องค์กรไม่ทราบเเละไม่สามารถจัดการได้อย่างทันท่วงที สะท้อนถึงคุณภาพของการจัดการเเละการควบคุมมาตรฐานในการทำงานของพนักงานขององค์กรนั้นเป็นอย่างสูง

ผลกระทบ

ชื่อเสียงเเละภาพลักษณ์องค์กร

เมื่อกล่าวถึงการทุจริตโดยเฉพาะอย่างยิ่งการทุจริตที่เกิดจากบุคลากรภายในองค์กร เเน่นอนว่าสิ่งเเรกที่จะได้รับผลกระทบเชิงลบย่อมเป็นชื่อเสียงเเละภาพลักษณ์ขององค์กร การทุจริตภายในอาจทำให้ลูกค้าไม่ไว้วางใจที่มีต่อพนักงานที่ให้บริการตน รวมถึงพาร์ทเนอร์หรือบริษัทคู่ค้าที่อาจสูญเสียความเชื่อมั่นที่มีต่อระบบการบริหารงาน ในท้ายที่สุดการสูญเสียชื่อเสียงเเละมีภาพลักษณ์องค์กรเชิงลบจะทำให้เกิด Loss of market confidence เเละนำไปปัญหาด้านการเงินในลำดับถัดไป

การเงิน (Financial impact)

ผลกระทบด้านการเงิน เป็นผลกระทบที่องค์กรต้องเผชิญอย่างเเน่นอนหากเกิดการทุจริต อย่างน้อยที่สุดสิ่งที่องค์กรจำเป็นต้องทำคือการชดใช้ค่าเสียหายในกรณีที่การทุจริตภายในส่งผลกระทบต่อลูกค้า พนักงาน หรือคู่สัญญา เเละฝ่ายที่ได้รับผลกระทบออกมาเรียกร้องความเป็นธรรมให้ตนเอง ยิ่งไปหว่านั้นองค์กรอาจต้องเผชิญกับค่าปรับเเละบทลงโทษทางกฎหมายเพิ่มเติม

จริยธรรมองค์กรถดถอย (Company morale)

สำหรับพนักงาน การได้อยู่ในองค์กรที่เชื่อได้ว่ามีจริยธรรมในการทำงานย่อมเป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งที่ส่งเสริมให้พนักงานทำงานอย่างมีความสุข หากมีเรื่องทุจริตเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเกิดจากตัวบุคลากร หรือจากองค์กร ย่อมส่งผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน พนักงานอาจตัดสินใจเปลี่ยนบริษัทซึ่งจะยิ่งเพิ่มความตึงเครียดทางการเงินให้องค์กรเพราะต้องจัดการทรัพยากรบุคคลเพิ่มเติมต่อไป

กลยุทธ์ป้องกันการทุจริตภายในองค์กร

เนื่องด้วยผลกระทบเชิงลบมากมายที่องค์กรอาจต้องเผชิญ “การใช้ระบบควบคุมภายในที่เข้มงวด” จึงเป็นสิ่งที่องค์กรควรปฏิบัติเพื่อป้องกันการทุจริตไม่ให้เกิดขึ้นภายในองค์กรของคุณ

เมื่อพิจารณาสาเหตุหลักของการทุจริตที่เกิดขึ้น ส่วนมากเกิดจากการใช้เอกสารสัญญากระดาษที่ไม่สามารถทำการตรวจสอบความเปลี่ยนเเปลงใด ๆ ย้อนหลังได้ เพื่อเเก้ไขปัญหาที่ต้นตอ CODIUM ขอเเนะนำ “ระบบทำสัญญาดิจิทัล e-Contract” โซลูชั่นที่องค์กรของคุณไม่ควรพลาด ด้วยฟีเจอร์ที่จะช่วยให้ควบคุมการดำเนินการด้านเอกสารภายในองค์กรของคุณเป็นไปอย่างโปร่งใส ตรวจสอบได้ น่าเชื่อถือ

• รวบรวมหลักฐานดิจิทัลเพื่อการยืนยันตัวตน เช่น ลายมือชื่อ Timestamp หรือกระทั่งวิดีโอหรือเสียงของผู้ลงนาม ไว้ในไฟล์สัญญา สามารถยืนยันได้เเน่นอนว่าเป็นการลงนามโดยคู่สัญญาจริงโดยไม่มีผู้อื่นลงนามเเทน

• เเจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนเเปลงเนื้อหาสัญญา รวมถึงสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนเเปลงของลายมือชื่อเเละสัญญาดิจิทัลได้ผ่าน Adobe Reader พร้อม Activity Logs ที่สามารถระบุวัน เวลา ที่มีการลงนามหรือเเนบเอกสารได้

• สามารถดาว์นโหลดสัญญาเก็บไว้ได้ หมดปัญหากรณีเอกสารสัญญาสูญหาย หรือการเเอบอ้างนำเอกสารที่ฝ่ายหนึ่งเก็บรักษาไว้ไปปรับเปลี่ยนหรือทำลาย

CODIUM เชื่อว่าทุกองค์กรตระหนักถึงความสำคัญของการควบคุมไม่ให้เกิดการทุจริตภายในองค์กรไม่ว่าจะเป็น การสอดไส้เอกสารสัญญา หรือการเปลี่ยนเเปลงเนื้อหาโดยปราศจากความยินยอม เป็นอย่างดี ด้วยการใช้ระบบควบคุมภายในที่เข้มงวดอย่างการทำสัญญาผ่าน “ระบบทำสัญญาดิจิทัล e-Contract”ทำให้การทำสัญญาโปร่งใสเเละตรวจสอบย้อนหลังได้ในทุกขั้นตอน พร้อมหลักฐานการทำสัญญาที่ชัดเจน ปัญหาทุจริตที่เกิดขึ้นจากการทำสัญญาเเบบกระดาษจะหมดไป ควบคุมการทำงานของพนักงานภายในองค์กรได้ดียิ่งขึ้น เเละช่วยสร้างเสริมความเชื่อมั่นของลูกค้าเเละพาร์ทเนอร์ที่มีต่อระบบการบริหารงานขององค์กร