ESG (Environment, Social และ Governance) เทรนด์สำคัญที่มีอิทธิพลต่อการพิจารณาและตัดสินใจลงทุนของนักลงทุนในวงกว้างด้วยความเชื่อมั่นว่าจะสามารถสร้างผลตอบเเทนในระยะยาว นอกเหนือจากโอกาสในการดึงดูดความสนใจของนักลงทุนยั่งยืนหรือ นักลงทุน ESG ที่มีเเนวโน้มพิจารณาเลือกบริษัทจดทะเบียนที่เป็นสมาชิกของ Sustainability Index และผ่านการประเมินจัดอันดับตาม SET ESG Rating เป็นหลักแล้ว องค์กรที่ปรับตัวพัฒนารูปแบบการดำเนินธุรกิจให้สอดคล้องกับเเนวคิด ESG ยังได้รับสิทธิประโยชน์หลากหลายจากนโยบายส่งเสริมทั้งจากภาครัฐและภาคเอกชน ฉะนั้น CODIUM ในฐานะผู้ให้บริการและคำปรึกษาด้าน Digital Transformation กว่า 100 ธุรกิจ จึงขอเสนอแนวทางการทำ ESG แบบต้นทุนต่ำองค์กรนำไปใช้ได้จริง
Paperzero Solution ปรับธุรกิจเข้าตามเกณฑ์ ESG
ENVIRONMENT รักษ์สิ่งแวดล้อม ลดการใช้กระดาษ ปรับองค์กรสู่ดิจิทัล
จากเเนวโน้มเทรนด์โลกที่ตระหนักถึงความรุนเเรงของปัญหาสิ่งแวดล้อมมากขึ้น โดยจะเห็นว่าทั้งภาครัฐและภาคเอกชนเริ่มออกนโยบายส่งเสริมธุรกิจที่ดำเนินการแบบรักษ์โลก เช่น นโยบายส่งเสริมการจัดตั้ง Thailand ESG Fund จากก.ล.ต. นโยบายการใช้ ESG score เพื่อประเมินสินเชื่อจากธนาคารออมสิน ส่งผลให้ธุรกิจต้องปรับการดำเนินงานให้เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมอย่างจริงจัง และหนึ่งใน ESG Model ที่ทุกธุรกิจจะประยุกต์ใช้ได้คือเรื่อง “การลดการทำงานแบบกระดาษ”
สำหรับการดำเนินการในรูปเเบบ Manual ที่ยังคงใช้เอกสารกระดาษในทุกขั้นตอนธุรกิจ ก่อให้เกิดปัญหามลภาวะ ทั้งจากการตัดต้นไม้ ขนส่งและกระบวนการเเปรรูป นำไปสู่การปล่อยก๊าซเรือนกระจกสู่ชั้นบรรยากาศ การลดการใช้กระดาษช่วยลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจก และผลลัพธ์นี้สามารถแปลงเป็น Carbon credit ตัวชี้วัดที่สำคัญในการประเมินผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมขององค์กร ส่งเสริมการดำเนินธุรกิจที่ยั่งยืน
CODIUM ขอเเนะนำโซลูชั่น อย่าง e-Memo ระบบจัดการเอกสารเเละอนุมัติออนไลน์ ที่ทำให้องค์กรเข้าตาม ESG Standard และเปลี่ยนองค์กรสู่ดิจิทัลไปในเวลาเดียวกัน e-Memo มาพร้อมฟังก์ชันครบครันให้องค์กรสร้างเอกสารหรือสัญญาในรูปเเบบดิจิทัล อำนวยความสะดวกทุกกระบวนการงานเอกสาร สร้าง ส่ง อนุมัติ และเก็บรักษาทำได้อย่างรวดเร็ว ผ่านขั้นตอนง่าย ๆ ดังต่อไปนี้
- สร้างเอกสารหรือสัญญาบนระบบซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกอัปโหลดไฟล์เอกสาร หรือสร้างเอกสารจากระบบโดยตรง
- ตั้งลำดับสายอนุมัติและตั้งค่าเงื่อนการอนุมัติตามต้องการ ตรวจสอบความเรียบร้อยและกดส่ง ระบบจะจัดส่งเอกสารไปยังผู้อนุมัติตามลำดับ พร้อมเเจ้งเตือนผ่านทั้งเว็บไซต์ อีเมลและไลน์
- สายอนุมัติทำการยืนยันตัวตน เเละกดอนุมัติหรือลงลายมือชื่อเอกสาร
- ระบบทำการจัดเก็บเอกสารบน Cloud Storage สะดวกต่อการค้นหา
เสริมประสิทธิภาพเเบบสองเท่าด้วยการใช้ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ที่ได้รับการรับรอง มีผลทางกฎหมาย 100% โดยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เเต่ละประเภทจะมีระดับความน่าเชื่อถือมากน้อยต่างกันไปตามมาตรฐานที่สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) กำหนด เเต่ไม่ต้องกังวล เพราะที่ CODIUM เรามีลายมือชื่อครบทุกประเภท พร้อมให้บริการ ซัพพอร์ตครอบคลุม ให้คุณได้เลือกประเภทของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เข้ากับองค์กรเเละวัตถุประสงค์ของการใช้งานอย่างมั่นใจ
Case study ตัวอย่างจริงของการนำ e-Memo และ e-Signature ไปในองค์กร
องค์กรในเเต่ละอุตสาหกรรม สามารถนำระบบจัดการเอกสารเเละอนุมัติออนไลน์ (e-Memo) เเละลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ไปประยุกต์ใช้กับการดำเนินงานในหลากหลายรูปเเบบ ไม่ว่าจะเป็น
- โดยทั่วไป ทุกธุรกิจสามารถใช้บริหารจัดการและอนุมัติเอกสารภายในและเอกสารสัญญาที่ส่งให้ภายนอกองค์กร เช่น เอกสารรับพนักงานใหม่, ใบขอเบิกงบ, ใบสั่งซื้อ, เอกสารข้อตกลงทางกฎหมาย NDA เพื่อส่งขออนุมัติจากหัวหน้างานหรือผู้บริหาร ไม่ต้อง Print ออกมาเพื่อจัดส่งไปให้เซ็น แถมติดตามเอกสารและค้นหาได้ง่าย
- ผู้ประกอบการในเครือธุรกิจโรงเเรม นำไปใช้กับการบริหารระบบภายใน เช่น Internal Memo และใช้ในเชิงกฎหมาย เช่น ใช้ในการสรุปข้อตกลงทางกฎหมายที่สำคัญ เพื่อส่งขออนุมัติจากผู้บริหาร ลดความยุ่งยากเมื่อเอกสารต้องได้รับอนุมัติโดยผู้บริหารหลายคน
- กลุ่มธุรกิจการเกษตรและโรงงาน นำไปใช้ระหว่างเกษตรกร, โรงงาน หรือซัพพลายเออร์ ในการออกใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบอนุญาต ใบรับรอง และสัญญาต่างๆ
- กลุ่มธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ ธุรกิจประกันภัย ธุรกิจการเงิน ธุรกิจบริการ นำไปใช้ในการเซ็นสัญญาซื้อขาย สัญญาเช่า สัญญาประกัน สัญญาซื้อขายสินค้าและบริการ ใบสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน รวมถึงขอ Feedback จากลูกค้าได้เช่นกัน
- กลุ่มอุตสาหกรรมการศึกษา เช่น มหาวิทยาลัย โรงเรียน สถาบันการศึกษา หรือสถาบันสอนพิเศษต่างๆ สามารถนำไปใช้ในการเซ็นเอกสารต่างๆ เช่น ใบสมัคร ใบลา ใบรับรอง ใบประเมินผล ใบเสร็จรับเงินต่างๆ ส่งให้กับบุคคลกรภายใน และภายนอกเช่นนักเรียนและผู้ปกครองได้
- กลุ่มสถานพยาบาล เช่น โรงพยาบาล คลินิก สถานพยาบาลต่างๆ สามารถนำไปใช้ในการเซ็นเอกสารทางการแพทย์ เช่น การจองคิว ใบสั่งยา ใบรับรองแพทย์ ใบแจ้งหนี้ ใบยินยอมการรักษา กับคนไข้ หรือการสั่งซื้อสินค้ากับคู่ค้า หรือสั่งผลิตผ่านแลป
- กลุ่มธุรกิจในกลุ่มค้าปลีก (Retail) นำไปใช้กับคู่ค้าในการอัพเดทและตกลงรายการ SKU สินค้าที่จะนำมาขาย การเสนอโปรโมชั่น ไปจนถึงการออกเอกสารสั่งซื้อทั้ง Purchase Request และ Purchase Order
SOCIAL รับผิดชอบต่อสังคม รักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลกับ PDPA
การรับผิดชอบต่อสังคมและการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคลเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน ภายใต้กฎหมาย PDPA (Personal Data Protection Act) หากองค์กรใดละเมิดข้อกำหนด โดยเฉพาะในกรณีที่เกิดการรั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล อาจต้องเผชิญกับการถูกปรับตามขอบเขตของการละเมิด เสี่ยงต่อการสูญเสียชื่อเสียงขององค์กร และผลกระทบอื่น ๆ
องค์กรจึงต้องมีมาตรการและกระบวนการในการป้องกันและเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล ไม่ว่าจะเป็นของพนักงาน ลูกค้า คู่ค้า หรือชุมชนที่เกี่ยวข้อง อย่างเข้มงวดให้เป็นไปตามที่กฎหมาย PDPA กำหนด ซึ่งบริการ PDPA จาก CODIUM เป็นอีกหนึ่งโซลูชั่นที่ตอบโจทย์ โดยมีขอบเขตการให้บริการ ดังต่อไปนี้
- Personal Data Collection ออกแบบการเก็บข้อมูล
การจำเเนกข้อมูลส่วนบุคคลกับข้อมูลบุคคลทั่วไป การตรวจสอบประสิทธิภาพ เเละระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงประเมินความเสี่ยงในกรณีที่มีการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว
- Consent Template ขอความยินยอม
ระบบ PDPA ยังรวมถึงการให้บริการเเบบฟอร์มขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล (Consent Template) ผ่านอีเมล การทำ Cookie Consent บนหน้าเว็บไซต์ พร้อมจัดเก็บความยินยอมทั้งหมดแยกแต่ละจุดประสงค์ที่เจ้าของข้อมูลยินยอมไว้ชัดเจน ทำให้องค์กรจัดการข้อมูลส่วนบุคคลต่อได้ง่าย
- Change Request Form ขอเปลี่ยนแปลงข้อมูลและความยินยอม
สิ่งที่ขาดไปไม่ได้ คือช่องทางที่เจ้าของข้อมูลสามารถยื่นคำร้องขอเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือความยินยอม ระบบ PDPA มีช่องทางสำหรับยื่นคำร้องตามประสงค์ โดยระบบจะทำหน้าที่บริหารจัดการคำร้องต่าง ๆ
GOVERNMENT โปร่งใสและตรวจสอบได้ ยื่นภาษีด้วย e-Tax
ความโปร่งใส เป็นธรรม และตรวจสอบได้ เป็นปัจจัยหลักที่สะท้อนให้เห็นถึงธรรมาภิบาลขององค์กรอีกหนึ่งมิติสำคัญที่ขาดไม่ได้ในกลยุทธ์ ESG เรื่องหนึ่งที่หลายองค์กรมักถูกตรวจสอบเเละเผชิญประเด็นปัญหาเนื่องจากความบกพร่องในการดำเนินการคือ ”การยื่นภาษี” เพื่อขจัดปัญหาดังกล่าว CODIUM ขอนำเสนอ e-Tax Invoice & Receipt ระบบออกใบกำกับภาษีรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถออกให้กับลูกค้าและส่งให้กรมสรรพากรได้ผ่านออนไลน์
นอกจากนี้กระแสโครงการกระตุ้นเศรษฐกิจจากภาครัฐอย่าง ช้อปดีมีคืน หรือ Easy e-Receipt ที่ให้ผู้เสียภาษีลดหย่อนภาษีได้เมื่อซื้อสินค้าหรือบริการกับร้านค้าที่ออกใบกำกับภาษีแบบ e-Tax ได้ มีแนวโน้มจะมีต่อเนื่องทุกปี ดังนั้นการที่องค์กรหันมาใช้ระบบ e-Tax Invoice ทำให้องค์กรได้เข้าตามเกณฑ์ ESG และกระตุ้นยอดขายไปในตัว
CODIUM พร้อมสนับสนุน นำระบบ e-Tax Invoice ที่ใช้งานง่าย ได้มาตรฐานตามที่กรมสรรพากรกำหนด และมีฟีเจอร์ครบครันมาปรับใช้ให้องค์กร
- Document Management
ผู้ใช้งานสามารถอัปโหลดเอกสารต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นใบกำกับภาษี ใบเพิ่มลดหนี้ ใบเสร็จรับเงิน เข้าสู่ระบบได้อย่างง่ายดาย โดยสามารถเลือกได้ว่าจะนำเข้าสู่ระบบโดยตรงจากเครื่อง หรือผ่านการเชื่อมต่อ API หรือ SFTP โดยตรงกับระบบบัญชี หรือ ERP ที่องค์ใช้อยู่
- Document Delivery
หลังดำเนินการอัปโหลดหรือนำเข้าข้อมูลเสร็จสิ้น ระบบทำการบันทึกข้อมูลอย่างมีมาตรฐาน และส่งข้อมูลในรูปแบบ .xml หรือ .pdf ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ส่งใบกำกับภาษีถึงสรรพากรให้อัตโนมัติ อีกทั้งผู้ใช้งานยังสามารถส่งเอกสารถึงลูกค้าผ่านอีเมล หรือข้อความ SMS ได้อย่างรวดเร็ว
- Data Management
สามารถตรวจสอบเอกสารได้ทุกเมื่อ พร้อมจำเเนกเอกสารตามสัดส่วนอย่างปลอดภัย มีกราฟบ่งบอกสถานะเอกสาร ตรวจสอบย้อนหลังได้เสมอ มั่นใจว่าเอกสารไม่ตกหล่น อีกทั้งยังรวบรวมการดำเนินงานท้้งหมด ประมวลผล เเละทำ Data Visualization เพื่อสรุปภาพรวมธุรกิจ ช่วยในการควบคุมงบประมาณ เเละเป็นข้อมูลสำคัญช่วยในการวิเคราะห์กลยุทธ์การทำงานได้อีกด้วย
วัดผลการทำ ESG อย่างไร ให้เป็นตัวเลขที่ชัดเจน
ESG Dashboard and Report
นอกเหนือจากฟังก์ชันหลักในการจัดการเอกสารทุกกระบวนการแบบออนไลน์ ระบบยังสามารถ Tracking ข้อมูล เเละเเสดงผลการดำเนินการด้าน ESG ด้วยการทำ Data Visualization ในรูปเเบบ ESG Dashboard เเสดงรายละเอียดปริมาณกระดาษทั้งหมดที่มีในระบบ คำนวณจากเอกสารที่ถูกอัปโหลดหรือสร้างในระบบ ไฟล์เเนบเเละไฟล์เอกสารที่มีการ comment รวมถึงคำนวณงบประมาณที่องค์กรประหยัดได้จากการใช้ระบบ นอกเหนือจากนั้น ระบบยังสามารถคำนวณการลดปริมาณคาร์บอนไดออกไซต์ และการใช้พลังงานต่าง ๆ เช่น ค่าไฟ ค่าเชื้อเพลิงในการผลิต เป็นต้น และ export เป็น ESG Report เพื่อนำไปเเสดงเเก่ตลาดหลักทรัพย์ได้ สะดวก รวดเร็ว ปราศจากขั้นตอนยุ่งยากซับซ้อน ประหยัดเวลาการทำงานของพนักงานในการจัดทำรายงาน
องค์กรจะปรับตัวเทรนด์ ESG ได้อย่างไร
จากเทรนด์ที่ดึงดูดความสนใจในเเวดวงการเงินการลงทุน พัฒนาสู่เเนวทางในการทำธุรกิจที่คำนึงถึงความยั่งยืน การปรับกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับเทรนด์ ESG จึงเป็นความท้าทายใหม่สำหรับองค์กรต่าง ๆ CODIUM ขอร่วมเป็นทางเลือกหนึ่งในการขับเคลื่อนองค์กรให้สอดคล้องกับเทรนด์ ESG ด้วยตัวช่วยดี ๆ อย่าง ระบบจัดการเอกสารเเละอนุมัติออนไลน์(e-Memo) ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) PDPA System และ ระบบออกใบกำกับภาษีรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & Receipt) ปรับเปลี่ยนองค์กรสู่ Digital Transformation ให้การทำงานง่ายขึ้น ลดความซับซ้อนของ Workflow ช่วยลดการใช้กระดาษ พร้อมรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบซึ่งรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคล นับเป็นการเเสดงความรับผิดชอบต่อสิทธิของบุคคลเเละสังคม
- เราเป็นผู้ให้บริการ Full-service Digital Transformation มีครบทุก Products ตอบโจทย์การขับเคลื่อนองค์กรสู่ “Paperzero” มาที่เดียวได้ครบจบ
- การันตีระบบใช้งานง่าย โดยมีผู้ใช้งานระบบกว่า 100+ องค์กร หลากหลายอุตสาหกรรมทั้งในไทย และต่างประเทศ
- ระบบได้รับการรับรองมาตรฐานและความไว้วางใจจากภาครัฐ
ได้รับรองมาตรฐาน ISO 2700 เเละรองรับข้อกำหนดทางกฎหมาย
- ระบบผ่านการทดสอบ Digital Service Sandbox โครงการทดสอบนวัตกรรมหรือการบริการด้านธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
- ได้รับความไว้วางใจจากการไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย (EGAT) ให้นำเทคโนโลยี e-Digital Signature (EDS) เข้าเชื่อมต่อกับระบบ Digital Signing บนแอปพลิเคชั่นทั้งหมด
- ได้ร่วมมือกับ NDID (Nationanal Digital ID) ในการสร้าง “dContract” แพล็ตฟอร์มการทำสัญญาออนไลน์แห่งแรกในไทยที่ทุกคนเข้าถึงได้
4. CODIUM พัฒนาระบบเอง สามารถ Customize ตามการใช้งานขององค์กร หรือเชื่อมต่อกับระบบการทำงานขององค์กรได้อย่างไร้รอยต่อ พร้อมมีผู้เชี่ยวชาญให้คำปรึกษาออกแบบโซลูชั่นที่ตอบโจทย์ไปด้วยกัน
5. หมดห่วงเรื่องการ Onboard ผู้ใช้งาน เรามีทีมพร้อมตั้งค่าระบบให้ สอนการใช้งาน และสนับสนุนองค์กรให้ใช้งานระบบได้อย่างราบรื่น
