“อนุมัติงานได้ง่าย ๆ จากทุกที่ ดำเนินการได้รวดเร็ว ไม่ติดขัด”
ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ e-Memo โซลูชั่นที่ CODIUM ภูมิใจนำเสนอ ซึ่งจะช่วยองค์กรของคุณให้ Go Paperless ได้อย่างมั่นใจ เเละยังช่วย Optimize Workflow ภายในองค์กร การดำเนินการต่าง ๆ กับคู่ค้า หรือลูกค้าของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ สะดวก รวดเร็ว ปลอดภัย เเละยังช่วยลดต้นทุนอีกด้วย
ด้วยฟีเจอร์หลากหลายที่ตอบโจทย์การทำงานในทุกรูปเเบบ ไม่ว่าจะเป็นการสร้าง ส่ง เซ็นอนุมัติเอกสารจบในที่เดียว การเเจ้งเตือนอัตโนมัติในการดำเนินงานทุกขั้นตอน สะดวกต่อการติดตามสถานะ เเละการกลับมาค้นหาย้อนหลังเพราะเอกสารทั้งหมดได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัยบน Cloud ยิ่งไปกว่านั้น ยังคุ้มค่าคุ้มราคา เพราะ e-Memo ไม่จำกัด (Unlimited) จำนวนผู้ใช้งาน จำนวนเอกสาร เเละสายการอนุมัติ
8 ฟีเจอร์เด็ด e-Memo ระบบจัดการและอนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่องค์กรกดไลค์
สำหรับบทความนี้ CODIUM ได้รวบรวมฟีเจอร์ใหม่แกะกล่องของ e-Memo ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ ที่น่าสนใจมาอัปเดตผู้อ่านทุกท่านกันค่ะ
1. Set Save เทมเพลตเอกสารดั่งใจ สะดวกยิ่งขึ้น
พบกับฟีเจอร์สุดปัง Self-Service Form ที่จะเข้ามาทลายข้อจำกัดการสร้างเอกสารเเบบเดิม ๆ โดยเปิดกรอบให้ผู้ใช้งานทั่วไป ไม่จำเป็นต้องเป็นแอดมิน สามารถ Customize สร้างเทมเพลตเอกสารได้ตามต้องการ เช่น เพิ่มกล่องข้อความ เพิ่มตัวเลือกใน Dropdown List เพิ่มวันที่ พร้อมบันทึกเก็บไว้เป็นเทมเพลตสำหรับการเรียกใช้งานครั้งต่อไป เมื่อส่งให้ผู้อนุมัติ ผู้อนุมัติสามารถให้ความคิดเห็น หรือเลือกตอบตามตัวเลือกที่ผู้สร้างเอกสารกำหนดไว้ เท่านั้นยังไม่พอ สำหรับเทมเพลตที่บันทึกไว้ ผู้สร้างเทมเพลตสามารถเลือกได้ว่าจะใช้งานเเบบ personal หรือเปิดให้คนอื่นใช้งานร่วมด้วย
2. Line of Approvals (LOA) ที่หลากหลาย ส่งหาผู้อนุมัติได้ดั่งใจ
e-Memo ให้ผู้ใช้งานเลือกผู้อนุมัติได้ตามต้องการไม่ว่าผู้อนุมัติจะเป็น User ในระบบหรือ Non user เเละยังสามารถเลือกได้ว่าเมื่อทำการอนุมัติเอกสาร ผู้อนุมัติจำเป็นต้องลงลายเซ็นหรือไม่(Signature required)
ความพิเศษยังไม่หมดเพียงเเค่นั้น ผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้งานสายอนุมัติ (LOA) ที่เเอดมินสร้างไว้หรือเลือกสร้างสายอนุมัติขึ้นใหม่ด้วยตนเองได้ โดยระบบมีฟังก์ชันให้เลือก set หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการสร้างสายอนุมัติเเบบเรียงลำดับอนุมัติ การเพิ่มจำนวนผู้อนุมัติในเเต่ละลำดับขั้น หรือ การเลือกส่งคำขออนุมัติเเบบ Parallel Approve ที่ผู้อนุมัติในลำดับขั้นเดียวกันจะได้รับการเเจ้งเตือนทางอีเมลพร้อมกัน
3. Sign Selection เลือกประเภทลายมือชื่อตามต้องการ
การเลือกประเภทของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่ตัดสินใจยากจนหลายองค์กรต้องกุมขมับ เเน่นอนว่าปัญหาหนักอกนี้จะหมดไป ด้วยฟีเจอร์ Sign Selection ที่ผู้สร้างเอกสารสามารถพิจารณาเเละเลือกประเภทลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สำหรับการอนุมัติเอกสารนี้ได้ตามต้องการ เพราะ e-Memo เรามีให้เลือกครบ ครอบคลุมทุกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทุกประเภทที่กฎหมายรองรับ ไม่ว่าจะเป็น แบบลายมือชื่อทั่วไป (มาตรา 9) ลายมือชื่อเชื่อถือได้ (มาตรา 26) ลายมือชื่อเชื่อถือได้สูงสุด (มาตรา 28) หรือแม้แต่จะให้กดอนุมัติโดยไม่ต้องลงลายมือชื่อก็สามารถเลือกได้เช่นกัน
4. Approval Reminder ผู้ขออนุมัติติดตามงานง่าย
หมดปัญหาส่งออกสารไปแล้ว ติดตามเอกสารยาก ไม่ได้รับการอนุมัติเสียทีจนงานล่าช้า หนึ่งในปัญหาหนักใจของผู้ขออนุมัติ e-Memo ทำให้สามารถติดตามการอนุมัติเอกสารได้ทันที รู้ว่าเอกสารอยู่ที่ผู้อนุมัติคนไหน พร้อมตามผู้อนุมัติให้อนุมัติ ด้วยฟีเจอร์ Approval Reminder ผู้ใช้งานสามารถกดส่งอีเมลแจ้งเตือนไปหาผู้อนุมัติที่เอกสารดำเนินการค้างอยู่ เพื่อขอให้ตรวจสอบเเละอนุมัติเอกสาร ช่วยในการ Streamline Workflow ให้เป็นไปตามกรอบเวลา เเละมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
5. รีวิวเเละอนุมัติงานสะดวกด้วย Multi Approvals
ด้วยฟีเจอร์สุดว้าวอย่าง Multi approvals ผู้อนุมัติสามารถทำการตรวจสอบเนื้อหาเอกสาร ควบคู่กับหลักฐานในไฟล์แนบไปพร้อมกันในหน้าจอเดียวได้โดยไม่ต้องเปิดปิดไฟล์สลับไปมา และยังสามารถกดอนุมัติเอกสารหลายฉบับพร้อมกันได้ เหมาะกับผู้บริหารที่มีเวลาจำกัดเเต่มีเอกสารรอการอนุมัติจำนวนมาก เพราะช่วยประหยัดเวลาเเละลดการทำงานซ้ำซ้อน
6. อัปเดตความปลอดภัย กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร
เอกสารที่องค์กรใช้งานล้วนเเต่ประกอบด้วยข้อมูลการดำเนินงานต่าง ๆ CODIUM ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของเอกสาร นอกเหนือจากการจัดเก็บเอกสารบน Cloud สำรองข้อมูลอย่างปลอดภัย เเละการป้องกันความปลอดภัยของลายมือชื่ออย่างดีด้วยการเข้ารหัส (Signature Encryption)
เราขอเเนะนำฟีเจอร์ Security encrypts documents and permission เมื่อพิจารณาถึงรายละเอียดของเเต่ละเอกสารที่เเตกต่างกันไป ระดับและความจำเป็นในการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานเเต่ละเเผนกหรือตำเเหน่ง ระบบ e-Memo จึงมีฟีเจอร์สำหรับการตั้งรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงเอกสาร รวมถึงสามารถกำหนดขอบเขตการเข้าถึง โดยจำกัดเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาติและกำหนดได้ว่าผู้ใช้งานนั้นมีสิทธิ์ดำเนินการอย่างไรกับเอกสารนั้น ๆ
7. ค้นหาเอกสารได้ง่าย ๆ ด้วย Advance search
เมื่อมีจำนวนเอกสารในระบบมากขึ้นเรื่อย ๆ ตามการใช้งาน เเน่นอนว่าการจดจำชื่อหรือรหัสของเอกสารเพื่อค้นหานั้นเป็นเรื่องยาก แต่ทุกท่านรู้หรือไม่ ตอนนี้ e-Memo มีฟีเจอร์ Advance search ที่จะช่วยให้ท่านค้นหาเอกสารได้ง่ายเเละสะดวกมากยิ่งขึ้น ด้วยตัวกรอง (Filter) ที่มีให้เลือกหลากหลาย อีกทั้งผู้ใช้งานยังสามารถบันทึกตัวกรองที่ใช้ค้นหาบ่อยครั้ง เพื่อให้ง่ายต่อการเรียกใช้งานในการค้นหาครั้งต่อไป
8. จัดการ จัดเก็บ จัดสรรเอกสารเป็น Folder อย่างเป็นระบบ
องค์กรที่ดีจำเป็นต้องมีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ รวมถึงเรื่องการจัดการเอกสารด้วยเช่นกัน สืบเนื่องจากปัญหาจำนวนเอกสารที่เพิ่มขึ้นจนยากจะจัดการ เรามีฟีเจอร์ Share Folder ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถจัดเเบ่งส่วนของการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ผู้ใช้งานสามารถสร้าง Folder ขึ้นภายในระบบด้วยตนเองเเละดึงเอกสารมาจัดเก็บใน Folder ได้เลย ซึ่ง Folder นี้มีฟังก์ชันการใช้งานทั้งในรูปเเบบ Personal Folder และ Shared Folder
สำหรับ Shared Folder ผู้มีส่วนร่วมทุกคนสามารถเข้ามาจัดการเอกสารได้โดยตรง ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดเอกสารเก็บไว้ในอุปกรณ์ของตนเองเพื่อทำการเปลี่ยนเเปลงและอัปโหลด หรือส่งเอกสารไปทางอีเมลให้ยุ่งยาก ประหยัดเวลา เเละช่วยให้เอกสารไม่กระจัดกระจาย อีกทั้งยังสามารถควบคุม กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งานเเต่ละ account เเละสิทธิ์ในการดำเนินการต่อเอกสารได้ เหมาะกับเป็น Document management สุดๆ ใช้งานง่ายเหมือนยก Google Drive มาไว้ใน e-Memo ระบบอนุมัติเอกสาร
WHY e-Memo: มัดรวมจุดเด่นที่น่าสนใจของ e-Memo
📍 Certify signature on the document
ระบบรองรับกฎหมายไทยและข้อกำหนดของ ETDA (สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ) ครอบคลุมการลงลายมือชื่อทุกรูปแบบตามกฎหมาย และยังมีมาตรการความปลอดภัยเพื่อจัดเก็บเเละดูเเลเอกสารที่รัดกุม มั่นใจได้ รวมถึงสามารถบันทึกประวัติกิจกรรมที่เกิดขึ้น (Log Activities) เพื่อให้เป็นหลักฐานทางกฏหมาย
📍 Optimize Your Workflow
ทำงานง่าย รวดเร็ว ปลอดภัย ลดตันทุน ด้วยการสร้าง ส่ง เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ได้จากทุกที่ เหมาะกับการงานใช้ภายในองค์กร หรือใช้กับคู่ค้า ลูกค้า พร้อมปรับแต่งโซลูชัน และเชื่อมต่อระบบให้เข้ากับการใช้งานองค์กรอย่างลงตัวเเละไร้รอยต่อ
📍 Secure and Reliable
ระบบจัดเก็บเอกสารทั้งหมดบน Cloud หมดปัญหาเอกสารสูญหาย มั่นใจในความปลอดภัย มีผู้เชี่ยวชาญพร้อมดูเเลเเละซัพพอร์ทผู้ใช้งาน ด้วยประสบการณ์ดูแลลูกค้ามากว่า 80+ ราย
📍 Worthwhile
คุ้มค่าแบบ Unlimited เพราะ e-Memo ไม่มีการจำกัดจำนวนผู้ใช้งาน (User) จำนวนเอกสาร (Documents) เเละสายการอนุมัติ (Workflows)
