เรื่องเงินเป็นเรื่องละเอียดอ่อน
ประโยคคลาสสิคที่หลายองค์กรคงคุ้นเคยเเละตระหนักถึงความสำคัญเป็นอย่างดี และด้วยความละเอียดอ่อนนั้น การบริหารจัดการการเงินจึงจำเป็นต้องทำอย่างละเอียดถี่ถ้วนถึงที่สุดเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาซึ่งอาจส่งผลกระทบร้ายเเรงต่อองค์กรได้ในภายหลัง อย่างไรก็ดี การบริหารจัดการเงินไม่ได้เป็นเพียงเรื่องละเอียดอ่อน เเต่ยังครอบคลุมหลายประเด็นเเละมีรายละเอียดปลีกย่อยมากมาย ทำให้เเม้เเผนก Finance หรือกระทั้งตัวองค์กรในภาพรวมเองจะจัดการอย่างระมัดระวังเพียงใด ก็ยากที่จะปฏิเสธว่าอาจมีช่องโหว่ที่ซ่อนเร้นอยู่ในมุมบอดที่หลุดรอดสายตาไปอยู่ก็เป็นได้
กรณีศึกษาช่องโหว่การบริหารจัดการเงินภายในบริษัทเเละโซลูชั่น
CODIUM ได้รวบรวมตัวอย่างเหตุการณ์ช่องโหว่การบริหารจัดการการเงินภายในองค์กร พร้อมโซลูชั่นดี ๆ จากฟังก์ชันของ “e-Memo ระบบจัดการเอกสารออนไลน์” ซึ่งจะช่วยอุดช่องโหว่ในการบริหารจัดการ ขจัดปัญหาการเงินตั้งเเต่ต้นตอ
1. ผู้เบิกเงินปริศนา
เราเชื่อว่าทุกองค์กรได้วางมาตรการเเนวทางปฏิบัติเรื่องการเบิกค่าใช้จ่ายไว้อย่างเป็นระบบเเละได้ระบุชัดเจนว่าบุคลากรจากภาคส่วนใด ตำแหน่งใดบ้างที่สามารถเบิกค่าใช้จ่ายหรือของบประมาณจากบริษัทได้ กระนั้น การควบคุมให้พนักงานทุกคนในบริษัทยึดถือเเละปฏิบัติตามนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ช่องโหว่เล็ก ๆ ที่หลายองค์กรมองข้ามคือ การตรวจสอบสิทธิ์การเบิกค่าใช้จ่ายของบุคลากรในองค์กร กรณีตัวอย่างที่เกิดขึ้นจริง เช่น
ผู้เบิกเงิน ผู้อนุมัติ คนเดียวกัน ส่อทุจริต
การเบิกเเละอนุมัติค่าใช้จ่ายหรืองบประมาณโดยบุคคลเดียวกัน ดูผิวเผินกรณีดังกล่าวอาจดูเป็นไปได้ยาก เเต่ในความจริง ไม่มีหลักประกันว่าเรื่องนี้จะไม่มีทางเกิดขึ้นกับองค์กรของคุณ โดยเฉพาะองค์กรที่ยังคงใช้ระบบในการเบิกจ่ายเเบบ Manual กล่าวคือ ผู้ต้องการเบิกทำเอกสารกระดาษเพื่อขอเบิกงบประมาณและทำการเซ็นอนุมัติด้วยตนเอง หรือให้บุคคลที่สนิทสนมเซ็นอนุมัติให้ โดยปราศจากกระบวนการพิสูจน์ยืนยันตัวตนเเละตรวจสอบสิทธิ์การเบิกผ่านระบบ
พนักงานทดลองงาน เบิกเงินใช้ แล้วออก (Probation)
คำถามชวนคิด ทุกคนคิดว่าพนักงานที่อยู่ในช่วงทดลองงานหรือที่เรียกกันสั้น ๆ ว่า “ช่วงโปร” มีสิทธิ์เบิกงบประมาณจากทางองค์กรหรือไม่ คำตอบคือ ขึ้นอยู่กับกฏระเบียบของเเต่ละองค์กร สำหรับบางบริษัท แม้ว่าพนักงานจะอยู่ในช่วงทดลองงานก็สามารถยื่นขอเบิกเเละได้รับการอนุมัติให้นำงบประมาณไปใช้งานได้ตามสมควร แต่ประเด็นที่น่าห่วงคือ กรณีพนักงานคนดังกล่าว “ลาออกกะทันหัน” ปัญหาที่ตามมาคือ องค์กรต้องทำอย่างไรเพื่อติดตามเงินค้างที่พนักงานคนดังกล่าวเบิกไป จะเห็นได้ว่า ในกรณีนี้ช่องโหว่ที่ซ่อนอยู่คือ การไม่ได้เช็คกันระหว่างเเผนกทรัพยากรบุคคล(Human Resource: HR) เเละแผนกการเงิน (Finance)
เมื่อพนักงานที่อยู่ในช่วงทดลองงานเเจ้งลาออก เเผนกทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องทำการตรวจสอบบุคคลดังกล่าวว่ามีภาระผูกพันกับองค์กรหรือไม่ รวมถึงเรื่องงบประมาณที่เบิกไปใช้งานด้วยเช่นกัน โดยต้องทำงานร่วมกับเเผนกการเงินเพื่อยืนยันอย่างถี่ถ้วน ก่อนจะอนุมัติให้ลาออก เเต่เนื่องจาก ส่วนมากพนักงานที่อยู่ในช่วงทดลองงานสามารถเเจ้งลาออกเเละหยุดการทำงานได้ทันทีต่างจากพนักงานประจำ จึงยากที่จะตรวจสอบอย่างละเอียดภายในเวลาอันสั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องค้นหาเอกสารการขอใช้งบประมาณเเละเอกสารประกอบอื่น ๆ
>> e-Memo ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ช่วยได้อย่างไร
กำหนดสายอนุมัติ (Line of Approval)
ด้วยฟังก์ชั่นกำหนดสายอนุมัติ (Line of Approval) ผู้ใช้งานสามารถตั้งลำดับสายอนุมัติโดยกำหนดผู้อนุมัติได้ตามระเบียบขององค์กร รวมถึงสามารถตั้งค่าเงื่อนไขในการอนุมัติได้ตามต้องการ ทำให้องค์กรสามารถตรวจสอบได้อย่างชัดเจนว่า ผู้ใดเป็นผู้ทำเรื่องขอเบิกงบประมาณ เเละผู้ใดเป็นผู้อนุมัติคำขอดังกล่าว
สำหรับช่องโหว่ที่สองอย่างปัญหาการขาดการตรวจสอบระหว่างเเผนก ก่อนอนุมัติการลาออกของพนักงานชั่วคราว ฟังก์ชั่นกำหนดสายอนุมัติก็สามารถช่วยเเก้ได้เช่นเดียวกัน โดยเมื่อพนักงานสร้างเเละส่งหนังสือลาออกในระบบ องค์กรสามารถตั้งค่าให้เเผนกทรัพยากรบุคคล เเผนกการเงิน เเละเเผนกอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในสายอนุมัติ ทำการตรวจสอบภายในก่อนที่จะอนุมัติการลาออก อีกทั้งเอกสารทั้งหมดที่ถูกสร้างขึ้นจะถูกจัดเก็บอยู่ในระบบ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเพื่อนำมาประกอบการตรวจสอบภายหลังอีกด้วย
ทุกลายมือชื่อมีการเข้ารหัสไว้ (Signature Encryption)
ฟังก์ชันหนึ่งของ e-Memo ที่ช่วยอุดช่องโหว่ในการตรวจสอบผู้เบิกเงินเเละผู้อนุมัติได้อย่างตรงจุดคือ การยืนยันตัวตน 2 ขั้น (User Authentication) ผู้ใช้งานต้องทำการยืนยันตัวตนก่อนการลงลายมือชื่อเพื่ออนุมัติ หรือปฏิเสธเอกสารคำขอ ซึ่งสามารถทำได้หลายช่องทาง เช่น ผ่าน Google, Microsoft, sms, หรือ email โดยทุกลายมือชื่อได้มีการเข้ารหัสเพื่อป้องกันความปลอดภัยของลายมือชื่ออย่างดี
2. รายละเอียดที่หายไป
ในการส่งคำขออนุมัติเพื่อดำเนินการทางธุรกรรมใด ๆ การเเจกเเจงรายละเอียดอย่างชัดเจนถือเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่ง ถึงกระนั้น หากมีบุคลากรที่ตั้งใจทุจริตด้วยการเลี่ยงไม่ลงรายละเอียดในรายการที่จะดำเนินงาน การตรวจสอบอย่างละเอียดย่อมเป็นเรื่องยาก เมื่อเเผนกการเงินต้องรับมือกับคำขอดำเนินการทางธุรกรรมจำนวนมากโดยปราศจากเครื่องมือช่วยจัดการ
เงินสดย่อย หลุดตรวจสอบ
เงินสดย่อย หรือวงเงินสดจำนวนหนึ่งที่มีจำนวนไม่มากเเละถูกเบิกมาเพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ด้วยเหตุที่เป็นเงินจำนวนน้อยทำให้บางองค์กรไม่ได้ให้ความสำคัญในการเเจกเเจงลงในรายละเอียดว่าผู้เบิกเงินมีจุดประสงค์ในการนำไปใช้งานอย่างไร ผู้ไม่ประสงค์ดีที่อาจใช้ช่องโหว่นี้เป็นเเนวทางในการทำทุจริตโดยการเบิกเงินสดย่อยทีละน้อย เเต่ทำเรื่องขอเบิกบ่อยครั้งเพื่อสะสมเป็นเงินจำนวนมาก หากไม่ทำการตรวจสอบ จะไม่มีทางทราบเลยว่ายอดเงินที่เเท้จริงซึ่งองค์กรสูญเสียไปจากการทำทุจริตดังกล่าวเป็นจำนวนเท่าไหร่
ฮั้วเลือก Vendor ไม่เปรียบเทียบสเปคสินค้าเเละราคาอย่างเปิดเผย
การดำเนินการอย่างมีมาตรฐานเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความเชื่อมั่นให้ลูกค้า เเม้เเต่ในขั้นตอนหลังบ้านอย่างการคัดเลือก Vendor ก็ควรเป็นไปอย่างโปร่งใสเเละตรวจสอบได้เช่นเดียวกัน อย่างไรก็ดี หนึ่งในช่องโหว่ที่น่ากลัวซึ่งมักถูกมองข้ามคือ การเลือก Vendor โดยไม่ได้มีการเปรียบเทียบสเปคสินค้าเเละตรวจสอบราคาในรายละเอียดเเบบรายการต่อรายการ เพียงเพราะผู้รับผิดชอบทำการตกลงกับทาง Vendor เป็นการส่วนตัวเพื่อรับเอาส่วนต่างราคามาใช้ประโยชน์ส่วนตัว กล่าวคือ กระทำการยักยอกทรัพย์ของบริษัทนั่นเอง
>> e-Memo ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ช่วยได้อย่างไร
แสดงรายละเอียดทุกรายการ พร้อมเเนบไฟล์หลักฐานประกอบ
องค์กรสามารถกำหนดรูปเเบบของเอกสารได้เอง โดยอาจกำหนดให้ผู้ขอเบิกงบประมาณต้องใส่รายละเอียดให้ครบถ้วนจึงจะสามารถส่งคำขออนุญาต พร้อมทั้งสามารถเเนบไฟล์ข้อมูลอ้างอิงประกอบได้ หมดกังวลเรื่องรายละเอียดตกหล่นหรือป้องกันผู้ต้องการทุจริตโดยการจงใจซ่อนรายละเอียดของการใช้จ่ายงบประมาณที่ต้องการขอเบิก
Dashboard Budget Control
ระบบ e-Memo จะประมวลและแสดงผลภาพรวมงบประมาณที่องค์กรอนุมัติ พร้อมระบุสถานะเพื่อจำเเนกงบประมาณที่ใช้งานแล้ว เเละงบประมาณที่ยังไม่ได้ใช้งานตามคำขอเบิก
ระบบเเสดงงบประมาณโดยเเบ่งย่อยตามเเผนก มองเห็นลักษณะและสัดส่วนการใช้งานงบประมาณของ แต่ละแผนกได้ทันที อีกทั้งยังสามารถจัดทำสรุปงบประมาณ ที่ทางแผนกหรือทีมใช้งานจริงช่วยลดความยุ่งยากและ ภาระงานของทุกท่านได้เป็นอย่างดี
ระบบสามารถเปรียบเทียบงบประมาณที่คาดการณ์ไว้ตาม เเผนการดำเนินงาน และยอดที่ใช้จ่ายจริงแบบลงลึกถึง รายละเอียดว่างบประมาณนั้นถูกนำไปใช้สอยอย่างไร ช่วยอุดช่องโหว่ในการบริหารจัดการเงินภายในองค์กรได้ อย่างตรงจุด
กล่าวโดยสรุป
การบริหารจัดการเงินภายในองค์กรเป็นเรื่องที่จำเป็นต้องอาศัยความละเอียดถี่ถ้วนเป็นอย่างมาก เเต่หากองค์กรยังคงใช้วิธีเเบบ Manual ในการจัดทำเอกสารขอใช้งบประมาณโดยใช้กระดาษเเละเซ็นอนุมัติแบบเดิม ปฏิเสธไม่ได้ว่ามีโอกาสเสี่ยงสูงที่จะเกิดช่องโชว่ในการบริหารจัดการขึ้นได้และอาจนำไปสู่การทุจริตซึ่งก่อให้เกิดผลกระทบร้ายเเรงต่อองค์กรในภายหลัง
สำหรับท่านใดที่กำลังมองหาโซลูชั่นดี ๆ สำหรับช่วยในการบริหารจัดการเรื่องการเงิน ทาง CODIUM ขอเเนะนำ “e-Memo ระบบจัดการและอนุมัติเอกสารออนไลน์” ด้วยฟังก์ชันที่ตอบโจทย์เเละครบครัน ไม่ว่าจะเป็น กำหนดสายอนุมัติ (Line of Approval) การเข้ารหัสลายมือชื่อ (Signature Encryption) การแสดงรายละเอียดของคำขอใช้งบประมาณ เเละ Dashboard Budget Control ซึ่งจะช่วยอุดช่องโหว่เเละทำให้การบริหารจัดการเงินภายในองค์กรของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
