Dentro al 2020, un anno dopo.

Qualche settimana fa, abbiamo comunicato alcuni risultati raggiunti da Caffeina nel 2020.

I ricavi sono cresciuti di circa il 25%, la marginalità è stata soddisfacente e abbiamo avviato importanti collaborazioni con Brand italiani e internazionali.

Questo alimenta con rinnovata energia i nostri piani di crescita, che si sviluppano in obiettivi ambiziosi e in un sostanzioso piano di assunzioni.

Sono risultati importanti, che ci riempiono di felicità, orgoglio e gratitudine.

Siamo ora ben dentro il 2021, e il desiderio di lanciarsi all’assalto dell’anno è intenso.

Prima di archiviare definitivamente il capitolo del 2020, però, c’è un’ultima cosa da fare.

Il cerchio non sarebbe chiuso se non raccontassimo come abbiamo affrontato quest’anno.

Ci ispirano tre motivazioni:

• Vogliamo cristallizzare un capitolo della storia di Caffeina: perché se si dimentica il passato e — inevitabilmente — s’ignora il futuro, allora la parola “progresso” perde ogni senso.
• Vogliamo onorare l’ingegno, la tenacia e la fiducia della nostra squadra: che fossero in Caffeina da anni o da pochi giorni, hanno lucidato la definizione di “professionista”.
• Vogliamo dare un contributo, speriamo interessante, a capire come un’azienda abbia affrontato un “evento Cigno Nero”, le strategie disegnate e le operazioni applicate.

Non mi dilungherò su quanto il 2020 sia stato un anno imprevedibile e arduo.

Nelle righe che seguono, riporterò invece quelle che abbiamo chiamato “10 Azioni”, e ciò che ne è seguito.

***

8 aprile 2020

L’Italia era in pieno confinamento, l’economia in traiettoria verso il collasso e l’incertezza dilagava.

In quel momento, Caffeina era riunita in un evento, il Company Update.

L’attesa era alta, la tensione palpabile. Servivano risposte, e stavamo per darle, tutte parte di una strategia studiata per settimane.

Una strategia con un unico obiettivo: proteggere Caffeina.

Proteggerla da una crisi transitoria nella sua genesi, ma duratura nei suoi effetti.

“Break the glass” plan

“A plan that is put into operation in an emergency when all other options have been exhausted”

Ci siamo preparati allo scenario realisticamente peggiore.

Non avremmo voluto trovarci, di lì a qualche mese, a rimproverarci un “eh, se avessimo fatto prima…”.

Agire era importante. Ma non sufficiente.
Altrettanto fondamentale era spiegare.

Ci siamo mossi con urgenza, ma senza compromettere l’integrità e l’operatività dell’azienda. Dunque, nessuna misura così radicale da essere distruttiva.

Come? Con 10 Azioni.

Questa slide, come le altre, è tratta dalla presentazione dell’8 aprile.

1. Review dei Costi Indiretti
   I Costi Indiretti sono quelli non direttamente legati alla realizzazione dei progetti e delle campagne. Per esempio, l’affitto.
   Li abbiamo setacciati con attenzione.
   Abbiamo poi tagliato tutti i budget variabili e le trasferte, e strutturato un Procurement interno per monitorarli meglio.
2. Review dei Costi Diretti
   I Costi Diretti sono quelli generati dalle commesse.
   Per esempio, una casa di produzione esterna.
   Il Procurement interno ci ha aiutato a valorizzare il rapporto con i fornitori. Siamo cresciuti insieme e abbiamo aiutato la nostra filiera.
3. Misure finanziarie
   Abbiamo sospeso le rate dei nostri finanziamenti, concordato nuovi tempi di pagamento con i fornitori — ma senza imporre scelte o inasprire i rapporti — e studiato a fondo, ma senza ansia, le misure del Governo. Sempre accompagnati da un network di professionisti di prim’ordine. Tutto per proteggere la cassa e onorare i nostri impegni, come abbiamo sempre fatto.
4. Misure operative
   Abbiamo semplificato le procedure amministrative, riorganizzato i team per poterli attivare più rapidamente e sospeso ogni progetto di Ricerca e Sviluppo.
   Non tutte le 10 Azioni sono state introdotte, infatti, per ottimizzare solo nell’immediato, ma anche per alleggerire i nostri processi.
5. Organizzazione
   Abbiamo rinviato alcuni investimenti nell’ampliamento dell’organico.
   Nessuno smantellamento o ritirata, ma una riduzione temporanea delle ambizioni, per tutelare i team.
   In particolare Digital Media e Studios, che hanno risposto alla grande all’impatto dei tagli di budget dei clienti e alle restrizioni del lockdown.
6. Hiring
   Abbiamo sospeso l’hiring, tranne quello sostitutivo, e ulteriormente aperto e incentivato le opportunità di crescita interna.
7. Headcount
   Abbiamo sospeso tutti gli aumenti di stipendio per il 2020, anche quelli già comunicati. Non solo, e non tanto, per contenere le spese, ma perché sarebbe stato ambiguo mantenerli, in un contesto dove altri team subivano un calo del lavoro e affrontavano sacrifici.
   Sarebbe stata una scelta individualmente comprensibile, ma distorta se vista con le lenti di una comunità unita.
   Ogni membro del management, inoltre, ha donato due settimane di ferie.
8. Analisi dell’organico
   Non abbiamo potuto procedere ad alcune conferme di contratti che sarebbero state a budget. Molte sì, alcune purtroppo no.
   Non per tagli lineari, ma perché abbiamo deciso che Caffeina nel 2020 non avrebbe più investito in quei ruoli specifici.
   Ovviamente, questo punto difficile è stato affrontato individualmente, e in anticipo, con ogni persona interessata.
9. Ferie
   Abbiamo concentrato le energie solo su progetti venduti e gare, bloccando altre attività trasversali.
   In caso di vuoti dovuti all’assenza di gare o al rinvio di progetti, abbiamo scelto di ricorrere al monte ferie arretrato.
10. Cassa integrazione Covid
    Tuttavia il monte ferie non è infinito. Per questo motivo abbiamo deciso di fare ricorso alla Cassa Integrazione come ultima, estrema misura.
    La CIG è scattata solo all’esaurimento del monte ferie pregresso, e solo per il tempo strettamente necessario.
    Abbiamo fatto la scelta di non integrarla per non avere rimpianti e usare fino in fondo il potenziale di ogni misura, se fosse stato necessario.

Tiziano, Antonio ed io non avremmo chiesto questi sacrifici se non fossimo stati pronti a farli a nostra volta: per questo abbiamo tagliato i nostri compensi del 25% fino alla fine del 2020.

L’effetto combinato di queste azioni ha avuto un impatto stimato sul 2020 di più di 1,2 milioni di euro, proteggendo Caffeina e il suo team nel momento di maggiore incertezza.

La scelta giusta?

Al di là degli effetti stimati, ci siamo interrogati a lungo se fossero le scelte migliori.

Per farlo, ci siamo rivolti ai nostri Valori, che ci hanno aiutato a capire cosa fosse giusto fare, prima ancora di cosa potessimo fare.

• ✅ Tangible Impact
  1,2 milioni di euro di risparmi sono stati un impatto incisivo e decisivo per affrontare una crisi globale.
• ✅ Unbreakable Optimism
  Abbiamo mantenuto fiducia e speranza, continuando a vedere il bicchiere mezzo pieno e a capire come riempire l’altra metà.
• ✅ Solidity and Trust
  Le 10 Azioni sono state avviate per tutelare la fiducia dei nostri stakeholder in Caffeina, a partire dal suo team.
  Solidità significa questo: un’azienda che sa far fronte ai suoi impegni.
• ✅ Welcoming change
  Dovevamo affrontare il cambiamento e cavalcarlo.
  Sarebbe stata l’occasione per riscoprire una Caffeina ancora più veloce, ambiziosa e coraggiosa.
• ✅ Nurturing Talent
  Il valore su cui abbiamo riflettuto di più.
  Ci siamo chiesti se parlare di sospensione aumenti o di CIG volesse dire “aiutare le persone a fare il loro lavoro migliore”, e“nutrire il loro talento”.
  La nostra risposta è stata che aiutare le persone voleva dire proteggere i posti di lavoro.
  Dovevamo difendere quanto costruito in dieci anni.
  Meglio una medicina amara subito, che rimpianti dopo.

I primi segnali positivi nel 2020

Durante l’anno, abbiamo monitorato Caffeina come mai prima.

Man mano che vedevamo le tinte schiarirsi, abbiamo alleviato e alleggerito le 10 Azioni.

• Se nel profondo della crisi l’uso della CIG era stato comunque molto limitato, dall’estate in poi è stato sostanzialmente sospeso.
• L’hiring è stato riattivato in estate.
• Il ricorso alle ferie in caso di momenti vuoti è andato scemando e sostanzialmente scomparso in estate.

Non sono mancati gli eventi positivi, come il pagamento anticipato da parte di Enel Group di tutte le fatture non ancora scadute, ad aprile 2020.

Abbiamo mantenuto comunque attive tutte le altre Azioni, come l’attento controllo sui costi, che daranno i loro benefici anche nei prossimi mesi.

Non vogliamo lodarci, perché gli errori non sono mancati.

Per esempio, avremmo dovuto essere ancora più reattivi e tempestivi, specialmente nelle fasi iniziali.

Ma il bilancio è positivo.
A maggio, con la collaborazione di Great Place to Work, abbiamo chiesto al nostro team come — secondo loro — fosse stata gestita la crisi.

I risultati sono stati lusinghieri, non li avremmo mai dati per scontati.

Riporto la tabella di sintesi in fondo all’articolo.

Inoltre, hanno consolidato una serie di considerazioni sulla nostra “way of working” che ci aiuteranno a tracciare la nostra rotta futura.

Un anno positivo, per tutti

Ora, infine, possiamo fare un bilancio di come sia andato il 2020: bene, meglio di quanto temessimo.

A gennaio 2021 abbiamo:

• Sbloccato gli aumenti, in alcuni casi fermati dalle 10 Azioni.
• Comunicato piani di carriera con obiettivi, prospettive economiche e visibilità temporale su doppio step.
• Neutralizzato l’impatto della CIG e delle riduzioni di stipendio subite, integrando la differenza non percepita.
• Distribuito il 17% dell’Utile maturato nel 2020, con alcuni bonus e un “pacco da su” spedito al team, che conteneva qualche delizia di Parma (dove siamo nati) e Food for Mind a scelta (gradito, a giudicare dalle stories in mezzo alle Feste!)

Il 2020. Un anno che ha insegnato tanto.

Un anno, soprattutto, che ci ha forzati ad imparare: solo così l’esperienza sublima in crescita.

E noi siamo cresciuti: come azienda, come comunità, come fiducia in noi stessi.

Un anno dopo, Caffeina è più solida, più agile, più coraggiosa, ma sempre votata all’impatto, all’ottimismo, al talento, al cambiamento e alla solidità.

Su queste basi abbiamo costruito la strategia per i prossimi anni, che abbiamo iniziato a presentare ancora prima che il 2020 finisse.

Il 2020. L’anno che ci ha ricordato perché siamo qui.

Growing ideas with impact feels amazing.

Sempre accompagnati da ciò in cui crediamo e per cui Caffeina è nata:
quei Valori che, nel momento più buio, hanno illuminato la via.

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Questa è una sintesi, ma ci è già capitato di condividere questa esperienza in modo dettagliato con HR Director, professori e manager interessati ad approfondire.

Scrivetemi pure, se volete!

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Ecco la tabella di sintesi del sondaggio sulla risposta alla crisi.