遠端工作技巧—CakeResume 團隊提升在家工作效率的方式
文字溝通、訊息軟體使用方式、與任務排程技巧
近期台灣因為疫情的關係，很多企業也開啟了遠端/在家工作模式。但由於疫情來得突然，很多企業或許還沒做好在家遠端的準備，因此開始遠端工作後，團隊協作上有些混亂甚至效率變低。
CakeResume 在疫情前也不是遠端工作，不過開始進入遠端模式後，促使我們做了很多協作方式的改變，並完成很多團隊溝通基礎建設，以確保遠端時還是能保持很順暢的溝通和良好的工作效率。
我認為好的遠端協作機制，必須建立在這三件事情上：
- 團隊中每個人能夠精準的透過文字表達自己的想法
團隊成員必須學習如何有效率的透過文字溝通，才能提升整體遠端協作效率。 - 一個功能齊全的訊息軟體
必須有一個能結合訊息、視訊、任務追蹤等功能的訊息軟體，搭配使用規範，就能確保團隊溝通沒有阻礙。 - 一個好的任務排程軟體
好的排程軟體與正確使用方式，將能幫助團隊成員規劃自己的時程，提升協作效率。
因此，接下來我將分享 CakeResume 如何結合各種軟體服務，打造高效的遠端工作環境。
不過，除了為了提升遠端工作效率外，我也希望透過這分教學，提供想要數位轉型或者引進更多軟體服務以提升團隊協作效能的企業作為參考；因為其實不管是在家或者在辦公室工作，良好的任務排程方式、訊息軟體配置、以及團隊文字溝通訓練，都能讓團隊協作更加有效率，對於管理者而言也更加省力。
一、精確的文字表達能力
開始遠端工作後，或許你感受到自己或者身邊的同事不太習慣透過文字傳達自己的看法，這是因為在辦公室工作時，你可以很輕易找到同事面對面討論，但開始遠端後，除了透過視訊外，更多時候是透過文字溝通，因此對於文筆缺乏訓練的人來說，就會顯得有些吃力，或者時常無法把事情說明清楚。
精確地透過文字表達自己的想法是一項需要練習的技巧。如果團隊成員皆能有效率的透過文字表達自己的想法，就能大幅減少反覆溝通的必要。
而且文字有些優點是視訊或面對面談話無法取代的。例如，當你跟一個客戶開完會，你想把會議內容分享團隊成員。這時透過口頭分享雖然比較輕鬆快速，但是如果能用文字記錄下，隔幾個月後對這個客戶有興趣的人也能很輕鬆的查找到這則紀錄。
因此，不管在辦公室或在家工作，良好的書寫能力都是應該培養的技能。如果你也覺得自己的文字表達能力還有進步空間，不妨趁著遠端工作期間，優化一下你的精準書寫能力吧！以下是我歸納出的兩個文字表達技巧：
1. 清楚交代前後文，並盡可能描述細節
盡可能一次說清楚你想討論的事情。避免只是簡短拋出個點子或者問題，但卻沒說清楚來龍去脈和細節。
舉例來說，如果你想要提出一個行銷企劃點子，你可以說明提案動機、希望得到的結果、並附上一些相關的數據連結，如此一來就可以幫助同事更快進入狀況，直接和你討論提案內容，而不是讓同事花時間釐清你的想法後才能進入有價值的討論。
再以軟體公司常見的錯誤回報為例，想像你碰巧發現公司網站上有一個 bug，並想跟工程團隊回報。於是你就在工程團隊的通訊群組中說：「我剛剛嘗試在網站上購買一個商品，但好像遇到 bug，無法成功購買。」然而工程團隊看了你的回報後，還是一頭霧水；首先，你購買的是哪一項商品呢？另外，你是在哪個購買步驟失敗的？失敗時是否有任何錯誤訊息？如此一來，就會多出好幾次訊息往返，降低溝通效率。
因此比較好的回報方式是：「我剛剛嘗試購買商品 A (這是商品連結），我先點選擇『直接購買』，然後選擇信用卡付款，並點擊下一步按鈕，結果整個畫面反白。」如此一來，工程團隊看到問題後，就能很清楚問題出在哪一個步驟，並能指定開發這部驟功能的工程師直接著手研究這個問題，省去不必要的往返溝通。
因此，「把事情說明清楚」可以說是一個貼心的舉動；只要你多花點時間，就能節省同事的時間。以下提供一個 checklist，下次在提出問題或想法時，不妨試試提供以下資訊，幫助其他團隊成員更清楚接收你想傳達的訊息：
- 說明動機：說明你的想法的動機或者問題的起因
- 詳細說明你的想法或問題：附上相關截圖和連結（下一段有更詳細的說明）
- 說明目標：說明你希望透過這則訊息完成的事情或目標
2. 善用連結和截圖
如果你想討論的事情有相關連結，例如相關的 Google Docs、GitHub 原始碼、Email、Trello Card 等，那請附上這些相關連結，讓同事不用自己去找。特別當有很多人一起討論的時候，你的貼心之舉就能節省其他人重功的時間。
Tips: 常常我們需要在 Slack 上討論某封 email，這時 Mixmax Chrome Plugin 的 “Share this email” 功能就很方便。這項功能讓你可以把一封 email 變成一個網頁，方便分享給其他人。
截圖也是一個非常實用的工具，我幾乎每天都會用 5 次以上。因此建議熟悉使用截圖快捷鍵：
- Mac — ⌘ + Shift + 3 （擷取全螢幕）, ⌘ + Shift + 4 （選擇擷取範圍）
- Windows — Win + PrtSc
二、功能齊全的訊息軟體
CakeResume 使用的訊息軟體是 Slack，但你也可以選擇其他功能相似的通訊軟體，如 Microsoft Teams。這類軟體的通訊功能差不多，頂多是有些工具在 UX 細節上做的特別好。因此評估要用哪一個通訊軟題時，更重要的是個通訊軟體是否有很多 Integrations 可供選擇，幫助你們串連行事曆、任務排程系統、客戶關係管理系統（CRM System）、和視訊軟體等。
以下分享幾個有助於團隊遠端協作的 Integrations。
1. Slack + Zoom
安裝 Zoom integration 後，就可以直接在訊息中輸入 “/zoom”，直接開啟一個視訊會議。如此一來就不用到 Zoom 的應用程式開啟會議、複製會議的邀請連結、然後再貼給同事；可以節省不少時間！
2. Slack + Calendar
我們使用的是 Google Calendar，但相信 Slack 也能跟其他日曆軟體串接。串接後，每天都可以收到今天的活動排程。另外在每個活動開始前，也可以收到 Slack 訊息通知，並附上活動的說明和視訊連結，如此一來就不須常常開啟日曆找會議連結了。
3. Slack + 任務排程工具
我們用的任務排程工具是 Trello，因此以 Trello 說明。不過市面上有很多非常好的軟體，適用於不同工作情境和團隊。
Trello 是個簡單的 TO DO List 軟體；你可以設定幾個不同的任務狀態，並拖曳任務卡片，將任務切換到不同的狀態。是個容易上手的簡單任務排程工具。（下方「任務排程軟體」段落提供了更詳細的任務排程教學。）
與 Slack 串接後，就可以在任務狀態改變、任務下的代辦清單完成、任務說明更新、任務過期等事件發生時，在 Slack 上收到即時的通知。如此一來就能幫助團隊中的每個成員追蹤其他成員正在進行或者已經完成的事項。
以上分享幾個最常見到的 integrations。假如你們公司有用其他的軟體服務，不妨搜尋看看 “xx Slack integration” 或者 “xx Microsoft Teams integration” 看看有沒有相關的整合服務。
除了 Integration 外，分享幾個 Slack 使用的技巧：
- 善用 thread 功能：
開 thread 可以把相關討論都集中 thread 下方，避免洗掉 channel 中其他訊息。此外在 thread 下方發訊息，只會通知到曾經回覆或被 tag 在 thread 中的人，避免吵到 channel 中所有的人。 - 善用 emoji：
舉例來說，Slack 並沒有已讀功能（好處是避免必須回覆的壓力），但常常我們收到同事的訊息後，想讓同事知道我們已經開始著手或正在研究。
因此 CakeResume 團隊定義 👀 表示 “I’m looking Into it”、🤔 表示正在思考中，如此就能快速讓同事知道你已經著手研究了。
除此之外，如果你們團隊有任何常用的回答，也可以定義其他 emoji，加速回答。 - 熟悉快捷鍵：
如果你考慮到你未來的人生會有多少時間花在 Slack 上，那就能很容易理解為什麼熟習 Slack 的快捷鍵是個再值得不過的投資了！（其實不只 Slack，只要是你每天都用得到的軟體，例如 Chrome 或者 Gmail，只要學會快捷鍵，就能節省不少時間。）
以下介紹幾個常用的快捷鍵：
三、任務排程軟體
CakeResume 使用的主要任務排程軟體是 Trello（不過不同的團隊還會搭配不同軟體來管理任務排程）。Trello 是個簡單的 TO DO List 軟體 ；你可以在 Trello 上設定幾個不同的 List，常見的 List 是 Ideas、To Do、Doing、Done。之後您可以在 List 中新增任務卡片，拖曳任務卡片，就能切換到不同的 List。非常直覺，團隊中的任何人都可以很容易上手。
除 Trello 外，市面上有很多類似的軟體，例如 asana、ClickUp、wrike 等。評估一個排程軟體就如同評估即時通訊軟體一樣，必須確認是否有提供團隊常用的工具的 integrations。
舉例來說，能否結合 email、訊息軟體（如 Slack）、雲端空間（如 Dropbox / Google Drive / Microsoft 365）。此外，以一個產品開發團隊來說，還需要能夠結合程式碼管理工具（GitHub / Bitbucket）、設計工具（Figma / Sketch）、行銷工具（MailChimp）等。
好的 integrations 可以幫助你更精確地幫每個任務建檔（例如在任務卡片上附帶 Sketch 設計檔案、GitHub branch、Dropbox 檔案等）。此外與訊息軟體串接後，也能及時收到任務內容或狀態改變的通知，如此就能避免團隊需要追蹤好幾個軟體服務的通知。
Tips: 我們在 Slack 上幫每個 teams 都開了一個外部通知 channel，專門用來串接 Trello 或其他服務的通知訊息。獨立 channel 的好處是團隊成員可以決定是否關掉通知 channel 的彈出式通知，以免工作時不斷被各種通知干擾。
至於任務建檔的訣竅，就如同使用通訊軟體一樣，必須盡可能說明詳細，並交代任務的目的。特別是較大的任務（需要 2~4 週完成），如果能把 spec 寫清楚，就能避免溝通誤差，並幫助團隊成員安排自己的時程。
以產品開發為例，假設有一個新功能的任務，需要設計師、前端工程師、後端工程師協作。則我們會在卡上列下可以參考的介面設計、資料庫和 API 設計方針、開發時的注意事項等等。並為每項子任務設定預期完成時間，以利參與的人排程自己的工作。這是示意圖：
清楚的幫任務建檔，就能降低溝通的誤差。之後只要再搭配一個 15~30 分鐘的任務 kickoff 視訊會議，通常就能讓團隊如期完成任務。
以上就是 CakeResume 在遠端工作時保持效率的方式。只要花一週不到的時間，就能搭建起一個良好的遠端協作環境，幫助團隊溝通更加即時有效率。
如果你有任何想法，歡迎透過下方留言功能與我討論，也歡分享你的團隊提升遠端工作的方式！
