¿Cómo documentar los POES?
Por Ing. Andrea Varón
Todas las empresas tienen su propia forma de documentar los Procedimientos Operativos Estandarizados de Saneamiento, los cuales deberían mantenerse por escrito y a disposición de las personas que van a desarrollar estas actividades. Como principio fundamental estos documentos, deben ser muy fáciles de entender, debido a eso algunas empresas lo hacen como un diagrama de flujo, otros en forma de tablas y otros en texto.
Independiente de qué formato se use, deben contener:
- Qué es lo que se debe limpiar,
- Cómo se debe limpiar,
- Qué recursos se necesitan,
- Los procedimientos en forma muy detallada,
- La frecuencia con la que se debe hacer,
- Los responsables de la verificación,
- Cómo se va a monitorear,
- Las partes críticas de la revisión que se deben tener en cuenta y,
- Las acciones correctivas en caso que sean necesarias.
Códigos de colores por áreas
En los POES y en general en los programas de limpieza y desinfección, también es importante y se recomienda que se defina un código de colores para las diferentes áreas de proceso. Recordemos que hay áreas de mayor y otras de menor contaminación, así que para evitar cualquier tipo de contaminación cruzada, hay que separar la planta, definir cuáles son esas zonas de mayor y menor riesgo y tener implementos de limpieza para cada una de estas áreas. Una vez se establezca lo anterior, separarlas, codificarlas, y marcarlas muy bien para que no existan intercambios entre una y otra.
Tabla de dosificación de sustancias
Es recomendable contar con una tabla de dosificación y rotación de los desengrasantes, detergentes y desinfectantes que se utilicen, donde se exponga cómo se utilizan, cuál es la dosificación, cómo se preparan y dónde se ubican. Todo debe estar detallado y explicado de forma muy clara.
Es muy importante que los registros estén firmados, fechados y que sean claros; si son registros físicos no deben tener tachones ni enmendaduras y debe aparecer en ellos quién es la persona que los realiza. Es primordial tener en cuenta las normas en relación a la conservación de los archivos: que deben permanecer 6 meses, si son productos refrigerados, o 3 meses adicionales a la fecha de vencimiento si son productos con una vida útil más larga.
Más sobre la administración de los registros de POES
Es muy importante que en estos registros aparezcan todas las áreas que tiene la compañía, específicamente las áreas de proceso y todas las superficies. También que esté detallado si se va a utilizar un sólo registro para la inspección de las operaciones, tanto POES como Operaciones Sanitarias, ya que se debe especificar claramente qué parte aplica a los POES. Adicionalmente se debe llevar en el registro las actividades tanto preoperativas como operativas, colocar la fecha, quién lo inspecciona, quien lo verifica y deben estar soportados por el análisis que ha hecho la empresa para que demuestre que realmente esa actividad que está haciendo, está aportando para que no exista una contaminación en el producto, en otras palabras esta frecuencia la define la validación que realice la empresa de sus intervenciones.
Tiempos
Es necesario establecer cada cuánto se harán estos procesos, por ejemplo, si yo tengo un proceso de 2 turnos, es decir 16 horas, hay que definir en qué momento se van a llevar a cabo las intervenciones de los operativos; esto se hace a través de un estudio a lo largo de todo el proceso. Puede ser microbiológicamente o a través de métodos directos con un luminómetro por ejemplo, donde yo estoy evaluando qué pasa durante el proceso, qué pasaría si yo hiciera una intervención cada 3 o 4 horas y si realmente disminuiría la carga microbiológica.
Para reducir costos puedo hacerlo a través de luminometría y en el momento de analizar si la intervención está siendo adecuada o no, ahí lo podría hacer uso de un recuento microbiológico.
¿Qué se recomienda para mantener control sobre los POES?
Lo ideal sería utilizar indicadores que ayuden a revisar si realmente la intervención está siendo efectiva EN TIEMPO REAL y si estoy reduciendo en un número significativo la contaminación de microorganismos que pueda existir. Las herramientas de software que permitieran un análisis de las actividades de limpieza, los informes de las mediciones microbiológicas, cruzando los datos por fechas y horas, sería algo muy útil para lograr una respuesta casi inmediata y un control completo de la calidad en todo momento.
Para tener en cuenta:
- Determina qué POES son importantes (experiencia que sólo se gana durante el proceso).
- Lleva el historial microbiológico de la planta donde se diga, que siempre que se hace un frotis de superficie en un equipo X, los recuentos están entre X cantidades, así se podrán identificar las áreas de mayor riesgo.
- Ten en cuenta que en las etapas donde el producto ya está listo para empacar o en las etapas finales del proceso existe un mayor riesgo, estas son áreas de gran cuidado y se deben categorizar como superficies con mayor riesgo, para darles más importancia sin descuidar la limpieza de ninguna.
Las cantidades de información que a diario se recolectan pueden parecer abrumantes si no estamos preparados con un sistema de documentación adecuado para la planta en la que estamos trabajando. Usa el sistema que más convenga y que contenga toda la información necesaria para el éxito de tus programas.
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