Digitale Transformatie van de papieren administratie op je werkplek in 10 stappen

Van papier naar digitaal in 10 stappen

English translation here

  1. Pak 1 formulier dat tussen punt A en B voor informatieoverdracht zorgt [Papier = formulier 1.0]
  • Kies een eenvoudige use-case om mee te starten
  • Zorg wel dat het een relevante, voor collega’s interessant formulier is

2. Leer de eigenaar van dat formulier hoe je met InspectionChanger het papier kunt digitaliseren, 1-op-1 [Digitaal = formulier 1.1]

3. Gebruik de digitale versie gedurende een eerste inleerperiode (ca. 2 weken) om de werking te begrijpen:

  • Uitnodigen van collega’s tot het downloaden, installeren en gebruiken van de app
  • Abonneren die collega’s op het 1e formulier
  • Gebruiken van de mobiele app met het 1e formulier
  • Ontvangen van de ingevulde formulieren in de mail
  • Beheren van de ingevulde formulieren en de rapportages daaruit in de portal

4. Leer de eigenaar hoe het formulier op basis van de ervaringen uit de inleerperiode én de geavanceerde mogelijkheden het formulier slimmer kan worden [Formulier 1.2]

  • Wat kan automatisch?
  • Wat kan conditioneel?
  • Wat kan je uitrekenen?
  • Hebben we die handtekening nog nodig?
  • Kunnen we slim gebruik maken van de camera? Voor foto’s en video’s? Voor Barcodes en/of QR-codes?
  • Kunnen we de GPS-sensor slim gebruiken voor locatiebepaling?
  • Is het van toepassing om de NFC-lezer functie van de telefoons / tablets te gebruiken?

5. Gebruik de verbeterde versie gedurende een vervolgperiode (ca. 2 weken)

6. Beantwoord met de eigenaar van het formulier het “waarom” van dit formulier en pas het formulier aan tot een [Formulier 2.0]. Raadpleeg indien nodig de ultimate beneficiary (diegene die daadwerkelijk baat heeft bij de gegevens uit jouw formulier, c.q. ermee aan de slag gaat):

  • Waarom vullen we dit in?
  • Waarom hebben we deze gegevens nodig?
  • Waarvoor en door wie worden deze gegevens gebruikt?
  • Worden ze daadwerkelijk gebruikt?
  • Stellen we de juiste vraag?
  • Welke vragen missen we nog?
  • Welke vragen kunnen we achterwege laten?

7. Gebruik Formulier 2.0 gedurende 2 weken

8. Verfijn met de ervaringen van Formulier 2.0 naar [Formulier 2.1]

9. Bespreek met de ultimate beneficiary de gewenste rapportagevorm. Daarbij kan je denken aan de volgende opties:

  • Maak voor de betreffende persoon een portal-account aan zodat hij of zij ook van de standaardrapportages gebruik kan maken
  • Laat in overleg met je customer success manager bij Safety Changer een “Custom dashboard” inregelen op jouw gegevens
  • Laat een integratie naar bestaande dashboards realiseren [Let op: IT meestal benodigd, bespreek dit met je Safety Changer customer success manager]

10. Begin weer bij 1 voor de volgende use-case

  • Digitaal transformeren van het volgende papieren formulieren proces (bestaande use cases)
  • Bespreek met de collega’s waarvoor de app nog meer van toepassing kan zijn (nieuwe use cases)

Meer weten? Download InspectionChanger en Get Started!

Like what you read? Give Jonathan Stolk a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.