Mike — installatiemonteur — wil de papierwinkel op zijn werkplek verappen

Wil jij zelf de administratie verappen? Download de free trial en vraag een demo aan!

Dit is Mike. Hij is een ervaren installatiemonteur. Hij houdt van het werken met z’n hoofd en z’n handen en is goed in het vinden van out-of-the-box oplossingen.

“Mike — installatiemonteur — wil de papierwinkel op zijn werkplek appificeren”

Hij heeft vorig jaar nog een oplossing bedacht voor het vervangen van lekkende of kapotte afsluiters waarbij de installatie niet stilgelegd hoeft te worden. Zijn baas vraagt er inmiddels patent op aan. Hij werkt bij een industrieel installatiebedrijf hier in de Botlek en rijdt dagelijks in z’n bus naar de klant om daar werk uit te voeren. Als ‘ie ’s ochtends op z’n werk aankomt moet hij beginnen met de administratie. Terwijl hij daar juist een hekel aan heeft!!

Het begint al met de Uren- en kilometerregistratie. Zijn werkgever, en in veel gevallen ook de klant, wil graag dat hij bij aankomst inklokt en gereden kilometers bijhoudt.

Dan wordt ‘ie geacht om z’n Werkbon bij aankomst bij de klant te laten tekenen voor zijn aanwezigheid.

Vervolgens mag ‘ie in de rij om een werkvergunning te krijgen, die ‘ie op papier mee moet nemen als hij de site op gaat.

Eenmaal op de plaats van bestemming aangekomen moet hij beginnen met de LMRA. ‘s Ochtends en na de lunch loopt hij een laatste minuut risico-checklist door.

Tijdens het werk wordt hij geacht gevaarlijke situaties en verbeterpunten op een apart formulier te melden. “Hopelijk heb ik de goeie versie bij me vandaag…”

Aan ’t einde van de dag registreert hij op z’n Werkbon de gewerkte uren, gebruikte materialen en laat hij aftekenen door de klant.

Apart vult hij een Bestelformulier in voor het laten aanvullen van de materiaalvoorraad in z’n bus.

Zomaar 7 documenten per dag. Van elk ervan moet Mike genoeg exemplaren van de juiste versie bij zich hebben! Minstens 1x per week moet ‘ie langs kantoor rijden om de ingevulde lijsten in te leveren en over te laten typen. Dan moet ‘ie niet vergeten z’n voorraad lege formulieren aan te vullen…

Eerlijk gezegd wordt Mike er gek van

“Eerlijk gezegd wordt Mike er gek van…”

Waarom al dat papier??!

  • ‘t is Irritant in weer en wind
  • Schrijft slecht als het vet of nat is of waait
  • Gedoe als de formulieren op zijn…
  • Verkeerde versie ingevuld (iemand heeft een nieuwe versie bedacht… :X)
  • Je moet ze altijd meesjouwen en vervolgens ergens fysiek heen rijden om ze in te leveren
  • Ik krijg op m’n kop als ik een keer een formulier dat ik heus wel ingevuld heb ergens kwijt ben geraakt
  • Meestal hoor ik niets meer van wat ik ingevuld heb
  • Vervolgens wordt er geklaagd dat mijn handschrift niet leesbaar is omdat iemand op kantoor de formulieren probeert over te typen
  • Overtypen = dubbel werk

Hoe fijn zou het zijn als ik al die formulieren digitaal op mijn mobiele telefoon bij me zou hebben? Altijd, overal?!

“Hoe fijn zou het zijn als ik al die formulieren digitaal op mijn mobiele telefoon bij me zou hebben? Altijd, overal?!”

Thuis zit Mike te googlen en te broeden op een oplossing:

  • Hoe fijn zou het zijn als ik al die formulieren digitaal op mijn mobiele telefoon bij me zou hebben? Altijd, overal?!
  • Hoe lekker zou het zijn om direct na het invullen op de verzendknop te kunnen klikken, en er niet meer over na hoeft te denkenzeker te weten dat je formulier ook aangekomen is in de centrale database? Precies zoals jij ‘m ingevuld hebt?
  • Hoe gemakkelijk zou het zijn om die formulieren “om te draaien” en gewoon foto te nemen en er in een paar steekwoorden, labels een onderschrift of caption aan toe te voegen? Dat werkt sneller, feitelijker en interactiever, en het is nog leuker ook.
  • Hoe handig zou het zijn dat ik op mijn werkbon de barcode van de gebruikte onderdelen inscan en daarmee automatisch m’n busvoorraad kan laten aanvullen?
  • En, hoe lekker is het om dan altijd en overal de laatste versie van al die formulieren bij de hand te hebben?
  • Bovendien hoef ik vrijdags niet meer naar kantoor te karren, en hoeft er niets meer overgetypt te worden. Dát scheelt een hoop tijd voor iedereen!?!

Al 2500 jaar papier, een behoorlijke blinde vlek!

“Al 2500 jaar papier, een behoorlijke blinde vlek!”

Omdat papier al dik 2400 jaar de standaard is voor vastleggen en lezen van informatie, is het maken, beschrijven, versturen en verspreiden van informatie op papier zo ongelooflijk makkelijk en ogenschijnlijk goedkoop geworden dat papier het eerste is waar we aan denken als we iets willen vastleggen. En dan lijkt het ook nog eens vrijwel altijd en overal beschikbaar te hebben. Omdat we er zo gewend aan zijn hebben we collectief een enorme blinde vlek ontwikkeld voor het nadeel van papier ten opzichte van nieuwere, meer technische informatiedragers.

Vanuit onbekendheid met nieuwere informatiedragers is er ook angst voor papierconcurrenten. Angst voor nieuwe apparaten, computers, mobiele telefoons, en de nieuwe en veelal onbekende risico’s die ze met zich meebrengen. Angst ook voor de efficiency en het verlies van banen. En angst voor het verliezen van controle op nieuwe informatietechnologie.

Wij ver-appen de papierwinkel van Mike naar een slimme informatieflow

“Safety Changer ver-appen de papierwinkel naar een slimme informatieflow”

In het Westen sjouwen we gemiddeld bijna 2 mobile devices per persoon elke dag mee naar ons werk! (In Nederland hebben we per gemiddeld huishouden van 1,9 personen 3,7 mobiele apparaten in bezit). Apparaten die handzaam en gebruiksvriendelijk zijn, vol zitten met rekenkracht en sensoren en bovendien altijd en overal vanuit onze broekzak bij de hand getoverd kunnen worden.

Daarmee is de smartphone als ultieme vervanger voor het 24 eeuwen oude papier vandaag een reëel alternatief, júist ook in bedrijfsprocessen! De smartphone voegt essentiële nieuwe mogelijkheden toe:

  • Foto’s en video’s
  • Locatiegegevens
  • Biometrische identificatie van de afzender
  • Formulieren die zich aanpassen aan locatie, tijdstip, persoon of eerder gegeven antwoorden
  • Interactieve feedback bij het invullen
  • Ingebouwde rekenmachine
  • Digital printen naar een op maat opgemaakte PDF
  • Direct inleveren

Individuen, teams of complete organisaties kunnen zelf hun papier omzetten in smart flows van informatie. Daarmee oogsten ze alle voordelen van digitaal werken. Natuurlijk blijven ze zelf eigenaar van de informatie en houden ze de controle over de processen. Met InspectionChanger begin je simpel met 1 formulier en 2 personen in het klein. Zo langzaam of snel je wilt kun je eenvoudig uitgroeien tot compleet papierloos werken in meerdere talen over duizenden wereldwijd samenwerkende collega’s!

Wil jij jouw papierwinkel verappen tot een smart workflow?

Probeer het zelf, begin vandaag de trial!

“Probeer het zelf, download vandaag InspectionChanger!”
Like what you read? Give Jonathan Stolk a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.