Van regelgeving naar werkplekinspectie in 5 stappen

Veel organisaties zien zich vanuit regelgeving genoodzaakt werkplekinspecties te doen. En meestal is dat een goede zaak. Hoe komt je vanuit regelgeving naar een passende werkplekinspectie?

Door het uitvoeren van werkplekinspecties kun je de veiligheid van je werkplek te borgen en mogelijke gevaren tijdig identificeren en beheersen.

Een werkplekinspectie is een gezamenlijke inspanning tussen managers, medewerkers, KAM-coordinator, en de uitvoeringsdienst van het bevoegd gezag.

Een werkplekinspectie omvat de evaluatie van processen, gereedschappen, werkplekomstandigheden, medewerker training en noodplannen.

Werkplekinspectie moeten periodiek worden uitgevoerd, met een frequentie die afhankelijk van het type werk en de specifieke situaties kan variëren van eens per week, eens per maand tot eens per halfjaar.

Veel werkplekinspecties gebeuren nog op papier. Met de beschikbaarheid van mobiele software en (indien nodig gecertificeerde) mobiele toestellen kan ruim 50% aan kosten, tijd en frustratie bespaard worden op werkplekinspecties.

Inspectieplan
1. Om een werkplek inspectie te kunnen doen, zul je eerst een inspectieplan moeten opstellen. De vragen die je hierin beantwoordt zijn de ruggengraat voor het daarna op te stellen inspectieformulier. Betrek bij het maken van je plan de collega’s op de werkvloer. Bespreek met hen het doel en maak afspraken over wie wanneer een inspectie gaat doen, en hoe de terugkoppeling zal plaatsvinden. Daarbij kan het erg leerzaam zijn om collega’s van andere afdelingen te vragen de inspectie te doen en andersom.

2. Het eerste wat uiteraard belangrijk is, is wat je gaat inspecteren. Bij het inspecteren van bijvoorbeeld een elektrische installatie moet je aan een aantal dingen denken:

— De omvang van de installatie: wat zijn bijvoorbeeld de afmetingen, het vermogen en het gewicht?

— Het soort installatie: is de installatie bijvoorbeeld geschikt voor brandgevaarlijke en/of explosiegevaarlijke ruimten?

— Het doel van de installatie: is de installatie bijvoorbeeld continue in bedrijf of eenmaal per week?

— Het gebruik van de installatie: moeten er dingen in worden geschakeld, door wie worden de handelingen verricht?

3. Daarnaast is ook de locatie waar de installatie zich bevindt erg belangrijk. Is het een bedrijfshal, een ziekenhuis of een publieke ruimte? De locatie heeft invloed op de beschermingsgraad (die graad wordt uitgedrukt in de IP-code: mate van aanrakingsgevaar). Zo dien je te onderzoeken of de locatie nog hetzelfde is als bij het ontwerp en de bouw van de installatie, omdat gewijzigde omstandigheden invloed kunnen hebben op de classificatie en de IP-codering.

4. Het wanneer, of tijdstip is natuurlijk ook van belang. Wanneer kan de inspectie uitgevoerd worden? Gebeurt dit in één keer of in meerdere keren? Hoe vaak moet de inspectie worden uitgevoerd? Vaak is het ook handig om bij te houden hoe lang een inspectie aan manuren kost.

Bij de NEN-norm wordt de tijd tussen twee opeenvolgende inspecties van elektrische installaties bepaald door:

• de leeftijd van de installatie;
• de kwaliteit van de installatie;
• de omgevingsomstandigheden;
• de personen die de installatie gebruiken
• de mate van toezicht door een installatieverantwoordelijke;
• de richtlijnen van de fabrikanten van het elektrisch materieel.

5. Het laatste onderdeel is de regelgeving. Welke normen moeten er worden gebruikt (denk aan ISO/NEN)? Zijn er aanvullende voorschriften?

Nadat je dit plan hebt opgesteld, kun je beginnen aan het inspectieformulier. Voor het opstellen kun je uiteraard een begin maken op papier, maar het makkelijkste is om dit natuurlijk digitaal te doen.

Zodra de werkplekinspectie is afgerond, is het van belang dat de gedane observaties opgevolgd worden zodat de gerelateerde gevaren worden geëlimineerd of beperkt. Het beste is ook om hier de bevindingen uit de werkplekinspectie terug te koppelen met de collega’s van die werkplek en met hen de mogelijke oplossingen door te nemen. Dat leidt tot de meest werkbare en effectieve opvolgacties.

Concrete opvolgacties omvatten in elk geval:

• De definitie van de oplossing voor het gevonden probleem, de maatregel
• Het stellen van een deadline voor de implementatie van de maatregel
• De evaluatie van de inspectierapporten op trends, terugkerende problemen en factoren die bijdragen aan de problemen

Op deze manier dragen reguliere werkplekinspecties op den duur bij aan een veiligere werkplek.

Zien hoe zo’n werkplekinspectie er in digitale vorm uitziet?

Download hier de gratis uitprobeerversie van InspectionChanger en begin vandaag!