Cápsulas de David Allen — Boil it down!

Haciendo honor al título de la publicación, voy a ir tratando de encontrar esas joyas que nos vamos encontrando en los libros de David Allen

“A good way to find out what something might be is to uncover all the things it’s probably not”

¡Redúzcalo! Una buena manera de descubrir qué podría ser algo es descubrir todas las cosas que probablemente no sea

La “reducción al absurdo”’, es uno de los métodos lógicos de demostración más usados en matemáticas para demostrar la validez (o invalidez) de proposiciones categóricas. Para demostrar la invalidez de una proposición, se supone como punto de partida que la proposición es cierta. Si la derivación final es una contradicción, se concluye que la proposición original es falsa y el argumento es inválido.

Por otro lado, en nuestro país asociamos la palabra reducción al chef Ferrán Adriá, innovador con este proceso culinario de concentración o espesamiento de una sustancia líquida (generalmente un caldo o una salsa) mediante evaporación o ebullición. ​

Imagen Pixabay.com por Foto-Rabe

En GTD, la primera pregunta que nos hacemos al aclarar las “cosas” capturadas al vaciar nuestras bandejas de entrada es ¿Qué es? ¿Qué significado tiene para mí? Es un compromiso, una obligación, es información…tenemos que empezar aclarando el significado.

Si en alguna ocasión te atascas o no o ves claro, puedes reducirlo al absurdo o calentarlo hasta que se evapore lo que no es ;-)

Ejemplo:

Mail que recibes de un compañero que no va dirigido a ti, pero te pone en copia como responsable jerárquico o de producto para “que te enteres” de lo que no ha hecho o ha hecho mal otro compañero y el perjuicio que hemos tenido con un cliente. Ocultando por supuesto lo que no ha hecho él o ha hecho mal.

Aquí mi primera pregunta es ¿Qué …….. es esto? ¿Qué narices significa para mí? En función del tema, no suele estar claro.

La segunda pregunta que propone GTD es ¿Requiere acción? Mi respuesta de serie es NO y lo más probable es que vaya a la papelera, pero en este caso no lo tengo tan claro que sea la solución óptima.

Aquí puedes utilizar la “reducción” preguntar lo contrario. ¿Qué no es? ¿Qué no significa?

a) No es una acción de menos de dos minutos pues mínimo tendrías que leer bien (sin escanear) el mail y hacer dos llamadas que se pueden alargar lo que te puede suponer no completar el vaciado de tu bandeja de entrada, (requisito imprescindible de “aclarar”).

b) No es una cosa que puedas dejar “a la espera” pues el siguiente paso no depende de otra persona.

c) No la puedes tirar “a la papelera”.

d) No es sus susceptible de “incubar” en la lista “Algún día”

e) No es material para archivar

Está claro entonces que es material para aplazar en tu lista de acciones siguientes.

¿Requiere más de una acción? Puede ser que tengas que revisar el expediente del cliente y los informes, antes de hablar con tus compañeros, entonces estamos ante un proyecto en GTD

¿Cuál es el resultado deseado? Tu lo defines. Te puede valer con “Incidencia con cliente X resuelta” o según el caso “Incidencia con cliente X resuelta y compañeros conformes”

Definimos entonces la primera acción #oficina Revisar expediente cliente X.

Una vez lo tengamos claro, la siguiente acción la pongo en la “Agenda” con cada uno de los compañeros. Suelo hablar con ellos por lo menos una vez a la semana. En mi experiencia, la clave está en no actuar “en caliente” ni dejar pasar muchos días, pero este tiempo que te tomas hace que muchas veces las cosas se soluciones solas 😉

Nos vemos en siguientes cápsulas.