Cuando todo es urgente, nada es urgente

La única manera correcta de organizarte con eficacia es realizar las cosas verdaderamente importantes gastando el menor tiempo y energía posibles.
— David Allen

Que levante la mano quien no ha pasado por un día o incluso hasta una semana en la que no ha parado de hacer actividades bajo el título de «urgentes». En este tipo de días, por mucho que uno intenta focalizarse y concentrarse en solo aquellas actividades que hemos definido como parte de nuestra planificación semanal o diaria, las urgencias están a la orden del día.

Y es ahí donde radica el problema, cuando el entorno, los colegas o incluso los mismos contratiempos nos empujan a salirnos de nuestras actividades y cambiarlas por otras que son más urgentes, porque son para el cliente más importante, o porque el jefe del jefe las pide, justo en este momento todo lo urgente se transforma en que nada lo es.

Esto significa que en la vorágine de realizar actividades urgentes, es muy posible que simplemente estemos haciendo actividades que no tienen ningún impacto para nuestros objetivos. Algunos de los aprendizajes más importantes para gestionar este tipo de días serían los siguientes:

  • Es crucial aprender a decir que «no» y mucho más cuando la razón para aceptar una tarea es la simple «urgencia».
  • Tener la mente como agua, igual que el agua responde siempre de manera perfecta y ordenada sin importar con lo que este interactuando, sin estrés, sin tensión y sin demasiada energía, cuando nos libramos de las distracciones (muchas veces las tareas urgentes nos mantienen activos y no productivos) alcanzamos una mayor capacidad para actuar en el mundo con la energía, la reacción y la inversión adecuadas.
  • Cuando todo es urgente todo puede ser una tremenda distracción, las prioridades más obvias en el mar de actividades urgentes se olvidan y en nuestra mente tienden a ser lo último.
  • Es necesario contar con un sistema de gestión individual que se base en el sentido común de un inventario completo y actualizado de todos nuestros compromisos (o al menos casi todos) que nos permita organizarnos y sea revisado sistemáticamente, que nos provoque concentrarnos y nos ayuda a elegir de manera fiable qué hacer (y por supuesto que no hacer) en cualquier momento pero sobretodo cuando todo parece ser urgente. Entre algunos de los métodos más conocidos están GTD de David Allen o el que predica Sally Mcghee (Take back your life)

Por supuesto no hay una receta única, la finalidad es compartir experiencias y entregar algunas recomendaciones que nos funcionan y que con cierta disciplina pueden instalarse como hábitos que marquen la diferencia en nuestra productividad.