La diferencia entre lo urgente y lo importante

A lo largo del tiempo, es muy común escuchar sobre los términos “importante” o “urgente”, en relación a una tarea.

Nos pasa muchas veces con una frecuencia que llega hasta el punto de ser preocupante. Pasan los días, semanas y meses, y lo único que hacemos es dedicarnos a apagar fuegos, a suplir esas tareas urgentes, creyendo que son importantes.

Cosas que a primera vista pueden parecer importantes, son en realidad meras acciones urgentes. Serán una simple tarea que al cabo del tiempo caerá en el olvido por no haber tenido un impacto en cuanto a tus objetivos se refiere.

En la vida diaria, es muy común que estas tareas urgentes sean la causa de nuestras principales distracciones. Ten seguro que tu concentración se verá desviada de ese proyecto o meta que tanto quieres alcanzar.

El problema viene a la hora de aprender a distinguir estos dos términos. ¿Cómo diferenciarlos correctamente? Una pregunta que no deja de ser habitual escuchar y cuya entendimiento es fundamental si queremos progresar en productividad personal.

En este artículo quiero responder a esa pregunta. Empezaremos por lo básico, como son las definiciones. Seguidamente veremos la forma de poder diferenciar los dos tipos de tareas y finalmente, cómo enfocarnos en lo que realmente importa.


Qué es lo importante

Si tenemos que poner una definición a este término, podríamos decir que es aquella cualidad que asignamos a una tarea, cuya realización nos acerca directamente a nuestro objetivo.

Una tarea importante está directamente relacionada con las consecuencias que trae consigo. Cuanto más importante es algo, la finalización de esa tarea te acerca mucho más a tu meta. Básicamente, si el resultado de no hacer una acción es grave, estamos ante una tarea importante.

Si dos tareas poseen un grado de consecuencia similar, sin importar las horas de trabajo que haya que dedicarle o la complejidad de la misma, estaremos ante dos tareas de similar importancia. Y siempre, la que cause efectos más graves, será la vencedora en importancia.

Es un factor totalmente subjetivo. Le pones esta etiqueta a algo porque es de tu conveniencia y te interesa para lograr los objetivos marcados.


Qué es lo urgente

En cuanto al término urgente, está asociado a tareas que tienen una fecha límite para ser realizadas. Cuanto más cerca se encuentre esa fecha límite, más urgencia tomara la tarea.

Podemos expresar por medio de una simple fórmula este factor:

Es una simple expresión que, sin tener que realizar el cálculo con cada nueva tarea que nos llegue, podemos deducir lo siguiente:

  • Todo valor de urgencia estará comprendido entre 0 y 1.
  • Valores cercanos a 1: tareas con mayor nivel de urgencia. Si es exactamente 1, quiere decir que hay que dedicarle todo tu tiempo disponible si quieres lograr cumplirla en el tiempo estipulado.
  • Valores cercanos a 0: tareas con menor nivel de urgencia.
  • Si resulta que el valor de la urgencia es mayor a 1, estaremos en un caso teórico de imposible resolución. Significa que el tiempo que nos queda es menor al tiempo que necesitamos para realizarla, por lo que habría que replantear esta situación. Así que, si se da el caso, organiza esa tarea de nuevo antes de empezar, pues de otro modo no vas a terminar a tiempo.

Si dos tareas que requieren el mismo tiempo de ocupación, será la que tenga la fecha límite antes la más urgente. Por otro lado, si estamos ante dos tareas con misma fecha límite, la que tenga mayor volumen de trabajo la que sea más urgente.

Al final todo forma parte de la lógica de la fórmula, no tiene por qué ser tan complicado.

A medida que se aplaza una fecha límite, la tarea empieza a perder urgencia. Pero si la tarea resulta crecer en volumen, se volverá más urgente.

Y por encima de todo, una tarea que no tenga una fecha límite estipulada, jamás será urgente. Toda tarea será en realidad un poco urgente, en cuanto le asignemos una fecha tope de realización. Sin embargo, normalmente no usamos esto en nuestro lenguaje habitual.


Cómo reconocer lo importante y diferenciarlo de lo urgente

Explicado los términos, ya tenemos claro que algo importante está ligado a sus consecuencias y efectos, y que la urgencia, está relacionada por la necesidad de llegar a tiempo.

Son características complementarias, por lo que pueden aparecer diferentes combinaciones. Para representarlo, voy a basarme en la Matriz de Gestión de Tiempo de Eisenhower.

Son diferentes las circunstancias que se mueven en cada situación, por lo que la interpretación de la tabla puede variar. De todas formas, podemos resumir los puntos generales en lo siguiente:

  • Urgente e importante: fundamental dedicarse 100% a esta tarea con toda prioridad.
  • Urgente y sin importancia: en la medida de lo posible, intentar delegar esta tarea.
  • Sin urgencia ni importancia: se le asignará 0 nivel de prioridad.

Es fundamental hacer una buena planificación del dia para no caer en la rutina de centrarnos siempre en cosas urgentes. Muchas veces, el hecho de estar sometido a estrés o la falta de unos buenos hábitos, hacen que establezcamos unas prioridades erróneas.


Cómo enfocarte en lo importante: aprende a priorizar

Como hemos visto, no todas las tareas tienen el mismo grado de importancia o urgencia. Para poder centrarnos en lo que realmente va a hacer avanzar nuestro proyecto, es fundamental establecer un nivel de prioridades.

Para poder empezar a pensar cómo hacerlo, tendremos que tener claros una serie de puntos:

  • Obviamente, haber diferenciado ya las tareas importantes de las urgentes. Podemos lograrlo si hacemos una correcta planificación.
  • Tener claro cuánto valor estás aportando a la hora de finalizar ese trabajo.
  • En el momento que tengas todo listo, no dejar que ninguna tarea externa aparezca y tome importancia inmediata sin haberla tratado con detenimiento.
  • Ser consciente del tiempo que tienes disponible para dedicarte al trabajo.
Prioriza aquello que hace que tu negocio funcione como deseas. Si no estás seguro de qué es lo que tienes que hacer, es probable que estés destinando la misma energía a todo por igual, y con ello una inversión de tiempo inadecuada.

Con ello, lo único que estarás consiguiendo es ir en contra de los principios básicos de la productividad personal.

Puede que se dé el caso en el que consideres el trabajo que te llega de forma externa como una prioridad absoluta. Tomas como urgente las prioridades de los demás en lugar de centrarte en las tuyas propias.

Antes de aceptar cualquier cosa que te llegue, piensa fríamente si eres de verdad la persona adecuada para hacer frente a ese trabajo, si es el momento correcto y si posees toda la información y herramientas necesarias para poder llevarla a cabo.

Si después de hacer esa evaluación, te encuentras con alguna respuesta negativa, tienes que acudir a una de las siguientes opciones:

  • Esperar a estar en posesión de toda la información y herramientas necesarias.
  • Delegar en otra persona que esté capacitada o posea los recursos necesarios.
  • Planificar su resolución para otro momento.

Como seres humanos, buscamos el placer cortoplacista. Queremos resultados inmediatos, pero no debemos caer en ello sin antes hacer una correcta evaluación de todo lo que tenemos encima de la mesa. Hay que ser prudente y no aceptarlo todo.

Recuerda que aprender a priorizar es una de las prioridades más importantes a las que te tienes que enfrentar.