Comment et pourquoi je suis devenue Happy Office Manager

Carine, Happy Office Manager, partage son retour d’expérience sur son parcours professionnel et ses fonctions en matière de qualité de vie au travail.

Équipe Linkvalue

Selon le forum économique mondial, nous passons, au cours de notre vie, 12% de notre temps au travail. Il est donc essentiel que cela se passe dans les meilleures conditions possibles.

Avant d’arriver chez Linkvalue, la « Qualité de vie au travail (QVT) » n’était, pour moi, qu’un simple concept RH inscrit dans des manuels de la fonction ou des dispositifs légaux définis par le Code du Travail. Et, lorsque j’ai débuté ma carrière professionnelle, j’ai très vite compris qu’il était seulement une idéologie plus qu’une réalité.

Je me souviens de mon premier bilan d’intégration réalisé dans une entreprise précédente. Déjà, on m’apprend que ce suivi se réalise par téléphone, comme lorsqu’un opérateur téléphonique contacte son client. Je me présente, la personne se présente également. Je récite clairement une trame procédurale. Je lui explique le contenu, très vite, l’échange devient houleux : absence de matériel informatique et de bureau depuis 2 mois, n’a jamais rencontré son manager, etc.

Très inquiète, je remonte l’information à mon service RH et apprends que c’est plutôt habituel et rien d’étonnant.

D’autres exemples me viennent en tête : le licenciement d’une salariée à son retour de congé maternité, des situations de harcèlement moral, des cas de discrimination, etc.

C’est à cet instant que j’ai pris la décision de quitter mon job et de m’engager dans une reconversion professionnelle, afin de mettre mes compétences au service d’un métier et d’une entreprise où je pourrais conjuguer bien-être des salariés et objectifs d’entreprise.

J’enfonce des portes ouvertes mais j’ai toujours été convaincue que la qualité de vie au travail contribue au bien-être des salariés. Laurence Vanhée, Chief Happiness Officer, démontre très bien dans son ouvrage « Happy RH » que « travailler dans la joie et la bonne humeur est l’un des vecteurs de performance. » Toutes les études convergent sur un postulat simple : un salarié heureux est un salarié productif.

En 2015, j’ai croisé la route de Thibault et Romain, les cofondateurs de la société Linkvalue. Mes valeurs et ma vision de l’entreprise et des ressources humaines étaient en parfaite adéquation. Œuvrer pour le “People first” : Mettre l’Homme au cœur de ses préoccupations et de sa stratégie :

• Des relations interpersonnelles vraies, riches et bienveillantes entre tous les acteurs de la société.
  Nous sommes en permanence en contact avec chaque salarié : agendas accessibles à tous, réseau social interne “Slack”, outil de knowledge management interne, rituel pour lancer la semaine, etc.
  Nous nous réunissons régulièrement pour partager des moments de workshop (brainstorming, journée de R&D, conférence, meetup) mais également de convivialité (activités de team-building, repas partagés, la soirée de Noël, le séminaire annuel tant attendu par tous, ...).
• Un environnement de travail confortable et serein
  Nous veillons à ce que nos bureaux soient à l’image de notre ADN quelle que soit la ville où ils se trouvent (Lille/Paris/Lyon).
  L’intégration d’un nouvel arrivant ne se fait pas sans un petit-déjeuner d’équipe, suivi d’un Welcome Pack et d’un temps d’onboarding dédié.
  Nous disposons également de lieux de réception pour nos meet-ups, offrant l’opportunité à chacun de suivre une conférence nationale ou internationale.
  Et pour les petits breaks de journée, nous bénéficions d’un espace de gaming et de détente accompagné parfois de smoothies (ou milk-shake selon la saison ;) )!
  Si de l’extérieur, les start-up ont le vent en poupe, de l’intérieur c’est autre chose : ça bosse dur ! C’est pour cela que les moments de pause et de vie doivent être des moments de plaisir.
• Une organisation co-construite bâtie par une culture d’entreprise et des valeurs partagées par tous : bienveillance, expertise, confiance, responsabilité, solidarité et autonomie.
  Nous sommes une société dont l’organisation est co-construite. Nous fonctionnons en réseaux d’équipes interconnectées dont l’unique préoccupation est de servir la raison d’être de Linkvalue. Elles développent, avec le temps et l’expérience, leur autonomie et leur champs de responsabilités.
  C’est pourquoi, à chaque entretien de recrutement, nous nous demandons d’abord si le candidat correspond aux hards skills attendus (ce qu’il sait faire aujourd’hui) et les soft skills attendus nous permettent de répondre à la question : “est-ce que j’irais boire un verre avec cette personne après ma journée de travail ?”
  Nous recherchons des personnes s’identifiant à notre culture et désireuses d’apporter ce petit quelque chose qui fera que nous serons la plus belle des sociétés !

Après 18 mois passés chez Linkvalue, ma raison d’être se construisait. J’aspire profondément à veiller à ce que tous les Partners aient tout pour accomplir leur mission, s’accomplir personnellement et qu’ils se projettent chez Linkvalue. Plus concrètement, je souhaite donc les accompagner dans les moments importants de leur quotidien et veiller à ce qu’ils s’épanouissent dans un climat de confiance, de performance et de bienveillance.

C’est alors que je me suis confiée au cofondateur et c’est au cours de l’un de nos nombreux échanges informels que nous avons dessiné ensemble un job sur mesure, en totale adéquation avec mes motivations, mon talent et les objectifs de Linkvalue. Nous avons défini ma fonction d’Happy Office Manager.

Focus sur le job :

• Happiness Officer : Animer la vie de l’entreprise et veiller au climat social (petit-déjeuner, jeux, goûter) et veiller au bien-être des équipes et de l’entreprise (matériel ergonomique, optimisations des conditions de travail, actions autour de la RSE : No impact Week, la journée du sourire etc.)
• Communication interne : l’organisation d’évènements internes (team-building, pot d’intégration, etc.)
• Administration du personnel & paie : garantir au quotidien l’administratif et la paie des salariés de Linkvalue.
• Services généraux et sécurité : faciliter le quotidien des salariés dans leur espace de travail mais également lors des déplacements.
• Budget : Gérer le budget alloué à #HappyLV ainsi que les services généraux.

Vous l’aurez compris, je suis devenue la garante de la qualité de vie au travail chez Linkvalue !

Et la vision des co-fondateurs dans tout cela ?

Thibault :
“Si vous donnez de la liberté aux Hommes, ils vous étonneront par la suite”

Depuis la création de Linkvalue nous avons toujours eu une approche People Centric. Notre rôle en tant que co-fondateurs, est d’être des « facilitateurs » dans l’entreprise, pour libérer les énergies et accélérer les initiatives. Nous veillons à ce que chaque Partner se sente heureux chez Linkvalue, qu’il ait voix au chapitre et se vive pleinement acteur dans l’entreprise. Au regard de notre croissance, il est devenu difficile de tenir ce rôle aussi bien que nous le souhaitions. Nous risquions de produire l’effet inverse en devenant des « ralentisseurs ».

Par son sens des petites attentions, sa créativité, sa constante bonne humeur Carine était notre Happy Office Manager, nous ne l’avions tout simplement pas encore formulé ainsi !

Nous faisons confiance à Carine de sentir libre et autorisée à prendre les initiatives qu’elle juge importantes pour Linkvalue. Nous mettons à sa disposition les moyens, que ce soit matériels ou financiers, nécessaires à l’atteinte de nos objectifs :

• donner une voix à chaque Partner pour qu’il participe pleinement à la construction de Linkvalue,
• faciliter le quotidien de chacun car être dans de bonnes conditions, c’est être plus efficace, plus créatif, plus positif,
• fédérer les Partners à travers un projet commun, une culture d’entreprise, des évènements,
• motiver les initiatives,
• encourager le travail entre Team.

Mon conseil pour un Happy Office Manager : Passer du temps avec les gens afin qu’ils puissent s’exprimer librement n’a pas de prix.

Romain :
“Chez Linkvalue, il n’y a pas de fiche de poste ! C’est la raison d’être de chacun qui prime sur tout le reste”

Carine est arrivée chez Linkvalue en tant que Partner RH. L’une de nos principales préoccupations est de faire converger les objectifs de la société, la motivation des personnes et leur talent. Nous ressentions qu’au bout de 2 ans chez Linkvalue et 5 ans d’expérience globale dans les RH, Carine devait puiser dans ses ressources pour avancer et garder son haut niveau d’engagement chez Linkvalue.

J’ai pris l’habitude de voir régulièrement les Partners avec lesquels je travaille quotidiennement. On se voit hors des bureaux pour un café ou même une balade dans le quartier. Durant l’un de mes échanges informels avec Carine, j’ai été très direct et je lui ai posé la question suivante : pourquoi et pour quoi tu bosses chez Linkvalue ? Voici ce qu’elle ma répondu : « je veille à ce que tous les Partners aient tout pour accomplir leurs projets au quotidien, s’accomplir personnellement et qu’ils se projettent chez Linkvalue. Je les accompagne tout au long de leur carrière et dans les moments importants de leur quotidien dans un climat de confiance, de performance et de bienveillance » Carine venait en 2 phrases de définir son poste : Happy Office Manager !

Mon conseil : Les signaux faibles … Soyez à l’écoute des signaux faibles !

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L’auteur

Carine
Happy Office Manager