Comment impliquer ses collaborateurs dans la définition des valeurs de l’entreprise ?
Lancer une nouvelle année en entreprise, c’est se souhaiter bonne année, c’est partager nos résultats passés et nous immerger dans nos objectifs pour l’année à venir. Mais à Linkvalue c’est aussi et surtout un moment essentiel pour tisser des liens et co-construire.
Lors de notre Forum de début d’année en 2019, l’ensemble des collaborateurs ont fait émerger les projets de structuration prioritaires pour l’entreprise, dont celui de la définition de nos valeurs.
Les valeurs chez Linkvalue existaient mais étaient implicites et non définies clairement. L’objectif était donc de définir des valeurs dans lesquelles nous nous retrouvions, ainsi que le moyen de les partager et de les vivre ensemble.
Nous revenons aujourd’hui sur le processus que nous avons suivi et les étapes de ce projet collaboratif, de sa genèse à sa réalisation.
Les enjeux et le rôle des valeurs d’entreprise
Les valeurs d’entreprise sont des principes de référence communs et représentatifs, qui ont vocation à :
- Faire converger l’ensemble des collaborateurs vers une vision commune. Elles confortent l’identité de l’entreprise et sont la base de la culture d’entreprise.
- Lier l’équipe et en favoriser la cohésion et la motivation, en développant le sentiment d’appartenance à une communauté qui nous correspond.
- Sous-tendre les facteurs clés de succès et de performance auprès de l’ensemble des parties prenantes. Les valeurs sont le reflet des traits distinctifs de l’entreprise et donc de sa valeur ajoutée.
- Guider les décisions et modes de fonctionnement au quotidien. Elles représentent le cadre dans lequel chacun peut évoluer.
Les valeurs servent donc de ligne conductrice pour :
- Se réunir et se fédérer,
- Avancer et construire ensemble,
- Améliorer la communication,
- Prendre les bonnes décisions,
- Ancrer et expliciter les principes à suivre.
Toutefois, pour que les valeurs revendiquées par une entreprise remplissent pleinement leur rôle, il convient de les définir et de les communiquer clairement. Si ces dernières sont mal comprises ou mal interprétées, elles seront nécessairement mal utilisées.
De plus elles se doivent d’être incarnées, acceptées et représentatives de la réalité. Car s’il s’agit uniquement d’un outil de communication externe déconnecté de la réalité, elles peuvent être déceptives et désengageantes. Tout comme la marque employeur, les valeurs d’une entreprise doivent donc être transparentes et alignées avec le réel pour être utiles.
Malgré tout, leur authenticité et leur acceptation par les collaborateurs, ne signifient pas pour autant une pleine adhésion, ni leur mise en pratique systématique. Chacun peut les vivre plus ou moins intensément.
Elles constituent néanmoins un cadre de référence dans lequel les leaders d’équipe et l’équipe RH peuvent questionner, et évaluer les actions à mener pour se mettre en soutien de l’organisation.
Elles restent également évolutives, car elles existent sur la base du passé et du présent, mais peuvent aussi être un objectif à atteindre pour le futur. Elles ne sont pas figées et peuvent être remises en question suivant l’évolution de l’entreprise.
Il faut aussi noter que bien que très liées, culture et valeur d’entreprise sont deux thématiques à bien distinguer. Les valeurs ne représentant qu’un des aspects couverts par la culture d’entreprise.
Démarche de coconstruction des valeurs d’entreprise
Différents modes de fonctionnement peuvent être envisagés pour traiter la thématique.
Pour Linkvalue, deux points étaient importants :
- Se faire accompagner par un tiers extérieur (pour la neutralité du regard, être challengé, nous forcer à poser les bonnes questions, …),
- Associer l’ensemble des collaborateurs au projet.
De notre côté, le projet s’est déroulé en plusieurs étapes tout au long de l’année 2019.
Émergence du projet
Il est important de souligner que l’envie de se saisir de ce sujet était présente dans l’entreprise depuis quelque temps déjà. Mais la notion de maturité de la culture d’entreprise nous semblait d’abord primordiale.
Chaque entreprise doit être à l’écoute de l’évolution de sa culture et des besoins des collaborateurs pour s’emparer du sujet quand c’est le moment propice pour elle. Être dans un moment où on a envie d’avancer ensemble, permet de donner l’élan nécessaire au projet pour qu’il livre son plein potentiel.
Lorsque le sujet a été proposé, via la voix des collaborateurs à l’occasion du Forum 2019, tous les éléments étaient alors réunis pour lancer le chantier de la définition de nos valeurs d’entreprise.
Lors de cette journée, tous les collaborateurs intéressés par le sujet avaient la possibilité de se positionner. Deux leaders ont finalement émergé pour porter le projet au sein de l’entreprise, accompagnés de 6 autres volontaires (dont 2 membres de la direction et 2 membres de l’équipe ressources humaines).
En parallèle, l’équipe s’est entourée d’une aide professionnelle, familière de la question.
Une fois l’ensemble des acteurs réunis, ils ont pris le temps d’approfondir et de formuler les attentes et les intentions communes du projet (alignement discours entreprise, guide, prise de recul, …).
Pour y répondre, l’équipe s’est alors accordée sur les principes suivants :
- La nécessité de poser de manière explicite les valeurs mais aussi leur définition afin de leur donner plus de sens,
- L’élaboration d’une démarche collaborative reposant sur l’intelligence collective pour faire émerger et définir les valeurs.
Le projet concernant l’ensemble de l’entreprise, il était important que chacun puisse y participer. C’est également le meilleur moyen d’obtenir des valeurs représentatives et fédératrices, et qui soient intégrées par le plus grand nombre. - L’élaboration d’une démarche itérative et durable, qui à la fois résulte d’une démarche vivante, mais s’inscrive également dans la durée.
Phase d’exploration
Une fois les bases du projet établies, s’en est suivie une phase exploration centrée sur des échanges internes et externes. Cette étape permet de se nourrir auprès de l’écosystème et de combiner différentes perspectives sur la perception de l’entreprise.
Se sont donc succédé des interviews de collaborateurs, de différents niveaux d’ancienneté, des plus anciens aux nouveaux arrivés, des interviews de clients et aussi des interviews d’autres parties prenantes (telles que différents prestataires).
Les interviews se sont déroulées selon différents formats : entretiens individuels et focus groupe, questionnaires et discussions 360.
Un questionnaire plus ludique à également été soumis à l’ensemble des collaborateurs afin d’étudier certaines tendances et représentations de l’entreprise :
Et enfin, afin de faire ressortir les ressources et valeurs mobilisées jusqu’alors, les cofondateurs se sont également prêtés à un exercice de retrospective sur l’histoire de l’entreprise. Avec l’équipe du projet, ils sont revenus sur :
- Leur intuition initiale au lancement de l’entreprise.
Avant de créer une entreprise, on l’imagine, on la rêve avec des valeurs qui nous portent voire nous transportent ! - Les moments forts et fondateurs qui irriguent l’identité de l’entreprise, que ce soit des déceptions ou des grands bonheurs.
- Leurs apprentissages sur ce qui semble avoir traversé le temps et nous rassemble, ce qui est nouveau, ce qui nous challenge.
La collecte de tout ce matériau a pour vocation de servir de socle aux ateliers à suivre.
Émergence des valeurs
Le groupe de travail a ensuite profité de l’occasion du séminaire d’entreprise pour poursuivre le processus de définition des valeurs en collectif.
Cette nouvelle étape consistait en un atelier collaboratif sur l’émergence des valeurs.
En amont de l’atelier, un rappel des objectifs et une restitution du travail d’exploration ont été réalisés afin de créer les conditions favorables au partage, à l’ouverture aux autres, à l’expression des divergences et questionnements.
L’atelier s’est décomposé en deux moments de réflexion successifs :
- Un premier temps de questionnement individuel.
Chacun devait prendre le temps de réfléchir à des situations vécues au sein de l’entreprise dans lesquelles il estime que “nous avons été bons, nous avons été nous-même, nous avons rendu le service qu’on attend de nous, nous nous sommes fait plaisir, …”, ou inversement “nous n’avons pas été bons, ce n’est pas nous, nous n’avons pas été au rendez-vous de ce qu’on attend de nous, ça a été dur, difficile à vivre pour nous, ...”.
Puis analyser ces situations, leurs impacts et ce qu’elles traduisent de l’entreprise. - Suivi d’un temps de partage collectif.
Réunis par groupe de 5, les collaborateurs pouvaient alors partager leurs réflexions. Et fort de tous ces échanges, chaque groupe avait ensuite la responsabilité de faire émerger 3 à 5 valeurs sur des post-it.
L’ensemble des post-it ont été rassemblés, regroupés par similarité et affichés à la vue de tous.
À partir des valeurs affichées, chaque collaborateur avait la possibilité de voter à l’aide de 3 gommettes à répartir, soit sur les 3 valeurs de son choix, soit sur une seule et même valeur par exemple.
À l’issue de l’atelier, nous avions fait émerger les 6 valeurs de Linkvalue : partage, bienveillance, expertise, confiance, entraide et remise en question.
Déclinaison des valeurs
Nos valeurs étaient exprimées, il restait maintenant à les préciser.
Il est en effet important que les valeurs soient comprises par tous et qu’elles puissent se décliner en éléments concrets.
À l’occasion cette fois de l’événement organisé pour fêter les 5 ans de notre entreprise, nous nous sommes à nouveau réunis pour définir ensemble la façon dont nous incarnons ces valeurs, à la fois en interne, mais aussi en externe.
Pour chaque valeur, chacun pouvait exprimer sur un post-it, la traduction de cette valeur au quotidien que ce soit ‘entre nous’ ou ‘avec nos clients’.
Les post-it étaient ensuite répartis dans les colonnes ‘c’est quand je…’, ‘ce n’est surtout pas quand je …’.
Le but était bien sûr aussi d’échanger ensemble tout au long de l’exercice et de pouvoir réagir et ajuster directement de manière collaborative.
Le fruit de cet atelier a ensuite donné lieu à une mise en commun et à un travail de synthèse conséquent, pour illustrer la manière dont ces valeurs issues du collectif se traduisent au quotidien dans les équipes Linkvalue.
Après la finalisation de la rédaction, les valeurs et leurs déclinaisons ont été partagées à tous et inscrites de manière durable dans nos différents outils et éléments de communications.
Mise en mouvement des valeurs
Les valeurs doivent être partagées et connues de tous pour être vécues. La dernière étape consiste donc à les faire vivre dans nos actions quotidiennes.
Une mise en mouvement est en effet nécessaire afin d’ancrer les valeurs de manière durable. L’objectif est que l’ensemble des collaborateurs s’approprient les valeurs dans leur rédaction finale pour les prendre en compte dans leurs actes et décisions entre nous, avec les candidats, avec nos clients, nos partenaires, dans l’exercice de nos métiers, de nos projets, au regard de notre offre, etc.
Il est également pertinent de challenger les différents processus existants au vu de ces valeurs (par exemple revue du processus d’onboarding, revue des score cards qui guident les entretiens de recrutement, lancement de nouveaux chantiers de coconstruction, etc.).
Retour d’expérience
Au total ce sont 8 collaborateurs qui ont porté ce chantier sur environ un an.
Ce projet leur a permis de se nourrir de nombreux échanges et d’avoir une vision complète du chemin parcouru. Et au-delà de la fierté et du sentiment d’appartenance décuplé, ils ont aussi pu mieux analyser et comprendre certaines difficultés rencontrées et dégager de nouveaux axes de progression.
Engager vos collaborateurs dans la définition de vos valeurs vous permettra à la fois de faire émerger des valeurs distinctives en alignement avec votre équipe, mais également de les impliquer davantage dans le projet d’entreprise.
Tout au long de ce projet, nous avons été formidablement accompagnés par Laurence Resseguier, coach et accompagnatrice de transformations individuelles et collectives chez Deux Ailes Accompagnement.
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