Intelligence collective : 13 étapes pour une animation de réunion réussie

Pour The Economist, et d’après sa loi Bartleby, “80 % du temps de 80 % des personnes présentes lors de réunions est gâché”.

Réunion collaborative— par Redd sur Unsplash

Que vous soyez leader technique, product manager, manager d’équipe, développeurs, … Tout collaborateur responsable ou porteur d’un quelconque sujet peut être amené à mener ou intervenir dans une réunion.
Pour que celle-ci soit utile autant à son organisateur qu’à l’ensemble des participants, que chacun soit impliqué et que la synergie du groupe se développe, plusieurs étapes sont à respecter :

1 — Se questionner sur le besoin de la réunion

Il est important de prendre un temps de réflexion pour s’assurer que la réunion est nécessaire et qu’il s’agit du meilleur format pour le sujet à traiter.
Il faut considérer d’autres formes d’expression ou de collaboration : une communication ou un échange par écrit, une collaboration asynchrone, un formulaire en ligne, un échange informel, … Et valider que la réunion est le format le plus adapté.

2 — Définir l’objectif de la réunion

Ensuite il convient de définir et d’exprimer l’objectif précis de la réunion.
Elle peut être au service de la stratégie, du développement, de l’opérationnel, pour mener à une décision collective, une consultation ou une information.
Une fois que l’intention est définie, il est alors possible de détailler les sous-objectifs et livrables attendus en fin de réunion.
L’objectif peut par exemple être de prendre une décision ou de collecter des avis sur un sujet. Le livrable attendu sera donc une décision ou des idées.

3 — Définir les participants à la réunion

Les personnes conviées doivent avoir une valeur ajoutée à apporter, c’est-à-dire être parties prenantes, sachantes ou encore impactées sur le sujet.
On n’invite pas une personne uniquement parce qu’elle est disponible, mais parce qu’elle peut être utile au groupe.
Et en tant qu’invité, il faut aussi se responsabiliser et ne pas venir uniquement parce que l’on est convoqué, mais parce qu’on se sent concerné.
Selon la loi des 2 pieds énoncée par Harrison Owen, si une personne n’apprend rien ou ne contribue pas lors d’une réunion, elle ne doit pas hésiter à prendre ses deux pieds pour partir et aller vers une activité plus productive ou intéressante. Une présence passive et contrainte n’est pas souhaitable.
Un autre principe qui en découle est donc que les personnes présentes sont les bonnes personnes.

4 — Préparer et transmettre l’ordre du jour en amont

L’ordre du jour comprenant l’objectif de la réunion, son déroulement et le livrable attendu doit être préparé et transmis aux participants en amont de la réunion.
Cela permet de créer les bonnes conditions à la réunion, pour que chacun puisse se préparer et se sentir investi.

5 — S’ancrer au moment présent

Afin de faire une transition avec ses activités précédentes, il peut être utile de prendre quelques minutes pour se recentrer.
Ainsi je fais de la place pour me concentrer sur le moment présent et à venir et j’évalue l’état dans lequel je me trouve avant d’aborder la réunion.
Cela peut passer par une courte méditation, durant laquelle on se concentre sur sa respiration et les sensations de son corps.
On peut également proposer aux participants d’écrire sur un post-it les difficultés ou soucis qu’ils rencontrent et qu’ils souhaitent mettre de côté pour être pleinement présents. Ils peuvent alors symboliquement chiffonner et jeter le post-it.

6 — Se connecter aux autres

Une fois que l’on est connecté à soi et au moment, il convient de se connecter ensemble avec les personnes présentes.
Ce temps d’inclusion donne la possibilité de gérer l’énergie du groupe et d’instaurer de la bienveillance et un cadre de confiance.
Parmi les nombreux ice-breaker existants, il faut en choisir un selon l’objectif de la réunion et le besoin du groupe. Il s’agit d’une activité rapide qui permet à chacun de prendre la parole.
Ce peut être :

• La météo intérieure : Chacun exprime son état d’esprit du moment,
• Le jeu des images : Les participants piochent une image avec laquelle ils doivent ensuite faire un lien avec leurs attentes ou leur état d’esprit.
• Le portrait chinois : Chacun partage trois informations le caractérisant, en se basant sur le modèle “Si j’étais un …, je serais …”.
• Le kiff : Tout le monde partage un événement positif récent.
• …

7 — Donner le cadre et les règles

Les règles de l’intelligence collective sont : écouter avec attention, parler avec intention, être bienveillant, se faire confiance et respecter le cadre.
Il est important de le rappeler en début de réunion et de compléter avec des consignes complémentaires si nécessaire.
On peut par exemple demander de mettre les téléphones portables en mode silencieux, de fermer les ordinateurs portables ou encore limiter les temps de parole.

8 — Définir ou rappeler les rôles

Attribuer des rôles aux participants, leur permet également de sentir davantage impliqués. En début de réunion, c’est donc le moment de définir ou de rappeler les rôles de chacun.
Au-delà des rôles d’organisateur, d’animateur et de facilitateur, on peut également désigner :

• Le gardien du temps, qui s’assure que le timing est respecté et intervient pour alerter si ce n’est pas le cas.
• Le scribe, qui assure la prise de note qui servira de compte rendu à la réunion.
• Le maître des décisions, qui accompagne le processus de prise de décision.
• L’avocat du diable et de l’ange, qui vont challenger les idées proposées en intégrant des points de vue différents.
• …

9 — Centraliser les attentes des participants

Même si l’objectif de la réunion a été formalisé et communiqué en amont, les participants peuvent avoir des attentes différentes sur le déroulé de la réunion.
Pour en tenir compte, il est intéressant de demander à chacun : “La réunion sera réussie si quoi ? La réunion sera ratée si quoi ?”.
Cela permet de connaître les critères de succès et d’échec de la réunion selon les participants, et d’intégrer les freins à lever pour une réunion efficiente.
En fin de réunion on peut revenir sur ces éléments pour vérifier si la réunion a atteint les conditions de réussites et prévenus les craintes.

10 — Dérouler un scenario

La réunion n’est pas un outil mais un processus vivant.
Pour que ce processus soit efficient il doit néanmoins s’appuyer sur un scénario ouvert et organisé.
On déroule ainsi les différentes étapes pour aboutir à notre objectif.
Pour s’appuyer sur un scénario éprouvé qui permettra de faire émerger la synergie du collectif, on peut s’appuyer sur des méthodologies pratiques qui proposent des ateliers cadrés, telles que les méthodes agiles, les liberating structures, le forum ouvert, le co-développement, …

11 — Distribuer la parole

La richesse de la réunion et des échanges réside dans la diversité du collectif. Il est donc essentiel que chacun ait la possibilité de s’exprimer librement.
Pour cela, la parole peut être distribuée de différente manière :

• La parole tournante : L’objectif est que chacun s’exprime à tour de rôle jusqu’à ce que tous les participants aient pris la parole.
  Cette méthode incite ceux qui s’expriment moins facilement à sortir de leur réserve et force les plus volubiles à attendre leur tour. Ils peuvent ainsi davantage réfléchir à ce qu’ils vont dire. Cette technique en appelle une autre : « Laisser la place au silence ». Elle permet de laisser mûrir sa pensée et de mieux maîtriser ses émotions pour augmenter la qualité de son propos.
• La parole au centre : Chacun est invité à exprimer son point de vue et ses idées pour nourrir le sujet. Chacun attend son tour pour parler et celui qui désire la parole doit le signifier. Il peut alors rebondir sur les propos précédents.
  La parole peut-être symbolisée par un bâton de parole. Celui qui détient le bâton est le seul à pouvoir s’exprimer et les autres ne doivent pas l’interrompre. Quand il a fini, il transmet le bâton de parole à qui le demande, et ainsi de suite. Cette forme permet de visualiser la circulation de la parole et les éventuelles monopolisations.

Dans tous les cas il faut veiller à ce que les temps de parole ne soient pas trop longs ou inégaux et aussi laisser la parole à ceux qui ne l’ont pas encore prise.
Et il faut toujours rester dans le cadre de la bienveillance en rappelant que les avis s’additionnent et ne s’opposent pas. Et que même si on est en désaccord, on dissocie l’avis de la personne.

À noter également que selon la taille du groupe, certaines dispositions peuvent faciliter la prise de parole. Une disposition des participants en cercle ou autour d’une table ovale est par exemple adaptée au plus grand groupe.

12 — Prendre une décision collective

Si l’objectif de la réunion est d’aboutir à une décision, les différents échanges doivent mener à une prise de décision.
Ainsi, la problématique doit être reformulée et les solutions proposées synthétisées et clarifiées. Après avoir échangé sur les avantages, inconvénients et impacts des propositions, un temps de réflexion peut être repris par chacun.
Et la suite dépend de la méthode de décision retenue : vote à la majorité, vote par consentement, décision individuelle selon les avis reçus, …

13 — Clore la réunion

On peut d’abord reprendre l’aspect pratique en faisant un résumé de l’objectif attendu et atteint avec une projection sur les éventuelles prochaines étapes.
Mais clôturer le moment passé ensemble signifie surtout fermer l’espace de réunion en s’arrêtant sur le ressenti de chacun suite aux échanges.
On peut alors demander à chaque participant de partager un mot qui résume la réunion et son état d’esprit. Cela permet ensuite de repartir sur une nouvelle activité l’esprit plus libre.
Il est aussi important d’évaluer la réunion afin de savoir si elle a été utile aux participants et à l’organisateur.
Pour les participants, on peut leur proposer de participer à une évaluation R.O.T.I.. Une évaluation à chaud lors de laquelle ils expriment, à travers une note par exemple, si pour eux la réunion valait plus que le temps passé,
valait le temps passé ou ne valait pas le temps passé.
Et on peut également revenir sur les critères de réussite et d’échec qui avaient été émis en début de réunion pour vérifier si les attentes exprimées ont été atteintes et les peurs levées.

Nous publions régulièrement des articles sur des sujets de développement produit web et mobile, data et analytics, sécurité, cloud, hyperautomatisation et digital workplace.
Suivez-nous pour être notifié des prochains articles et réaliser votre veille professionnelle.

Retrouvez aussi nos publications et notre actualité via notre newsletter, ainsi que nos différents réseaux sociaux : LinkedIn, Twitter, Youtube, Twitch et Instagram

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre site web et nos offres d’emploi.