Récit d’un onboarding en temps de crise
Aurélien Rigard a rejoint l’équipe Talent Acquisition de l’entreprise à l’aube du confinement lié à la crise sanitaire du COVID-19.
Il partage aujourd’hui cette expérience inédite, des jours qui ont précédé son arrivée, jusqu’à son onboarding (qui a coïncidé avec l’annonce du confinement) et la mise en télétravail de l’ensemble de nos collaborateurs.
“Quand on veut on peut.”
Je ne peux pas vous dire si c’est Napoléon Bonaparte ou ma propre mère, tellement elle l’a utilisée à mon encontre, qui est à l’origine de cette citation… Mais pour nous tous, en ce moment, c’est loin d’être aussi simple.
Qui aurait imaginé vivre cette crise sanitaire du COVID-19 quelques mois auparavant ?
Début 2020 justement, je prends la décision de démissionner, conscient d’avoir mon avenir professionnel entre les mains… La durée de mon préavis m’amène vers une prise de poste effective au 16 mars.
2020 devait être mon année, elle sera sans doute celle du COVID-19. Mon tour attendra…
Parce que toi aussi tu as peut-être vécu un onboarding délicat pendant cette période et qu’il t’arrive encore de te sentir seul(e) ; parce que nous avons forcément été, et qu’il nous arrivera encore d’être “le petit nouveau” dans notre carrière, je tenais à partager mon expérience d’une intégration réussie dans les conditions de confinement que nous connaissons tous aujourd’hui. Et ce n’était pas gagné d’avance !
L’onboarding : une période décisive
Je ne t’apprends rien : l’onboarding, ou intégration, est une période critique qui va faire ou défaire la vision que tu peux avoir de ton nouveau cadre de travail. Les premières heures s’apparentent aux premières secondes dans un appartement que l’on visite. Le feeling ressenti durant cette courte période est capable de déterminer si on restera ou non, si on achètera ou pas.
Ce processus RH, à cheval entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur, a pris une place importante dans la vie des entreprises. Idéalement, il est rythmé autour de 3 grandes étapes : Le pré-boarding, l’arrivée au sein de l’entreprise, puis le suivi.
Son objectif : faire attention au bien-être de la nouvelle recrue dans son travail et veiller à ce qu’elle dispose de tous les éléments nécessaires pour pouvoir démarrer convenablement tout en étant suffisamment accompagnée.
Dans la peau du recruteur, l’occasion ne m’a pas toujours été donnée d’accompagner les candidats jusqu’à la signature de leur contrat. Je me suis cependant toujours penché sur les expériences que nous faisions vivre à nos nouveaux et nouvelles collègues, pendant l’onboarding et au-delà. Les moyens alloués n’étaient pas toujours au rendez-vous, y compris sur le plan humain, et les résultats s’en faisaient parfois ressentir. Mais le discours restait conforme à la réalité proposée par mes précédents employeurs, sans artifice…
Accueillir un nouveau salarié dans les meilleures conditions possibles, tant sur le plan administratif et matériel que sur celui des relations humaines relève, pour ma part, du bon sens.
Mais lorsqu’une situation aussi exceptionnelle qu’imprévue te coupe de toute vie sociale quotidienne, au moment même où tu t’apprêtes à prendre de nouvelles fonctions, tu abordes le sujet sous un angle inédit, avec comme toile de fond la question suivante :
“Se sentir intégré.e, ça veut dire quoi ?”
11 mars 2020 -10h54 : “On a hâte de t’accueillir chez Linkvalue.”
Je viens de recevoir un e-mail de Joy Schlienger, chargée de communication, contenant le programme de ma première journée. Nous sommes à J-5 de mon arrivée. Autant te dire qu’à ce moment-là précis, j’étais un candidat / collaborateur comblé… (Oui c’est une grande première pour moi que de recevoir ce type d’e-mail, mais j’y reviendrai 😅).
“Nous t’avons prévu différents points pour ton premier jour afin de t’aider à prendre tes marques et rencontrer les Partners.
Voici donc un aperçu de ta première journée parmi nous :
- 9h15 : Bienvenue à l’Atelier ! Je serai là pour t’accueillir avec l’équipe et nous prendrons un bon petit-déjeuner tous ensemble pour bien démarrer la journée.
- Matinée : Tu retrouveras ton pack de bienvenue, puis j’en profiterai pour te présenter Linkvalue, notre fonctionnement et les outils que l’on utilise au quotidien en parcourant avec toi ton Welcome Book.
- 12h30 -14h : Déjeuner avec les Partners - Un repas dans les bureaux est prévu pour l’occasion.
- Après-midi : Tu rencontreras plusieurs Partners qui t’expliqueront leur mission au sein de Linkvalue.”
Chez Linkvalue, comme dans la plupart des sociétés de conseil IT, consacrer beaucoup d’énergie et de temps au recrutement est la norme. Il faut déjà creuser un peu plus loin dans la culture et les valeurs de chacune d’elles pour y trouver des exemples de processus d’intégration réussie.
Dans mon cas, le programme du premier jour (ci-dessus) s’accompagne d’initiatives que tu as déjà pu côtoyer de près ou de loin. Elles sont censées améliorer le parcours d’intégration et l’expérience vécue par le nouveau collaborateur :
- La présence d’un(e) Happy Office Manager (ou Chief Happiness Officer) pour mettre en place les conditions favorables à ton arrivée ;
- La désignation d’un tuteur (ou buddy) dans l’équipe à laquelle tu appartiens et sur le métier que tu vas exercer, pour s’occuper de ton intégration ;
- Des outils numériques comme Slack et Trello qui te guident vers les personnes, outils et informations utiles ;
- Des collaborateurs disponibles pour échanger, et un accès aux informations de l’entreprise facilité.
J’aurais également pu aborder les sujets de la flexibilité dans l’organisation du travail (absence d’horaires fixes, flex office, télétravail ponctuel, …) ou de la vie d’équipe (soirées d’entreprise organisées ou improvisées, séminaire annuel, …) mais je n’ai pas encore eu le temps de vérifier leur existence.
Toutes les entreprises ont leurs avantages. Toutes affichent leur volonté d’être “innovante” ou d’encourager “l’esprit d’équipe”. Alors qu’est-ce qui fait que ça “prend” ou pas ? Que des valeurs deviennent réalité ou qu’elles restent de l’ordre du discours ?
Le défi d’incarner ses valeurs
La question des valeurs de l’entreprise, de l’adéquation à celles des employés et au partage d’une même culture organisationnelle arrive bien souvent très tardivement dans les processus de recrutement : au mieux, on l’évoque vers la fin. Prédominent les compétences supposées, parfois la rémunération, les avantages proposés, mais rarement le sens que nous semblons pourtant tous rechercher.
Jamais on ne met en regard la manière de faire les choses, de résoudre les problèmes, de s’écouter les uns les autres, tous ces aspects humains pourtant essentiels à la vie d’une entreprise et finalement incontournables dans le contexte que nous traversons. Et le plus souvent lorsque ces valeurs sont évoquées, elles demeurent bien souvent des mots joliment mis en avant par la communication, mais souvent peu incarnés par les collaborateurs.
16 mars 2020 - 8h40 : le jour d’avant
Je m’apprête à prendre mon train pour mon premier jour en entreprise (et globalement une journée) qui ne s’annonce pas du tout comme les autres. Linkvalue m’a bien entendu prévenu, tout le monde est déjà en télétravail, je ne m’attarderai pas au bureau. La gare de mon village, habituellement bondée, est quasiment déserte.
La distanciation sociale est largement respectée dans chacun des wagons, bien trop peu de monde pour ne pas se trouver une place “à l’abri”.
Les quelques minutes de marche qui séparent la gare de Perrache de mes nouveaux locaux se font dans un calme angoissant. 2 jours avant, Edouard Philippe annonçait que tous les restaurants, bars et commerces non essentiels devaient fermer, dès le samedi 14 à minuit. J’emprunte une partie de la rue Victor Hugo (l’une des artères commerciales les plus dynamiques de Lyon) avec l’espoir d’y croiser un peu de monde, mais pas trop non plus… Comme pour me rattacher à l’espoir d’une journée, à peu de chose près, normale.
J’attendais ce moment avec impatience depuis 2 mois, il arrive enfin. Je m’apprête à passer la porte de l’entreprise qui m’a accordé sa confiance et que j’ai choisi de rejoindre. Les sentiments sont décuplés par la situation inédite, mélange d’enthousiasme, d’excitation et de nervosité en même temps.
Lucie (Talent Manager) et Romain (cofondateur) ont fait le déplacement pour moi, le reste des locaux est vide.
À peine le temps de m’accueillir (de loin), de partager un café, de planifier les rendez-vous liés à mon parcours d’intégration, et me voilà rattrapé par l’obligation de composer avec un confinement général qui était déjà sur toutes les lèvres et dans tous les esprits. Je récupère alors mes affaires, prends le train du retour, passe faire quelques courses et rassure mes nouveaux collègues : me voici “en sécurité” à la maison.
Le soir même, Emmanuel Macron annonce que nous sommes en guerre…
OK…
Dans les faits, seuls celles et ceux qui ont un uniforme ou une blouse blanche montent au front. Pour la majeure partie d’entre nous, notre mission consiste grosso modo à rester à la maison, et pour ma part, à découvrir une nouvelle équipe, une nouvelle organisation de travail, de nouveaux collègues, de nouvelles missions… Bref, une nouvelle vie professionnelle “en remote”.
Spoiler alert : tu t’en doutes déjà, on ne m’a pas vendu de rêve, et ça fait du bien.
En confinement, notre pire ennemi, c’est l’incertitude.
En tant que candidat / futur collaborateur, je suis un habitué des petites désillusions qui font le charme d’un premier jour : Une équipe qui n’est pas prévenue de mon arrivée, un responsable invisible, un premier déjeuner en solo… Ces expériences précédentes se sont pour autant bien déroulées et je n’ai jamais pris la décision de quitter une entreprise à cause d’une première impression négative.
Leurs souvenirs m’ont néanmoins donné, le soir d’un 16 mars plutôt anxiogène, quelques sueurs froides supplémentaires. L’excitation d’un premier jour idéal a laissé place à l’espoir d’une journée normale, puis à la crainte d’un possible isolement dès le second jour, et enfin à l’angoisse d’une erreur de timing.
Le temps s’est comme épaissi, et je ne me suis plus focalisé que sur un seul sujet, qui a balayé tous les autres :
“Pourquoi ai-je quitté mon entreprise précédente ? Et pour quoi ?”
Retrouvez la suite de cet article sur le sens au travail par ici :
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