Top des outils numériques utiles au bureau
Les nouvelles technologies font désormais partie du quotidien professionnel de la grande majorité des travailleurs.
Plus de 75% d’entre nous utilisent du matériel informatique plus de 3h par jour de travail, avec une moyenne de 6,5 heures pour les cadres et les professions intellectuelles.
À l’heure de la transition numérique, du développement du télétravail et de la polyvalence, se créer un annuaire d’outils numériques sur lesquels s’appuyer dans son travail est donc devenu indispensable.
Que vous soyez communicant, recruteur, développeur, designer, chef de projet, … Dans le monde du Web vous avez tout intérêt à intégrer de tels outils dans votre routine.
Je vous partage donc mon top des outils et services numériques transverses qui m’ont été le plus utiles jusqu’ici, en termes de collaboration, de création visuelle et de communication.
À noter que l’ensemble de ces outils numériques permettent à la fois de gagner en productivité et en créativité, et favorisent également la coopération et une meilleure organisation et gestion.
Outils numériques collaboratifs
Le mode collaboratif se développe de plus en plus et doit se réinventer avec la mobilité du travail, l’augmentation constante du volume d’informations utiles et l’interdisciplinarité des équipes.
Les outils numériques collaboratifs permettent alors le partage de l’information, un travail conjoint et des interactions en simultané, une centralisation et une meilleure accessibilité des informations.
Trello
Trello est un outil de gestion de projet collaboratif, qui repose sur un système de tableaux et de cartes. Chaque carte correspond à une information ou à une tâche à effectuer, et peut contenir de nombreuses informations et fonctionnalités (texte, commentaire, pièce jointe, lien, deadline, …)
Différentes personnes peuvent être ajoutées en tant que contributrices du projet et peuvent alors visualiser le contenu et sa progression, et éditer et déplacer les cartes selon leurs droits.
De multiples cas d’application sont alors possibles :
- utilisation sous forme de backlog pour visualiser l’avancée d’un projet avec par exemple des colonnes ‘To do’, ‘Doing’, ‘Done’ dans lesquelles on déplace les cartes
- utilisation sous forme de to do list avec des tâches classées par catégorie ou par équipe
- utilisation sous forme de mindmapping d’idées
- utilisation sous forme de tableau d’inscription (Cf exemple ci-dessus)
- etc.
Slack
Slack est un outil de communication collaborative souvent utilisé comme un service de messagerie interne.
L’espace de travail dédié à l’entreprise permet des discussions individuelles ou groupées avec d’autres collaborateurs et aussi la création de chaînes de discussion dédiées, soit à des équipes de travail (équipe communication par exemple), soit à des discussions par catégorie (événements par exemple).
Il permet également de constituer un véritable annuaire de l’entreprise via le profil de l’ensemble des collaborateurs.
En plus des échanges par écrit, Slack permet également les appels vocaux, l’échange de documents, la possibilité de réaliser des sondages et peut être coupler à plus de 2000 services différents (tels que Trello par exemple).
Pour ma part je suis également fan :
- du slack bot que l’on peut paramétrer pour afficher des messages automatiques selon la rédaction de certains mots-clés, que ce soit des messages humoristiques ou utiles :
- et de la possibilité de publier des gif aléatoires correspondant également au mot-clé tapé, grâce à la commande /giphy [mot-clé].
J’utilise cet outil quotidiennement pour alimenter des chaînes de discussion, échanger avec mes collègues et collaborer avec les membres de mon équipe.
J’ai également rejoint d’autres espaces Slack, tels que le Slack des Office Managers qui me permet d’échanger avec des pairs.
Google Docs et Drive
Je les utilise aussi bien à titre personnel que professionnel.
Google Docs est une plateforme collaborative de création et de partage de documents, qui sont sauvegardés sur Google Drive.
Équivalent de la suite Microsoft Office, vous pouvez créer des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations, des dessins et même des sondages.
Les documents créés sont automatiquement sauvegardés dans votre espace personnel et vous pouvez choisir de les partager avec vos collaborateurs selon différents types de droits : simple visionnage, possibilité de commenter ou modifier le document. Vous conservez un historique de toutes les versions du document, que vous pouvez restaurer à tout moment.
Vos documents sont ainsi disponibles depuis n’importe quel device, n’importe où et partageable à tous, pour une meilleure collaboration.
Cet outil reste compatible avec les outils de bureautiques courants et dont vous pouvez importer les documents. Et inversement les documents créés sont téléchargeables en format .xls ou .ppt par exemple.
Vous pouvez aussi vous en servir comme simple outil de stockage de données, pour vos photos par exemple.
Pour résumer, ces deux plateformes vous permettent de créer, partager, consulter et stocker des documents de différents formats.
Notion
‘Quelles sont les prochaines formations à venir ? Qui puis-je contacter pour un déplacement ? Comment poser un congé sans solde ? Quel est le mot de passe du wifi ?, etc.’ autant de questions qui trouveront désormais directement leur réponse dans un seul et même outil : Notion.
Il s’agit d’un outil de knowledge management collaboratif, que nous avons récemment mis en place à Linkvalue.
C’est un gestionnaire d’informations, qui outre le stockage de données, permet de créer une véritable architecture de l’information et de mettre le contenu en histoire.
Il est ainsi possible d’y créer du contenu ouvert à toute l’entreprise en rendant l’information accessible de manière claire et romancée, mais aussi de se créer des espaces de travail privés par équipe, avec par exemple des liens vers les principaux documents de travail et assignation de tâches.
De plus il permet un large choix d’édition de contenu, sous différents formats et formes.
Compatible avec l’ensemble des outils présentés (Slack, Trello, Drive), il permet de centraliser l’ensemble des informations relatives à l’entreprise et de les rendre accessibles de manière compréhensible et ludique. Il facilite également le travail d’équipe via les espaces de travail dédiés.
Il est d’ailleurs également utilisé en tant qu’outil de gestion de projet par certaines équipes.
Outils numériques créatifs
Utiliser des outils numériques de création visuelle permet de réaliser facilement des créations de qualité professionnelle sans avoir à dépendre de l’apprentissage et la détention de logiciels ou de collègues ou prestataires qualifiés.
Certes, la création graphique reste un véritable métier et il convient de respecter votre charte et certains codes graphiques, mais grâce à ces outils la création visuelle est désormais devenue beaucoup plus accessible.
Vous devenez ainsi plus autonome, tout en favorisant le développement de votre créativité.
Canva
Il s’agit de mon outil coup de cœur, que j’utilise désormais systématiquement pour la création de contenu visuel.
Simple de prise en main et avec une version gratuite assez complète, il permet la création de visuels de qualité sans passer par les traditionnels outils de PAO.
Grâce à de nombreux templates et fonctionnalités de modification, il est possible de créer toute une palette de documents graphiques : visuels pour les réseaux sociaux, infographies, présentations, affiches, brochures, bannières de blog ou mail, programme, menu, etc.
Aussi bien web que print, puisque vous pouvez ensuite soit télécharger vos créations, soit les faire imprimer par un service professionnel et vous les faire livrer.
Pour ma part, je m’en sers aussi bien pour illustrer nos articles de blog et épingles Pinterest, que lors de communications internes en ligne et affichage dans les bureaux.
Crello
Il s’agit d’un outil équivalent à Canva, qui permet également la création d’un grand nombre de types de visuels sur la base de templates modifiables.
Toutefois la version gratuite de l’outil est plus restreinte, et donne accès à moins de templates et fonctionnalités. Malgré tout je l’utilise en complément de Canva pour avoir accès à des styles graphiques différents et parfois plus dynamiques.
Adobe Spark
L’éditeur de logiciel de graphisme Adobe a également lancé son outil de création visuelle simplifié.
Adobe Spark donne accès à des modèles prédimensionnés et vous permet de créer vos propres templates adaptés à votre charte graphique pour vos contenus récurrents : infographie de nouveaux collaborateurs, cover Youtube, visuel d’annonce Meetup, …
Ainsi, après avoir prédéfini vos templates, vos collaborateurs n’ont plus qu’à reprendre le modèle créé et mettre à jour les informations correspondantes.
Outre un gain de temps certain et une plus grande autonomie, cela permet de conserver une cohérence dans certains visuels clés et de s’assurer que la charte graphique est bien respectée.
Je trouve donc cet outil très utile dans le cadre de la création de contenu corporate, mais moins pour la création de contenu créatif et original.
À noter, qu’il est également possible de réaliser des vidéos, mais la fonctionnalité est encore peu développée à mon goût.
Playplay
Il s’agit d’un outil made in France de création de vidéo en ligne. Sur le même principe que Canva, on a accès à des templates vidéos personnalisables, qui permettent de réaliser une vidéo facilement, sans compétences techniques et sans faire appel à un prestataire.
Écran par écran, on peut ajouter du contenu visuel (image, gif, vidéo) et du contenu texte. On peut ensuite paramétrer les transitions, la vitesse de défilement, une musique de fond, ajouter des sous-titres, etc.
Les vidéos créées sont ensuite téléchargeables en différents formats (carré, 16:9, vertical) pouvant s’adapter aux différents canaux de diffusion (comme les différents réseaux sociaux par exemple).
Cet outil nous permet de réaliser fréquemment de nouvelles vidéos de différents types, comme : interview, annonce d’offres d’emploi, story Instagram, présentation d’entreprise ou d’événements ou encore présentation métier.
Unsplash
Il s’agit d’une bibliothèque de visuels en haute définition et libres de droits.
C’est ma source principale pour la recherche d’images, car il y a un large choix de visuels de qualité et souvent artistiques, alimentée par des photographes de par le monde.
Il suffit de faire une recherche par mot-clé pour faire remonter les visuels correspondants. Et gros plus, la recherche de visuels via Unsplash est directement intégrée dans Medium et Adobe Spark
The Noun Project
Cet outil est ma référence absolue en recherche d’icônes. On y retrouve des millions d’icônes gratuites à télécharger en format SVG ou PNG.
Encore une fois, une simple recherche par mot-clé permet de visualiser une grande sélection d’icônes de qualité et de différents styles, réalisées par des créateurs du monde entier.
Compress jpg/ png
Le poids des images est un véritable enjeu pour limiter le temps d’affichage d’une page web et limiter son empreinte carbone (vous pouvez d’ailleurs retrouver l’article de mes collègues sur le sujet de l’impact carbone du numérique et la mesure des émissions du Web).
J’utilise donc systématiquement les outils compress jpg et compress png pour réduire le poids des visuels que j’utilise, qu’ils soient destinés au blog, aux réseaux sociaux ou encore à de la communication interne.
Ces outils me permettent en général de réduire le poids d’une image d’au moins 20% et souvent plus encore, sans perdre en qualité.
J’en profite également pour vous partager l’outil small PDF, qui permet lui, parmi de nombreuses fonctionnalités, de réduire la taille de vos PDF.
Outils numériques de communication
Les outils numériques précédents sont également des outils d’aide à la communication, mais spécialisés dans le travail collaboratif ou la création visuelle. Les outils listés dans cette partie sont des outils plus généralistes.
Que ce soit pour transmettre des informations ou en récolter, les outils numériques d’aide à la communication sont de véritables alliés.
Il en existe en quantité, mais je ne m’attarderai que sur quelques-uns d’entre eux, dont je me sers principalement dans le cadre de communications internes.
Doodle
Doodle est un outil numérique de sondage et d’aide à la planification d’événement.
Il permet de proposer soit différentes dates et créneaux, soit différentes propositions. Il suffit ensuite aux participants d’inscrire leur nom et de sélectionner une ou plusieurs des propositions.
L’ensemble des participants peut visualiser les retours faits au fur et à mesure, à moins de sélectionner l’option ‘anonyme’ en paramètre.
Le but de cet outil est de vous aider à sélectionner la date ou la proposition ayant obtenu le plus d’engouement de la part des répondants, afin de prendre une décision en adéquation avec les souhaits exprimés dans le sondage.
Pour ensuite lancer les invitations et gérer les retours des invités, je crée un événement dans Google Agenda, auquel je convie toutes les personnes concernées. Il leur suffit alors de cliquer sur Oui ou Non pour indiquer leur présence ou absence à l’événement.
Typeform
Typeform permet de créer des questionnaires en ligne, que ce soit pour diffuser des enquêtes de satisfaction, des formulaires d’inscription ou encore des quizz.
L’outil propose plusieurs templates selon le type de formulaire voulu, dont on peut éditer à la fois la forme et le fond.
Niveau design, il est effectivement possible de choisir de nombreux éléments tels que le visuel de fond, la couleur du texte et des boutons et la police.
Le rendu visuel est abouti et ergonomique et permet de produire des questionnaires créatifs de qualité.
Côté contenu, on peut paramétrer un écran d’introduction, puis ajouter différents types de questions : question à choix multiples, question à réponse rédigée, notation, sélection d’images, question à réponse chiffrée, etc.
Les questions apparaîtront une par une à l’utilisateur.
Le questionnaire en ligne peut ensuite être transmis via un simple lien.
Et les réponses sont accessibles via l’onglet d’analyse de l’outil. Vous accédez alors au taux de réponse de votre questionnaire, ainsi qu’aux réponses à vos questions.
Mailchimp
Mailchimp est une solution numérique d’envoi de newsletters et de campagnes marketing. Les envois peuvent être donc autant destinés à un public interne qu’externe.
Vous pouvez créer et paramétrer vos listes d’envois, puis créer facilement vos propres templates de mail, via un système simple de drag and drop builder.
Il vous est également possible d’automatiser certains champs selon les données de vos listes de contact et aussi vos envois, en programmant un e-mail de bienvenue lors d’une inscription ou encore un e-mail envoyé le jour de l’anniversaire d’un de vos destinataires.
Mailchimp propose aussi l’intégration de formulaires et de système d’inscription, et permet de visualiser les statistiques d’ouverture de chaque envoi.
Attention toutefois à veiller à ne pas atterrir dans les spams de vos destinataires, à ne pas écrire à des adresses mails non fonctionnelles ou en doublon et à ne pas générer de désinscription de votre liste d’envoi. Ces éléments peuvent nuire à l’efficacité de vos campagnes, mais aussi à votre crédibilité auprès des services de messagerie.
Pour éviter cela, assurez-vous de soigner vos titres et objets de mail, ne contactez que des personnes qui ont accepté de recevoir vos communications, nettoyez régulièrement votre base de données, et pensez à équilibrer votre ratio texte vs image.
Kahoot
Kahoot est une application en ligne permettant de créer et de partager des quiz interactifs, qui peuvent être à visée ludique ou pédagogique.
Il vous suffit de créer un quiz avec plusieurs questions à choix multiples.
Les participants peuvent ensuite soit participer physiquement, soit à distance. Vous leur diffusez un écran sur lequel apparaissent les questions et les propositions.
Depuis leur ordinateur ou leur mobile, les participants rejoignent la partie via un lien et un code correspondant à votre quiz. Les questions défilent au fur et à mesure et les participants doivent à chaque fois sélectionner une des réponses qui s’affichent sur leur écran.
Pour chaque question, une fois que chaque participant a répondu, s’affichent la réponse correcte, le taux de bonne réponse et le classement des participants.
Vous pouvez paramétrer un temps de réponse limité et également définir un score ou une pondération propre à chaque question. Il est aussi possible de paramétrer des questions intégrant des visuels et des musiques.
À la fin du quiz s’affichent le classement et le score de chacun.
Aussi utilisé dans un cadre scolaire, en entreprise cet outil peut s’avérer utile dans différents cas d’usage, tels que la prise de feedback instantanée, l’animation d’équipe (karaoké, jeu-concours, quiz ludique), test des connaissances acquises lors d’une formation, information et sensibilisation.
Cette liste est bien entendue non exhaustive et je vous invite à partager en commentaire les autres outils numériques que vous souhaiteriez recommander.
