Pentingnya Menguasai 2 Prinsip Dasar dalam Manajemen Produk

Seorang Manajer Produk (PM) yang baik harus memiliki prinsip dasar dalam membuat keputusan. Prinsip-prinsip itu sendiri adalah proposisi atau asumsi mendasar yang bukan merupakan turunan alias hasil mencontoh dari proposisi/asumsi lain.

Sebagai contoh, di C&M kami menerapkan prinsip dasar “Semua pekerjaan yang diterima harus melalui proses Design Sprint terlebih dahulu.” dimana berarti seluruh anggota tim harus mengetahui apa itu Design Sprint, bagaimana prosesnya, bagaimana memfasilitasi sesi, peralatan apa yang mesti disiapkan, dan sebagainya. Setelah itu, baru mereka dapat memulai pekerjaan yang sesungguhnya.

Menjadi seorang PM atau ahli strategi produk memerlukan orang yang memiliki kemampuan menyeimbangkan otak kanan dan kiri. Mengapa?

Sisi Kiri & Sisi Kanan

Prinsip-prinsip dasar dari Manajemen Produk dibagi menjadi:

1. Memaksimalkan dampak terhadap misi.

Seorang PM harus dapat mengembangkan strategi produk yang dapat meningkatkan dampak baik dari misi organisasi/perusahaan ketika ia diberikan berbagai macam input/tantangan.

2. Meraih pencapaian melalui orang lain.

Seorang PM tidak membangun dan mengoperasikan sebuah produk secara langsung, tetapi ia membuat orang lain (anggota timnya) di sekitarnya agar dapat menjalankan kegiatan tersebut lebih baik darinya.

Dua prinsip ini merepresentasikan otak kiri dan kanan manusia. Otak kiri mendefinisikan logika, penelitian dan ketelitian. Dan otak kanan mendefinisikan kreativitas, intuisi dan empati.

PM yang hebat adalah orang-orang yang dapat menggabungkan dua prinsip ini kedalam semua keputusan yang diambil dalam mengembangkan sebuah produk. Begitu juga dengan hal-hal yang dilakukan sehari-hari.

Prinsip 1 — Memaksimalkan Dampak terhadap Misi

Sebuah perusahaan/organisasi, pasti memiliki misi. Entah misi itu adalah untuk menghasilkan pendapatan trilyunan, menciptakan keseimbangan sosial, menjaga kelestarian alam, dan lain sebagainya. Dan fokus karyawan dalam perusahaan ini adalah untuk memenuhi misi-misi tersebut.

Oleh karenanya, berbagai orang bekerja sesuai keahlian dan pengetahuan masing-masing untuk dapat menghadirkan produk/layanan pada konsumen. Ada tim engineer dan desainer yang merancang dan mengembangkan produk, ada tim pemasaran dan penjualan yang membawa ke pasar, dan ada juga tim CS (customer service) yang menangani permasalahan konsumen terkait produk.

Manajemen produk bukan berarti tanggung jawab PM adalah membangun dan menjalankan produk untuk konsumen. Dan bukan juga menjadi visioner yang menatap jauh ke depan; walaupun ia harus mampu memimpin orang-orang yang merancang, mengembangkan dan mengoperasikan produk di jalan yang tepat untuk menuju tujuan. Tetapi, tanggung jawab utama PM adalah menjadi advokat konsumen — dimana ia harus selalu berkata "Tidak." terhadap saran-saran dari anggota tim yang tidak sejalan dengan kebutuhan konsumen/pengguna. Ia harus bisa melihat gambaran besar dari jalan yang dituju, tetapi juga tidak lupa menentukan prioritas untuk mengerjakan bagian-bagian penyusun strategi yang lebih kecil.

Jalan itu disebut Strategi Produk, dimana strategi yang terbaik adalah strategi-strategi yang dapat memaksimalkan dampak terhadap misi.

Dalam merancang strategi produk, seorang PM biasanya menetapkan:

1. Apa saja tujuan/goal yang ingin diraih.
2. Bagaimana kondisi lingkungan yang saat ini terjadi di sekitarnya.
3. Batasan terkait sumber daya apa sajakah yang ada? (Dana, tenaga dan waktu).

Untuk mempermudah pemahaman, mari kita gunakan analogi pesawat luar angkasa Hermes yang menuju ke Bumi namun harus kembali ke planet Mars menjemput kru yang tertinggal. (Ya, ini adalah esensi dari film The Martian.)

Tentukan Tujuan

PM adalah harus bisa melihat gambaran besar dari tujuan bisnis produk yang dipegang, dan kemudian melakukan rekayasa balik (reverse engineering) agar dapat menjalankan pekerjaanya dan meraih tujuan tersebut. Stephen R. Covey yang terkenal dengan konsep 7 Habits of Highly Effective People pun menyebutkan: “Begin with the End in Mind.” Karena jika PM tidak tahu kemana tujuan yang ingin dicapai, maka jangan sekali-sekali berani melangkah karena biasanya akan berakhir di titik antah-berantah.

Masalah terbesar yang dialami oleh banyak PM adalah, mereka tidak benar-benar meluangkan waktu untuk menentukan tujuan yang ingin diraih. Mereka seringnya paham dan mampu untuk menceritakan kembali misi-misi perusahaan, namun tidak memiliki pondasi yang kokoh untuk mencapai misi tersebut.

PM yang hebat adalah orang-orang yang terus-menerus mengajukan pertanyaan-pertanyaan sulit kepada atasannya untuk dapat memahami lebih jauh bagaimana proses mereka dalam mendefinisikan misi-misi yang ingin diraih, dan mengkonfirmasi ulang agar semakin paham. Karena ketika mereka sudah betul-betul paham, ia akan dapat menciptakan strategi yang tepat.

Sebagai kapten pesawat, selain bertanggung jawab terhadap tim di dalam pesawat tersebut, PM juga harus mengetahui kontribusi dari tim lain — dalam hal ini kru yang tertinggal di Mars. Jadi tahu sama tahu bahwa kedua pihak sama-sama bekerja keras agar dapat segara pulang ke Bumi.

Hal seperti ini perlu dilakukan, terutama di perusahaan besar, untuk menyelaraskan kerja seluruh tim dan memastikan terhindar dari gesekan atau bahkan tabrakan antar tim. Lebih baik lagi jika dapat mengkombinasikan antar tim agar dapat mengakselerasi kemajuan kerja.

Perhatikan Kondisi di Sekitar

Seringnya, perencanaan yang dibuat berupa jalan lurus menuju tujuan akhir. Tetapi yang namanya perjalanan, kadang tidak mulus. Bisa saja ternyata di tengah-tengah ada hujan meteor menghadang, namun sensor di dalam pesawat kita sedang dalam perbaikan. Tidak mungkin juga halangan terlihat sejak di awal rencana pemberangkatan dibuat. Dan terkadang, tujuan itu menjadi semakin jauh tetapi kita tidak sadar kalau kita sudah keluar jalur. Untuk mengatasi permasalahan ini, PM perlu memperhatikan kondisi yang terjadi di sekitar untuk dapat mendeteksi, mengantisipasi dan mengembalikan pesawat ke jalur semula.

Ada 2 jenis sinyal yang bisa ditangkap dari lingkungan di sekitar kita, yaitu:

1. Suara Konsumen
   Terdiri dari data kualitatif dan kuantitatif yang kita miliki tentang bagaimana konsumen berinteraksi dengan produk kita.
2. Suara Pasar
   Ia adalah peringatan akan adanya meteor didekat pesawat kita. Perubahan-perubahan yang terjadi di lansekap kompetisi, politik dan sosial-ekonomi yang dapat mempengaruhi produk dan konsumen kita.

Menjadi pendengar yang baik adalah salah satu kunci penting untuk manajemen produk yang hebat. Suara yang kita dengar dari konsumen itu adalah bentuk validasi terbaik dari pencapaian tujuan kita.

Batasan Terkait Dana, Waktu dan Tenaga

Pesawat luar angkasa yang kita gunakan untuk pergi ke planet Mars ditenagai oleh bahan bakar yang terbatas, dikendalikan oleh astronot berpengalaman panjang dengan jumlah terbatas — karena terlalu banyak kru mengakibatkan pembengkakan dana dan lain sebagainya — dan waktu yang juga terbatas untuk memanfaatkan gravitasi Bumi agar dapat melakukan manuver katapel/slingshot.

Sama seperti kondisi diatas, tim produk juga memiliki batasan dana, waktu dan tenaga untuk dapat merilis produk, tidak peduli seperti apapun misi yang dijalankan.

Tenaga atau SDM seringnya menjadi batasan yang terbesar yang dihadapi oleh tim produk. Banyak yang berfikir jumlah akan berpengaruh, karena jika semakin besar timnya maka akan semakin cepat selesai pekerjaannya. Padahal yang lebih sering terjadi di kenyataan, level kemampuan dan pengalaman tiap-tiap individu lah yang paling berpengaruh.

Sama seperti ketika akan menjalankan misi ke Mars, tidak mungkin meletakkan anak baru sebagai teknisi di dalam tim misi kan? Tentunya ini bukan salah si anak baru. Ini adalah tanggung jawab seorang PM untuk menentukan siapa sajakah yang bisa berada di tim tertentu. Oleh karena itu, PM nya meletakkan orang-orang berpengalaman yang harus menduduki posisi ganda, supaya dapat mengoptimalkan kinerja, yang juga ada kaitannya dengan dana.

Dana / Uang adalah batasan dimana seorang PM dapat merekrut orang yang tepat (gaji), menyediakan tempat bekerja (kantor), menjalankan operasional produk (server dan CS), dan distribusi ke konsumen (pemasaran).

Banyak perusahaan yang membatasi informasi keuangan yang berkaitan dengan kantor, operasional dan biaya pemasaran dari PM-PM nya, supaya para PM ini fokus pada kegiatan mengembangkan produk saja. Padahal, PM seharusnya tahu bahwa kapital (uang) yang dimiliki tetap ada batasannya, sehingga mereka dapat mempertimbangkan dampaknya terhadap kas perusahaan ketika menciptakan strategi produk. Seperti bahan bakar Hermes, saat ia harus kembali ke Mars, ia membutuhkan suplai bahan bakar dan makanan tambahan. Jika tidak ada, maka misi gagal dan tidak akan ada kru yang kembali.

Waktu adalah batasan yang terpenting karena tidak seperti dua batasan diatas, jika yang satu ini sudah habis maka ia tidak bisa didapatkan lagi. Waktu merepresentasikan realita. Sebuah produk yang belum dirilis tentunya tidak bisa menghasilkan nilai/value. Adalah sebuah realita bahwa setiap hari, kompetitor kita berusaha mengambil alih posisi kita di pasar.

Dan sebuah realita juga jika ternyata roket yang digunakan untuk membawa suplai Hermes tiba-tiba meledak dan hampir menggagalkan misi, karena untuk menciptakan roket baru dan mengujinya sudah tidak ada waktu lagi.

Oleh karenanya, PM harus cerdas dan bijak dalam mengatur waktu. PM harus bisa memastikan agar tidak kehilangan peluang yang biasanya datang sangat singkat, dapat menciptakan trade-off yang tepat dan melatih anggota tim untuk dapat mengeksekusi pekerjaan tepat waktu.

Analogi saya mungkin terlalu sederhana, karena pada kenyataannya menjadi seorang PM yang bertanggungjawab untuk menciptakan strategi yang baik itu adalah hal yang sangat sulit. Saya sendiri masih merasa belum mampu untuk menciptakan strategi produk yang benar-benar seimbang dan baik.

Hal yang ingin saya tekankan disini adalah PM sebaiknya memahami berbagai bidang yang terkait agar dapat mensintesa poin-poin inputan diatas menjadi strategi produk. Penting bagi seorang PM untuk memiliki pengetahuan terkait engineering, UX, data, keuangan, rancangan struktur organisasi, kegiatan operasional, kegiatan penelitian, pemasaran, pelayanan konsumen dan sebagainya agar dapat menghasilkan strategi yang punya probabilitas sukses tinggi.

Tak perlu merasa terintimidasi dulu lalu kemudian mundur teratur, ya! Dan juga pesan saya, tidak perlu menjadi PM spesifik di satu bidang hanya karena merasa terintimidasi oleh banyaknya bidang yang mesti diketahui seperti yang saya jabarkan diatas. Untuk menjadi PM yang lebih produktif, pada akhirnya diperlukan orang-orang yang generalis. Dalam artian, orang-orang ini gemar belajar dan menyerap banyak informasi lintas bidang — walaupun tidak benar-benar menguasai sampai mendalam.

Prinsip 2 — Meraih Pencapaian Melalui Orang Lain

Dalam misi pesawat luar angkasa Hermes, yang bertindak sebagai PM bukanlah anggota tim misi yang melakukan perjalanan dan penyelamatan kru bertahun-tahun. PM nya adalah pengendali misi yang bertempat di gedung NASA di Bumi. Misi yang ingin diraih adalah penelitian di Mars. Produknya adalah pesawat luar angkasa Hermes, Hab, Pathfinder dan berbagai peralatan teknologi yang digunakan kru Hermes dalam misi tersebut.

Pekerjaan PM bukanlah menjadi orang yang membangun produk-produk itu secara langsung dengan tangan sendiri, tetapi menjadi sistem pendukung dan pengawas para astronot yang mempertaruhkan nyawa di luar angkasa sana. Sebagai PM tentunya kita tidak boleh lupa bahwa keberhasilan kita menjalankan misi tersebut tidak lepas dari jerih payah orang lain juga.

PM tidak ikut terbang di pesawat luar angkasa Hermes

Masih ingat dengan Mitch Henderson, direktur misi Ares III? Tentunya sebagai direktur ia tidak ikut terbang ke Mars, melainkan mengawasi, menginformasikan dan mengarahkan kru Ares III dari Bumi. Mitch bertanggung jawab terhadap kesuksesan misi tersebut dan keamanan seluruh kru. Ketika Mitch tahu bahwa Mark Watney masih hidup di Mars, ia memaksa Direktur NASA untuk memberitahu teman-teman tim Watney yang dalam perjalanan pulang menuju Bumi. Ia menggunakan segala cara untuk memulangkan Mark, dan mempertaruhkan posisinya sendiri — dan ia pun setuju untuk pensiun dini setelah misi selesai — dengan mengirimkan pesan terenkripsi yang berisi Rich Purnell’s Maneuver tanpa sepengetahuan Dirut NASA, Teddy Sanders.

Poin saya adalah, menjadi seorang PM itu berarti bahwa posisi dan nama kita lah yang menjadi taruhannya. Tim produk tidak berhasil menyelesaikan pekerjaan sesuai batasan waktu, kita yang dipanggil atasan. Keuangan berantakan karena salah pilih orang, kita juga yang diberi peringatan oleh atasan. Produk tidak sesuai dengan kebutuhan konsumen? Ya, siap-siap membereskan meja dan angkat kaki dari perusahaan, deh!

Cara PM memimpin dipengaruhi oleh kemampuan relatif si PM sendiri dan juga anggota tim yang ia pimpin

Seseorang yang baru lulus kuliah, apakah bisa menjadi PM? Ya bisa saja. Menjadi PM bukan berarti harus punya pengalaman segudang, kok. Tetapi harus dilihat juga level kemampuan anggota timnya. Kalau timnya ternyata adalah orang-orang yang punya jam terbang tinggi, tentunya si PM kurang cocok untuk memainkan peranan sebagai pimpinan. Lebih tepat jika PM ini menjadi pendukung dan rekanan.

Kita harus jujur pada diri sendiri tentang seberapa besar ketrampilan yang kita miliki. Setelah itu, kita juga harus bisa menentukan level ketrampilan anggota tim. Ilustrasinya seperti ini:

Ketrampilan diatas maksudnya adalah kombinasi dari kemampuan, pengalaman, pencapaian dan etos kerja kita dan seluruh anggota tim.

Ketika bekerja dengan anggota tim yang berisi anak-anak baru (freshgrads) dan kita merasa memiliki ketrampilan dan pengalaman yang lebih tinggi, maka posisi yang perlu diambil adalah posisi pemimpin. Pekerjaan kita antara lain menyiapkan kerangka kerja, tujuan produk, dan mengorganisasi kinerja seluruh anggota agar bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai tenggat waktu, dan lainnya.

Saat bekerja dengan anggota tim yang kemampuannya sama dengan kita, misalnya sama-sama anak baru, posisikan diri sebagai rekanan sejajar yang siap berkolaborasi. Apalagi dalam membangun strategi baru, masukan dari berbagai pihak diperlukan. Semua pihak turut membangun strategi, dan juga mengeksekusinya.

Nah, sewaktu kita bekerja dengan tim yang punya jam terbang tinggi dengan pengalaman yang juga banyak, maka posisikanlah diri kita sebagai pendukung (supporter). Bantu mereka untuk mengurangi bebannya, yang tentu saja sesuai dengan kemampuan kita. Tanyakan berbagai hal pada mereka terkait visi produk tersebut, dan juga pertanyaan-pertanyaan lain yang mengarah pada prinsip-prinsip dan strategi yang pernah mereka jalankan. Setelah itu, jadikan jawaban-jawaban mereka sebagai kesimpulan yang mengarah pada visi tim untuk produk kita. Susun strategi yang sesuai dengan kesimpulan tersebut, supaya anggota tim juga dapat mengeksekusinya dengan baik, dan kita tetap berada pada jalur dan tanggung jawab yang semestinya.

Yang perlu dicatat, tugas dan tanggung jawab utama PM adalah untuk mengembangkan strategi produk. Tetapi jalan untuk menuju kesitu bisa berbeda-beda.

Sebagai PM, ada beberapa hal yang perlu diketahui dan dilakukan, antara lain:

• Jika produk sukses, yang perlu dirayakan dan diberi selamat adalah anggota tim, bukan PM. Biarkan mereka yang mendapat sorotan, kita sebagai PM jangan mencoba mencuri itu!
• Seorang PM harus paham betul ketrampilan tiap anggota tim dan apa peranan mereka. Penting untuk memiliki empati dan rasa hormat terhadap setiap individu dan pekerjaan yang mereka lakukan.
• Jika di dalam tim kita ada anggota yang memperlihatkan tanda-tanda bahwa ia layak memimpin, beri mereka kesempatan, dan bekerjalah bersama mereka untuk menjadi penerus kita. Itu adalah salah satu tugas seorang PM.
• PM harus memastikan ada proses kerja yang digunakan oleh tim, baik itu agile/scrum, waterfall, dan lain sebagainya. Tanggung jawab PM adalah untuk memastikan bahwa seluruh anggota tim dapat berkomitmen pada proses yang dipilih, dan dapat membantu mengefisiensikan pekerjaan sehingga produktivitas meningkat.
• PM juga harus memelihara tingkat energi dan kondis mental para anggota tim. Jika ada produk yang keluarannya tidak sesuai dengan target, cek kembali apakah anggota tim mengalami kelelahan, atau apakah ada anggota lain yang bermasalah, dan lain sebagainya. Diperlukan level empati yang tinggi untuk ini, karena anggota tim kita adalah manusia bukan robot. Tiap individu itu sangat unik dan kompleks. Oleh karena itu PM perlu tahu lebih detail tentang masing-masing individu dalam timnya. Menciptakan tim yang bersemangat tinggi dan berkomitmen penuh adalah kunci kesuksesan seorang PM.

Menguasai 2 prinsip dasar dalam manajemen produk adalah hal terpenting bagi seorang PM

Setelah membaca uraian diatas, sekarang jadi paham kan mengapa menjadi seorang PM yang baik itu membutuhkan keseimbangan otak kanan dan kiri? Seimbang dari sisi ilmu pengetahuan dan seni, seimbang dari sisi logika dan empati. Semoga kita semua bisa menjadi PM yang mampu untuk memaksimalkan dampak pada misi produk dan juga meraih pencapaian melalui orang-orang hebat di sekitar kita.

Retno Ika Safitri adalah Pendiri dan Ahli Strategi Produk di Chloe & Matt, konsultan pengembangan dan strategi produk digital yang berpusat di Bali. Chloe & Matt membantu korporasi untuk menciptakan inovasi melalui kolaborasi berbasis insight konsumen.