Design Sprint é para todo mundo: para sua companhia, para mim e para você
Esta é a minha visão de um case do CESAR e como tudo convergiu para a inovação dentro de uma distribuidora de energia elétrica
No início deste ano eu ouvi a frase mágica vinda da minha gerente de projetos (Oi, Bruna!): “Preciso de ajuda”. Aqui no CESAR isso geralmente significa que vem projeto por aí e uma oportunidade de trabalhar em algo desafiador. Como dá pra imaginar, eu estava dentro.
Logo no início do projeto, que viria a durar algumas semanas (apenas!), soubemos que o objetivo era encontrar 2 possíveis soluções para reduzir as perdas não-técnicas (PNT) de uma distribuidora de energia elétrica, nossa cliente. Foi uma surpresa descobrir que essa perda chega a ser grande e importante. A maioria das pessoas nem para pra pensar a respeito ou sabe o quanto a vida delas (ou a conta de energia que pagam todos os meses)é influenciada por isso.
Nada de Design Sprint até agora, eu sei. Mas fica de boa que nós vamos chegar lá.
Éramos 4 designers trabalhando nesse projeto: eu, Taís Nascimento (esse texto não seria nada sem a revisão dela!), Thais Yoshioka e Jéssica Lima. E a gente não tinha muita noção de onde a gente estava se metendo. Quando a gente vive de inovação, essa é uma grande vantagem. Precisávamos entender, pelo menos um pouco, como funciona o negócio de energia elétrica. Nesse momento nos demos conta da necessidade que a gente tinha de fazer uma imersão no processo da empresa, entender o negócio e como ele funcionava por dentro. Montamos um cronograma que comportasse todas essas fases até chegarmos em propostas de solução e seguimos em frente:
Na primeira chance em que tivemos de nos encontrar com um grupo de pessoas que trabalhava no setor de perdas da distribuidora, a gente se reuniu para que eles nos ajudassem a entender a dinâmica de como se recupera energia. É mais complicado do que parece, mas em termos simples: a energia que deixa de ser faturada pela companhia é perdida. Quando a distribuidora consegue recuperar o faturamento dela, a energia é recuperada. Essa seria uma forma rápida de explicar como tudo funciona, como uma série de processos são seguidos por um setor inteiro da empresa. No fim, a ideia de levar o design para dentro de uma subsidiária de uma multinacional de distribuição de energia era descobrir junto com o cliente como tornar esses processos mais ágeis e, assim, conseguir recuperar a energia ou mesmo deixar de perder energia.
Depois de realizar um workshop inicial, a gente viu que entender como os processos de recuperação de energia funcionam de forma que pudéssemos ajudar o time a encontrar soluções ia demandar bem mais tempo do que a primeira manhã que nós gastamos com a equipe da distribuidora. Com isso, iniciamos as nossas semanas de imersão que nos levaram a conhecer como as pessoas trabalham para a recuperação de perdas.
Foram realizadas observações de campo, fomos elencando as oportunidades que apareciam, catalogamos em grupos e analisamos para poder escolher o que iríamos trabalhar nos dois Design Sprints que viriam em seguida:
Com base em técnicas de dot vote, chegamos a duas grandes possibilidades de desafios que foram selecionadas para seguirem em frente no projeto e trabalhar com Design Sprints:
Desafio # 1 — Melhorar o fluxo de trabalho através de otimização no processo de armazenagem, visualização e transmissão de informações no setor de recuperação de perdas.
Desafio #2 — Melhorar a eficiência dos processos pendentes entre inspeção e cálculo, gerando retrabalho, sobrecarga da equipe, conflito de responsabilidade, maior tempo para resolução das atividades e dificuldade para prevenção de erros.
Com os desafios claros na nossa cabeça, chegou a hora de planejarmos e iniciarmos os dois Design Sprints que nos ajudariam a propor soluções para o nosso cliente.
Eu sei que comecei este artigo falando sobre Design Sprint, continuo nisso até agora, mas não vou falar sobre o processo de fazer um Design Sprint acontecer. Tem vários livros inteiros explicando como é fazer isso. Tem o desdobramento do método e vários workshops e cursos pelo mundo para ajudar a facilitar um Sprint, então a ideia desse artigo é outra. Afinal o projeto foi bem mais do que isso e não dá pra dizer que essas duas semanas, sozinhas, teriam feito muita diferença. O que este texto quer responder é a pergunta que paira na cabeça de quem investe em um processo como esse:
O que eu ganho aplicando Design Sprint na minha companhia?
A verdade é que sempre há muito o que fazer dentro de uma empresa. Se não fosse assim, as pessoas não precisariam bater o ponto e pegar no batente todos os dias. Quando se pensa em parar uma equipe de 5 ~ 7 pessoas por uma semana e deixar todo o resto do trabalho acumular durante esse tempo em prol da inovação eu só posso imaginar isso como um exercício de fé. Mas o que eu posso dizer, graças a essa experiência é que há realmente um retorno. Mais do que nunca, o adágio de um colega de trabalho se fez certo:
Acredite no processo.
Aqui no CESAR a gente faz inovação no dia-a-dia. Esse é o nosso trabalho. Mas as pessoas reunidas com a gente para fazer os Sprints acontecerem estão em campo para fazer inspeção de medidor, fazer cálculo de fatura, seleção de alvos para a inspeção ou estão na frente dos seus computadores desenvolvendo o mantra “Cadê minha energia?” — essa é a prioridade deles. Não tem nada de inovador nisso.
A gente pode ver o quanto se ganha ao aplicar um processo como essa quando as ideias que foram surgindo no caminho não precisavam de nenhuma rebimboca tecnológica e, ainda assim, agregavam grande valor ao processo de trabalho do nosso cliente. Muitas dessas ideias, inclusive, que não estavam relacionadas ao desafio central do Design Sprint acabaram por ganhar vida. Era chegar e implementar. Eles fizeram isso. Só de rodar o processo e aplicar melhores práticas no dia-a-dia, eles conseguiram baixar um backlog de notas em quase 25% num período de 15 dias.
Quando se aplica um processo como esse, dá pra ver como a vida das pessoas muda: elas conseguem enxergar como o seu processo se encaixa com o dos outros e que, no final, mesmo com toda a burocracia que possa ser exigida por uma instituição, ele pode ser mais ágil. Um exemplo disso foi quando trocamos o nome de uma ferramenta muito utilizada para a solução atual dos problemas por “jiló”, o vegetalzinho que as pessoas muitas vezes não gostam, ficou claro pra todo mundo que havia muitos passos para resolver um problema e poderia haver um caminho mais fácil. #VidaSemJiló virou hashtag institucional.
No decorrer do projeto, com o pensamento de design sendo colocado em prática, o time conseguiu observar que três meses para um recém-contratado aprender e começar a produzir de forma satisfatória é inaceitável. A indignação deu margem à mudança e ela se espalhou de forma contagiosa: codificar pra conseguir fazer uma busca é um conhecimento útil, mas é possível reduzir o tempo dessa tarefa pela metade e recuperar mais energia, que é o que traz dinheiro de verdade para dentro de casa. Nada é mais retorno de investimento do que isso.
Tínhamos uma equipe composta principalmente por profissionais qualificados na recuperação de energia e eles conseguiram levar o sentimento de mudança para outros setores, descobrindo mais pontos de dor e definindo possíveis soluções para problemas menores que eram um entrave no dia-a-dia.
No final do processo, além de tudo isso, ainda é entregue um protótipo, testado, validado e todo o time sabe quais são os próximos passos. O prazo de implementação de algo assim é um pouco maior do que o tempo que o projeto de consultoria levou para ser realizado, mas é a luz no fim do túnel que a gente não enxerga mergulhado nas questões de cada dia.
Eu, como designer, participante e facilitadora de Design Sprint, posso dizer que ganhei em conhecer um novo setor da economia, ganhei em conhecer gente disposta a inovar apesar dos entraves, ganhei em saber que cada sprint, cada time e cada problema tem o seu caminho a seguir até chegar à solução. Tive a satisfação em ajudar pessoas e uma organização a enxergar que inovação é o caminho pra resolver tanto problemas pequenos quanto grandes e o custo disso é, provavelmente, menor do que pensa a maioria dos tomadores de decisão dentro de uma empresa. Depois de tanta coisa boa que rolou nessas semanas, tenho total certeza de que Design Sprint é para mim.
Quando ouvi o nosso sponsor dizer: “Olha, é isso que a gente queria: uma mudança no pensamento. Soluções a curto prazo que possam desencadear soluções maiores. Resolver os problemas desde já”, eu vi que Design Sprint também é pra o setor de energia, para o escritório, para calcular notas, para uma empresa com hierarquia vertical, com pouca gente pra muito trabalho, pra onde não se enxerga saída. Design Sprint é para essa companhia, é para todas as companhias.
Se você tem um problema, um desafio, Design Sprint é pra você. Obviamente, não dá para esquecer todas as etapas envolvidas nisso: planejamento de pesquisa, imersão, seleção do desafio… O certo mesmo é que não importa em que setor da economia você está. Não importa se você é designer, engenheiro, matemático, estatístico, professor, médico, enfermeiro, psicólogo, antropólogo, eletricista, serralheiro, CEO, economista, gerente, técnico, biólogo… só reúna o seu time, tenha bons profissionais para facilitar o seu Sprint e abra as portas para um mundo novo.
Este artigo contou também com a colaboração de Thayssa Lacerda, Giselle Rossi Araujo, Djafran Ático e Ana Cuentro, revisando e fazendo ele mais bonito. =)
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