Fazê-los com frequência, se basear em fatos e dizer como nos sentimos pode ser a chave.

Rodrigo Perazzo
Dec 26, 2018 · 6 min read
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Enquanto que empresas tradicionais parecem mecânicas, hierárquicas e lineares, suas contrapartidas ágeis são mais orgânicas: equilibrando estabilidade com dinamismo, além da capacidade de se adaptar às mudanças constantes de um futuro imprevisível. Uma das características mais relevantes nos membros de um time ágil é a Agreeableness, que na psicologia moderna é a dimensão da personalidade que reflete a cooperação e a harmonia social [1] [2].

Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas” — Manifesto Ágil [3].

Ao priorizar a cooperação, ou seja, os indivíduos e suas interações, não há espaço para bordões do século passado, como: “manda quem pode, obedece quem tem juízo”. Todos nós, incluindo os times, podemos nos beneficiar de outras estruturas, que não fundamentadas no medo e na insegurança, para sustentar nossos relacionamentos e acredito que uma delas é a confiança.

Mas não aquela cega e sem ressalvas, simplesmente a confiança de que o outro quer nos ajudar a nos tornamos uma versão melhor de nós mesmos [4]. Talvez até na expectativa de que façamos o mesmo por ele e essa confiança mútua contribui com a sensação de segurança psicológica que, de acordo com Charles Duhigg em Mais rápido e melhor, pode aumentar nossa produtividade [5].

Só que para que outro conheça nossas intenções, precisamos dizê-las. Infelizmente, temos a noção romântica nos relacionamentos de que algumas coisas não precisam ser ditas, que se duas pessoas se entendem, deve ser de forma intuitiva. Uma verdadeira fórmula para frustração, no amor [4] e na vida profissional. Precisamos nos comunicar sim e, na falta de uma palavra menos estigmatizada, isso significa que precisamos de mais feedbacks.

Minha relação com os feedbacks

No CESAR, os ciclos de avaliação de desempenho acontecem 1 vez por ano e desde que entrei considero tempo demais, afinal nosso cérebro não é estatístico e tende a estimar a importância relativa das questões pela facilidade com que são puxadas da memória [6]. Para efeito de comparação, nosso time faz retrospectivas a cada 15 dias e fica evidente a dificuldade de lembrar de acontecimentos das últimas 2 semanas, tanto que passamos a usar um app para nos auxiliar [7]. O que dirá de um ano?

Então, no momento em que assumi o papel de líder técnico do time a pouco mais de 1 ano atrás, fiz do compromisso de encurtar esse período um dos meus projetos profissionais (inclusive no sentido GTD da coisa [8]). Ainda não sabia como faria, não conhecia nenhuma técnica, não acreditava na minha capacidade de observação e a única certeza que tinha era que eu pisaria em ovos nos primeiros: “Ei, podemos conversar ali numa sala?”

Apesar das incertezas, algumas coisas tomaram forma logo nas primeiras anotações que fiz, pois percebi que faria sentido registrá-las cronologicamente num caderno próprio no Evernote Brazil para poder compará-las no tempo e identificar a evolução das pessoas.

3 ciclos de anotações (Fev/Mar, Ago e Dez) no caderno de Feedbacks do Evernote

Minhas anotações ainda não seguiam um padrão, o que dificultava a análise crítica, bem como na hora de estruturar o que iria dizer no dia do feedback em si (Sim, acho importante ensaiar essas conversas, visto que geralmente não somos treinados a tocar em temas delicados).

Botton de participação do treinamento de mentoring

Felizmente isso não demorou muito, em Maio/18 tivemos um treinamento de mentoring no CESAR e de lá saí, dentre outras coisas, com um roteiro claro para dar feedbacks. O legal dele é que oferece uma alternativa para fugir do tom acusatório que se vê em feedbacks “negativos”, além de uma oportunidade de nos conectarmos. Arriscaria dizer que foi inspirado pelos princípios da Comunicação Não-Violenta [9], pois segue mais ou menos o esquema de frase abaixo:

Quando acontece [FATO NEGATIVO] eu (me) sinto [SENTIMENTO NEGATIVO], porque [CAUSA DO SENTIMENTO]. Eu gostaria que considerasse fazer [SUGESTÃO DE AÇÃO] porque acho que isso [CONSEQUÊNCIA DA AÇÃO]. O que você acha?

Extraí do livro do Marshal B. Rosenberg as listas de sentimentos que se referem à emoções específicas no intuito de me ajudar a usar palavras menos vagas ao escrever ou me comunicar. Você pode acessá-las aqui: Sentimentos “Bons”, “Falsos” e “Ruins”.

Nesse meio tempo, abrimos novas vagas, o time cresceu e com ele o desafio de continuar dando feedbacks frequentes e produtivos. Seria possível fazer mais sem impactar na qualidade?

Feedback Coletivo?

No começo de Agosto/18, José Henrique Lima encontrou um artigo sobre uma ferramenta de feedback coletivo chamada Feedback Canvas [10] e me perguntou se eu não toparia aplicá-la no time. Achei arretado! Ao invés de sozinho tentar repassar um a um minha própria visão de como superar as dificuldades, o time todo poderia contribuir com a evolução de alguém!

A técnica consiste nos seguintes passos:

  1. Uma pessoa volutariamente convida sua equipe para uma sessão de Feedback Canvas.
  2. Ela escolhe uma competência sua para qual gostaria de saber como está o seu trabalho.
  3. Ela e a equipe definem primeiro quais são as principais atividades relacionadas àquela competência no contexto em que trabalham.
  4. Todos pensam qual seria a classificação da pessoa e depois mostram suas avaliações.
  5. Os membros da equipe agora pensam por mais alguns minutos nos pontos positivos daquela pessoa e depois conversam, enfatizando resultados alcançados e boas características.
  6. Depois são levantados os pontos negativos, apresentando boas justificativas baseadas em fatos reais.
  7. E por fim, todos determinam juntos as ações de melhoria que ajudarão a pessoa a fazer um trabalho melhor.
Exemplo do quadro do Feedback Canvas.

No entanto, antes mesmo de nos voluntariar para uma sessão, um dos membros da equipe comunicou, para nossa surpresa, que saíria da empresa e que gostaria de testar a ferramenta para coletar informações sobre como ele poderia crescer na carreira. Naturalmente, algumas dúvidas sobre a dinâmica surgiram, mas no final todos contribuíram e o nosso ex-colega saiu satisfeito.

O mais gratificante foi perceber o quanto o grupo evoluiu, porque, sabe de uma coisa, exige-se um certo grau de maturidade e confiança mútua para ir sem medo, ou muito pouco dele, ser avaliado pelo time e se sentir apenas ávido por novos insights de como podemos nos aprimorar e foi assim comigo, meses depois, na minha própria sessão de feedback canvas, que aconteceu semana passada.

Anotações coladas na parede da sala esperando serem processadas :)

Saí de lá com, dentre as ações de melhoria, a ação de tornar os feedbacks ainda mais frequentes, fazendo uso de conversas informais no dia a dia. Um novo desafio com certeza. Descobri também que alguns acham que eu já poderia estar formando novos líderes e, para esses, gostaria de dizer que até hoje tenho a sensação na liderança do time de estar num quarto escuro tateando as paredes atrás de um interruptor que finalmente ligue a luz e não apenas pequenos abajures. Mas, pensando bem, talvez eles já saibam disso e só queiram saber como fazê-lo de forma eficiente. Agradeço a confiança, acho que isso posso ensinar.

Referências

CESAR Update

Fique por dentro da percepção de colaboradores do CESAR ao participarem de eventos e iniciativas do mercado relacionados a design, educação, inovação e tecnologia.

Rodrigo Perazzo

Written by

Dad & Husband. SW / Android / Arduino / IoT Engineer @inovacao_cesar. In pursuit of good habits for life.

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