Things I’ve learned in my first 4 months of internship at Chilindo
สิ่งที่ฉันได้เรียนรู้จากการฝึกงานตลอด 4 เดือนที่ซิลินโด
(Scroll down for English version)
ฉันจำได้ว่าตัวเองตื่นเต้นมากตอนที่สมัครเข้ามาฝึกงานตำแหน่ง Talent Acquisition & Recruitment Marketing ที่ชิลินโด ฉันได้แต่จินตนาการอะไรในหัวเต็มไปหมด แล้วก็ถามตัวเองตลอดเวลาว่า “ฉันจะทำได้มั้ยนะ” หรือไม่ก็ “ฉันจะได้อะไรจากที่นี่มั้ย” ฉันจำได้เลยว่าฉันเป็นกังวลและอยากรู้ตลอดเลยว่าการทำงานในแต่ละวันจะเป็นยังไงบ้าง ฉันอยู่ที่นี่มาสักพัก ซึ่งจริง ๆ ก็คือสี่เดือนแล้ว แล้วฉันก็ได้เรียนรู้ว่าการทำงานที่นี่ในแต่ละวันนั้นไม่เหมือนกันเลย
การฝึกงานที่ชิลินโดช่วงแรกผ่านไปอย่างรวดเร็ว ช่วงท้ายสัปดาห์ที่สองในการฝึกงานฉันก็ได้รับโอกาสให้ทำงานหลายอย่าง ไม่เป็นจะเป็นการโทรหาผู้สมัครจากทั่วโลก เข้าประชุมกับทีมเพื่อเรียนรู้กระบวนการของการรับสมัครคนเข้าทำงาน วิเคราะห์เรซูเม่ของผู้สมัคร รวมถึงการออกไอเดียที่จะพัฒนาขั้นตอนการรับสมัครเพื่อให้เราได้คนที่เหมาะสมที่สุดเข้ามาร่วมงาน ฉันต้องทำสิ่งเหล่านี้ไปพร้อม ๆ กับการทำโปรเจ็คจบ ตอนแรกฉันรู้สึกว่ามีอะไรต้องทำเยอะไปหมด แต่มันก็ทำให้ฉันได้ฝึกทักษะการจัดสรรเวลาและความสามารถในการทำอะไรหลาย ๆ อย่างพร้อม ๆ กัน
ฉันมีข้อแนะนำเล็ก ๆ น้อย ๆ สำหรับคนที่มีความกังวลเหมือนกับฉัน ซึ่งฉันเชื่อว่ามันจะเป็นประโยชน์กับคนที่จะเริ่มต้นฝึกงานแน่นอน
- เรียนรู้อยู่เสมอ
คนที่เพิ่งเริ่มฝึกงานมักจะมีความคิดว่า “ฉันควรจะทำยังไงดี” หรือ “ทำไมฉันต้องมาทำอะไรแบบนี้ด้วย” ซึ่งเป็นปกติสำหรับคนที่เพิ่งเรียนจบและยังไม่รู้อะไรมากนักเกี่ยวกับการทำงานในบริษัท มันเป็นสิ่งจำเป็นที่คุณจะต้องรู้หน้าที่ของตัวเอง รู้ว่าต้องทำอย่างไรและรู้ว่าจุดประสงค์ของการทำงานชิ้นนั้นคืออะไร มันไม่มีประโยชน์ถ้าคุณทำสิ่งที่ไม่จำเป็นและต้องรอให้คนอื่นมาบอก
สัปดาห์แรกของการเข้ามาฝึกงาน ฉันได้รับมอบหมายให้คัดเลือกเรซูเม่ หัวหน้าสอนฉันว่าควรจะทำอย่างไร แต่ฉันยังคงไม่คุ้นชินและไม่รู้ว่าการคัดเลือกเรซูเม่ต้องทำอย่างไร ฉันจึงหาวิธีการของตัวเอง โดยการเสียเวลาไปเกือบสองชั่วโมงกับการนั่งอ่านบทความแล้วบทความเล่าที่เขียนไม่ตรงกันสักนิด แถมไม่รู้จะเชื่ออันไหนดี ทั้ง ๆ ที่จริง ๆ แล้วฉันเชื่อว่าถ้าหากฉันถามหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานก็คงได้ข้อมูลที่ดีและถูกต้องกว่า และฉันก็เชื่อว่าเพื่อนร่วมงานส่วนใหญ่พร้อมที่จะตอบคำถามและข้อสงสัยของคุณแน่นอน
พยายามถามคำถามและคุยกับคนอื่นให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ มันเป็นวิธีที่ดีที่สุดที่คุณจะได้เรียนรู้แล้วก็คลายข้อสงสัยต่าง ๆ ด้วย คุณจะได้เรียนรู้อะไรใหม่ ๆ แน่นอน เปิดใจอยู่เสมอ แล้วคุณจะได้นำความรู้นั้นไปใช้ในอนาคต เพราะการเรียนรู้คือหนทางสู่ความสำเร็จ!
2. ช่างสังเกต
การเข้าทำงานใหม่ ๆ มักจะทำให้เรารู้สึกเคว้งคว้าง ไม่สบายใจและ อาจจะทำให้เรารู้สึก“ไร้ค่า” ได้ในบางที นั่นทำให้เราไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นเรื่องปกติมากถ้าหากจะรู้สึกแบบนั้น แต่การจะทำให้ความรู้สึกเหล่านั้นหายไป คุณต้องเรียนรู้ที่จะสังเกตทุกสิ่งทุกอย่างในบริษัทที่เกิดขึ้นรอบ ๆ ตัวคุณ การเรียนรู้โดยการสังเกตเป็นอีกวิธีที่ดีที่คุณจะได้จากฝึกงาน ฉันมักจะจดโน้ตเสมอเมื่อฉันคุยกับหัวหน้าและสังเกตวิธีการทำงานของพวกเขา และเมื่อฉันได้เรียนรู้อะไรใหม่ ๆ
3. เป็นตัวของตัวเอง
การเป็นคนช่างสังเกตและรู้ว่าระบบการทำงานของบริษัทเป็นอย่างไร ทำให้ฉันสามารถทำงานได้โดยไม่มีใครมาคอยบงการ รูปแบบการทำงานในสตาร์ทอัพนั้นทำให้เราสามารถทำงานได้อย่างอิสระและไม่ต้องมีทำงานที่เป็นแบบแผนชัดเจน ในหลาย ๆ ครั้งที่ฉันไม่รู้ว่าจะทำอะไรต่อ แทนที่ฉันจะรอให้หัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานมาบอกว่าฉันควรจะทำอะไร ฉันเลือกที่จะตัดสินใจด้วยตัวเองและหางานให้ตัวเองทำต่อไป
ช่วงเดือนแรกของการฝึกงาน เมื่อฉันทำงานของวันนั้นเสร็จแล้วไม่รู้จะทำอะไรต่อ แทนที่จะรอให้คนอื่นมาบอก ฉันเลือกที่จะเปิดไปดูประกาศงานอื่นที่ถูกปล่อยทิ้งไว้เฉย ๆ และดำเนินการต่อไป สิ่งที่ฉันทำไม่ได้เป็นแค่การประสานงานและจัดตารางสัมภาษณ์เท่านั้นแต่ฉันยังจัดการเรื่องอื่น ๆ ด้วย ฉันเชื่อว่ามันเป็นการจัดสินใจที่ถูกต้องเพราะมันทำให้ฉันได้พิสูจน์ตัวเองว่าฉันสามารถทำได้และทำประโยชน์ให้แก่บริษัท
4. ริเริ่มสิ่งใหม่ ๆ
มันเป็นเรื่องดีที่คุณจะช่วยคนอื่นทำงานแต่คุณต้องมีเหตุผลสำหรับการช่วยในครั้งนั้น คุณต้องรู้หน้าที่ของตัวเองและสิ่งที่ไม่ใช่หน้าที่หรือสิ่งที่ไม่ใช่งานของคุณ การทำงานไม่กี่อย่างแต่ทำได้ดีนั้นย่อมดีกว่าการทำงานหลาย ๆ อย่างแต่ทำได้ไม่ดีสักอย่างหรือทำไม่เสร็จ ฉันเรียนด้านมาร์เก็ตติ้งมาดังนั้นฉันจึงอยากใช้ความรู้ที่เรียนมาในตำแหน่ง Recruitment Marketing นี้
ช่วงการฝึกงานเดือนที่สองฉันเริ่มโพสต์งานผ่าน LinkedIn เพื่อเพิ่มยอดผู้เข้าสมัครที่คุณสมบัติตรงกับที่เราต้องการ ฉันปรึกษากับเพื่อนร่วมงานตำแหน่ง PR Specialist และกราฟฟิกดีไซเนอร์ จนในที่สุดเราก็สามารถทำมันได้สำเร็จ รวมถึงกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ที่เป็นแบบแผนที่ฉันอยากให้มี ก็เป็นรูปเป็นร่างมากขึ้น คติประจำใจของฉันคือ ทำงานให้มากเพื่อผลประโยชน์ของบริษัท อย่าทำตัวเป็นแค่เด็กฝึกงานแต่ให้คิดว่าคุณเป็นพนักงานของบริษัทจริง ๆ และทำงานร่วมกันเป็นทีม
5. เรียนรู้การจัดลำดับความสำคัญ
การจัดลำดับความสำคัญให้งานขึ้นอยู่กับการที่คุณมองว่างานแต่ละชิ้นเป็นยังไง ในชีวิตของเด็กฝึกงานนั้น การมีสมดุลชีวิตระหว่างเรื่องส่วนตัวและการทำงานเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะถ้าหากคุณไม่จัดสมดุลชีวิตให้ดี ท้ายที่สุดคุณจะรู้สึกเหนื่อยเป็นอย่างมากและหมดกำลังใจในการทำงาน
ฉันเห็นเพื่อนร่วมงานของฉันไม่ได้เคร่งครัดเรื่องเวลาทำงานแต่ก็ยังคงมีผลการทำงานที่ยอดเยี่ยมแล้วก็ทำงานได้มากเท่า ๆ กับคนอื่นในองค์กรด้วย ฉันยึดถือพวกเขาเป็นแบบอย่างเพราะว่าพวกเขาเป็นตัวอย่างที่ดีในเรื่องของการจัดลำดับความสำคัญให้ชีวิตตัวเอง การจัดลำดับความสำคัญเป็นเรื่องหนึ่งที่ผู้ว่าจ้างใช้เพื่อประเมินคุณ และการที่คุณทำมันได้ดีก็จะเพิ่มโอกาสที่เขาจะจ้างคุณต่อ อีกอย่างคือผู้ว่าจ้างจะคอยดูอยู่เสมอว่าคุณสามารถทำงานในสภาวะกดดันได้ไหม การจัดลำดับความสำคัญนั้นจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและทำอะไรได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ฉันไม่มั่นใจและมีความคาดหวังสูงตอนที่จะเริ่มฝึกงาน แต่ Chilindo ก็ทำให้ฉันผ่านมันมาได้ ฉันได้เรียนรู้และเติบโตขึ้น ฉันต้องขอบคุณการทำงานและเพื่อนร่วมงานที่นี่จริง ๆ ขอให้เด็กฝึกงานและพนักงานใหม่ทุกคนโชคดีกับการทำงานนะคะ!
___________________________________________________________________
Before applying to be a Talent Acquisition & Recruitment Marketing Intern at Chilindo, I remember I was very anxious. My imagination ran wild with possibilities. I was constantly asking myself, “Will I do great?”, “Will I be learning?”. I also remember wanting to understand what the day-to-day role might involve. Now that I’ve been here for a while, 4 months to be precise I can say that there is no day like another.
Internships at Chilindo get off to a fast start. By the end of my second week at the firm I was already getting on daily calls with candidates worldwide; attending lots of meeting with my team members to understand the recruitment process, analysing resumes, brainstorming ideas to improve the recruitment process and involved in hiring the best talents for Chilindo. I have had to juggle these with maintaining my network and taking ownership of my project. At first I felt overwhelmed by having so many priorities but it challenged me to develop better time management and multitasking skills.
For everyone who are as worried as I was, here are some tips I learned and I believe will be useful to others who have just started their internships.
1. Be Effectively Inquisitive
What should I do? Why do I need to do this? These are the biggest concerns of any intern in a company. It’s natural to have such concerns when you are straight out of university and do not know much about the corporate world. It is important to know what to do, how to do and what is the purpose of the task. There is no point in doing something that is not required to be done and waiting for your supervisor to clarify it.
I was given the task of screening resumes in my very first week of work. My supervisor had given me instructions but being a newbie and not knowing much about how to screen resumes, I decided to do my own research. I wasted almost two hours reading different articles and procedures on how to screen resumes but every article had its own pros and cons and none of them could convince me enough. I could have avoided this by directly asking my supervisor or colleagues and being effectively inquisitive. I am sure most colleagues will be helpful in addressing your concerns.
Always ask questions and communicate with as many people as you can. It’s the best way to grab as much knowledge as possible and to get rid of any inhibitions, undoubtedly in the process, you will learn something valuable. Always be open-minded and ready to absorb all the knowledge you get so it can be applied in the future. Learning is the key to success!
2. Be Observant
Being new to a workplace often makes us feel lost, uncomfortable and “small”, preventing us to perform at our full potential. It’s very common to have such feelings but to combat this, it is of paramount importance to observe everything that is happening around you in the company. Learning by observation is one of the best things you can take away from your internship. I frequently take notes when interacting with my supervisor as I observe how they are managing the company or when I learn something new in the company.
3. Be Independent
By being observant and knowing how the company works, I was able to work without direct supervision. In startups, working independently with NO to-do list is a must. There were instances when I did not know what should be done next, instead of waiting for my supervisor to tell me or my colleagues to suggest me what to do I made my own decisions and got the work done.
During my first month of internship, I completed all my tasks for the day and didn’t know what to do next. Instead of waiting for instructions, I decided to look into other job openings which was sitting there idle; to go into process. Soon after this I was not only coordinating and scheduling interviews but I was also doing 360° recruitment. I believe it was a great move for me because it gave me an opportunity to prove myself and contribute to the company.
4. Take Initiative
Take initiative, but accept guidance. It is impressive if you are eager to help your supervisors but help within reason. Know what you should do and what job is not for you. Doing a few jobs and being good at it is better than putting your hands on everything and not doing it correctly or not finishing it. Since I have a marketing background and was keen to put my knowledge into practice I initiated on taking the Recruitment Marketing responsibilities.
In my second month of internship I initiated to start posting organic LinkedIn job ads to increase the possibility of getting more qualified applications. After collaborating with my PR Specialist and our graphic designers we were finally able to execute it. Along with that my long wish of having a proper Employee Onboarding Process was coming into the picture as well. Moral: Work hard, make successful contribution to the company, don’t act like an intern, be a part of the team.
5. Learn to Prioritize
When it comes to prioritizing the tasks, it depends on how you perceive each task. While being an intern, it is also important to learn work life balance because if you do not do it in your early stage of career, there’ll be a time when you’ll ultimately get exhausted and lose your interest in working.
I have seen my colleagues opting flex working time but are still able to deliver great results and are contributing as much as any other employee in the organization. I use them as a role model because they demonstrate the importance of work life balance and prioritization. Prioritization of task is one way employers will evaluate you and acing this will increase your chances of staying in the company. Also, keep in mind that employers would like to know whether you will be able to work under stress or not. Prioritization will only make your life easier and efficient.
I was anxious and had high expectations when starting my internship, but Chilindo has surpassed them. I’ve been able to learn and grow, thanks to the incredible resources and people here. Best of luck to other new interns and employees!
