ไม่แบ่งงานใส่คนใน Sprint planning

ผมขอเริ่มจากการเคลมประโยคนี้

ไม่ควรแบ่งงานใส่คนตั้งแต่ตอนทำ Sprint planning ถ้าอยากทำ Scrum ที่สามารถความ Self-manage และมี Team ownership

ผมเขียนเรื่องนี้เพราะคิดว่าเป็นจุดที่คนตกม้าตายได้ง่ายและบ่อย

ทำไมผมถึงเคลมแบบนี้

เรามาดูนิยามกันก่อนว่า Scrum ที่สามารถ Self-manage และมี Team ownership คืออะไร

ในแต่ละ Sprint เรามี Sprint goal และทีมสามารถจัดการกันเองได้ว่าจะทำอย่างไรเพื่อไปถึง Goal นั้น และสามารถปรับเปลี่ยนการทำงานระหว่างทางได้ด้วยตนเอง

การแบ่งงานใส่คนตั้งแต่ต้น Sprint ทำให้สิ่งนี้เกิดยากขึ้น

ลองคิดดูว่า ถ้าตั้งแต่ต้น Sprint ผมได้รับ Task หรือ Story 1,2 เพื่อนของผมทำ 3,4,5

ใน Sprint มี 3 Goal

การไปถึง Goal A ที่มีมูลค่า 1 ล้านบาท ต้องทำงาน 1,2

การไปถึง Goal B ที่มีมูลค่า 7 แสนบาท ต้องทำ 4,5

การไปที่ Goal C ที่มีมูลค่า 1 แสนบาท ต้องทำงาน 3

ถ้าผมทำงานช้า เพราะความไม่คุ้นเคยกับโค้ด เพราะขาด Technical skill ที่จำเป็น จนมีทีท่าว่างานจะทำงานหมายเลข 2 ที่ตกลงกันไว้ไม่สำเร็จ

ซึ่งมีผลให้ Goal A ที่มีมูลค่า 1 ล้านบาทล้มเหลว

สิ่งที่เราต้องการจากทีมที่มี Team ownership + Self-manage คือ สามารถตัดสินใจได้เองว่า ให้ทิ้ง Goal C ซะ เลิกทำงานหมายเลข 3 ซะ ไปช่วยทำงานหมายเลข 2 ใน Sprint นี้สิ เราจะได้สร้าง Value 1 ล้านบาท ส่วน Goal C น่ะ แค่ 1 แสนบาทเอง ทิ้งๆ ไปเหอะ

ถ้าเรากำหนดตั้งแต่ต้น Sprint แล้วว่าเพื่อนผมทำงาน 3,4,5 เขาจะทิ้งงาน 5 มารับงาน 2 ของผมแทนหรือไม่??

ผมตอบจากประสบการณ์ว่า ยากครับ

ในกรณีนี้ ผมคิดว่าสิ่งที่น่าจะเกิดขึ้นมีสองแบบ

แบบแรก

ถ้าความสัมพันธ์ระหว่าง PO กับทีมเป็นแบบเข้าแค่ Sprint planning แล้วกลับมาดูอีกทีตอน Sprint review เมื่อเขาเห็นว่าตอนเริ่มต้น Planning ตัวเป้าหมาย C ถูกรับผิดชอบด้วยเพื่อนผม มันไม่สำเร็จ

แน่นอนสิ่งที่เขาจะทำอย่างแรกคือเพ่งเล็งเพื่อนผมว่าทำไมไม่เสร็จ ทำไมทำให้บริษัทสูญเงินไป 1 แสนบาท ไอ้พวก Commit แล้วทำไม่ได้ ไร้ความรับผิดชอบสิ้นดี!!

หา อะไรนะ นายชาคริตจะทำไม่เสร็จเอา คุณเลยไปช่วยเขาทำ??

นายชาคริต เพื่อนคุณบอกว่าคุณไม่เก่งพอที่จะทำงาน 2 ให้เสร็จทันใน Sprint ได้ ใช่หรือไม่? แล้วทำไมตอนต้น Sprint บอกว่ารับงานนี้ได้?

ถ้าคุณเป็นนายชาคริต คุณจะตอบว่า “ใช่ครับ ผมกาก ผมประเมินตัวเองผิด ผมห่วยกว่าที่ผมคิดไว้ ผมกำลังจะทำไม่ทัน เพื่อนผมเลยมาช่วย”

หรือจะตอบว่า “เอิ่ม ผมว่าถ้าผมได้ลองทำเต็มที่ ก็อาจจะเสร็จได้อยู่นะ ครั้งหน้าให้ผมลองเองละกันจะได้รู้ชัดๆ ว่าได้ไม่ได้”

ถามใจตัวเองดูนะครับ ว่าคนส่วนมากจะตอบแบบไหน

จริงๆ แล้ว เพื่อนผมตัดสินใจได้ดีมาก มาช่วยทำให้ทีมสร้าง Value ได้ 1 ล้านบาท เป็นการตัดสินใจที่ฉลาด

แต่ผลที่ได้คือดันถูกเพ่งเล็ง ต้องอธิบายต้อง Defend ตัวเอง

ลองเจอแบบนี้ไปซักสองสามครั้งก็รู้สึกว่า “ฉันทำงานของฉันดีกว่า จะได้ไม่โดนเฉ่งจนเป็นประเด็น”

ก็จะกลายเป็นว่าไม่เกิด Team ownership ขึ้น เกิดแค่ Individual ownership นั่นงานคุณ นี่งานผม ของใครของมัน งานใครงานมัน

Sprint goal ไม่เสร็จ หรือของที่มูลค่าสูงไม่สำเร็จ ไม่ใช่ความรับผิดชอบฉันนี่ จะไปเกี่ยวทำไม

นี่คือ Individual ownership ต่างคนต่างทำของแท้ครับ

แบบสอง

ถ้าความสัมพันธ์ระหว่าง PO กับทีมเป็นแบบที่ว่า PO เข้าทุก Standup

สิ่งที่น่าจะเกิดคือ PO คุมการตัดสินใจเองในระหว่าง Sprint ว่า ให้เพื่อนผมมาช่วยผม

ซึ่งก็กลายเป็นว่า PO ตัดสินใจเรื่องแผนการทั้งหมด คอยบริหารทุกอย่างแม้แต่ว่าทิศทางการไปถึง Goal ไปทางไหน เจออุปสรรคต้องปรับยังไง

ซึ่งมันก็คือการที่ PO ขโมยความสามารถในการ Self-manage ของทีมไปนั่นเอง

คำถามคือ สิ่งที่ได้จากการ Assign งานว่าใครทำอะไรตั้งแต่ต้น Sprint มี Value คุ้มค่าที่จะเสียเรื่อง Team ownership เสียความสามารถในการ Self-manage ไปหรือไม่

ทีมควรจะแบ่งงานกันเองในระหว่าง Sprint และพิจารณาว่าเราควรจะทำตามแผนเดิมหรือไปทางใหม่ในทุกๆ วัน ขึ้นกับสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน

และนั่นจะทำให้ Daily standup มีความหมาย

ดั่ง Agile manifesto กล่าวไว้ว่า

Responding to change over following a plan

ดังนั้นผมขอย้ำประโยคนี้อีกครั้ง

ไม่ควรแบ่งงานใส่คนตั้งแต่ตอนทำ Sprint planning ถ้าอยากทำ Scrum ที่สามารถความ Self-manage และมี Team ownership