ClickUp超實用教學 #1 提升專案管理效率的多功能團隊協作工具，自動產生看板/甘特圖/行事曆
身為一名PMO(專案管理辦公室)的成員，外加對細節和美觀有點龜毛個性的我，一直在尋覓能夠同時管理大量專案+客製化專案資訊+高度自動化管理的專案管理工具，最！重！要！的是價格不能太貴，畢竟人家在公司屬於成本單位🥺
終於在貨比十家以上後，被同事推坑了「ClickUp」，除了視覺上符合簡約美觀，實際操作也非常簡單上手，完全符合「同時管理大量管理」的需求，讓我徹底愛上ClickUp。
有鑑於ClickUp 2017年才創立，2020年剛完成A輪與B輪投資，網路上的使用教學非常少，但我真的非常喜歡與推薦，因此決定來寫一系列的使用教學與心得，歡迎各位共同交流與學習！
本篇將會分五個部分介紹
(一)為什麼激推ClickUp? -化繁為簡才能提升效率
(二)基本架構介紹 -運用層級管理專案
(三)快速檢視多種View -依據團隊需求協作專案
(四)專案欄位客製化 -專案細節一覽無遺
(五)流程自動化 -告別手動整理專案資訊 (一)為什麼激推ClickUp?
管理大量專案+客製化專案資訊+高度自動化管理
ClickUp的核心價值是希望透過「節省時間來提升生產效率」，例如：當我們想同時使用甘特圖(Gantt)與看板(Kanban)時，不能單只使用Trello，需要額外找其他平台來符合團隊多種協作需求，或者另外找插件，在不同應用程式交替使用的過程，無形中浪費許多時間；即使是Jira有符合多種View在同一平台，也需要User自行重新建立資料；Notion則是以筆記本用途為主，缺少許多專案管理的要素。
ClickUp完美解決了這些問題，它支援多種不同的View，包含最基本的表格(Table)、甘特圖(Gantt)、看板(Kanban)和行事曆等，User可依據不同利害關係人(stakeholder)或團隊需求，快速轉換檢視模式，並且可以像Excel一樣簡易快速的客製欄位，一鍵產生，完全不需要有程式能力，是專案管理者的一大利器。
最後，ClickUp還提供RPA(Robotic Process Automation 機器人流程自動化)，徹底把減少時間、化繁為簡做到極致，還有甚麼理由不開始使用ClickUp呢。
(二)基本架構介紹
ClickUp的層級架構共分為5+2層
【5大架構】
Workspace > Space > List > Task > Subtask > To Do List【2項分群】
Folder：將List歸類分群
Checklist：將To Do List歸類分群
Workspace
可依據不同需求開設Workspace進行管理，特別注意跨Workspace的資訊基本上是不具流通的特性，建議想同時瀏覽整間公司或部門不同專案的話，都開在同個Workspace底下。
層級架構總覽 | 實際案例分享
因應ClickUp本身功能的設定，提供兩種層級架構的使用方式：
(1)網路上多數人的層級架構應用方式■ Space：部門
■ List：部門專案
■ Task：專案任務
ClickUp可依據點選左側工具欄Space、Folder、List，右側畫面分別呈現部門(Space)全部的Task或僅呈現單一專案(List)專案的Task，如下：
(2)High-Level列管專案視角應用方式
因為我所在的單位PMO瀏覽專案是以High-Level角度，只需要檢視整體專案狀態，不需看到所有任務細節，但目前ClickUp「不支援僅瀏覽List狀態」，因此個人使用的架構層級如下，供各位主管/PM/PMO單位參考使用：■ Space：不同分公司
■ List：不同部門
■ Task：部門專案
■ Subtask：專案任務備註：「不支援僅瀏覽List狀態」，請見圖(2–2)同時瀏覽PM和Marketing部門的專案
若將Task設為「專案」，依據選取左側工具欄Space、Folder或List，右側畫面可以呈現部門(List)全部的專案(Task)或僅呈現單一部門(List)的專案(Task)，如下：
若想更細節看到專案(Task)的任務細節(Subtask)，也可以選取右上方的「subtask」勾選「Expand All」，瀏覽所有專案的任務細節，如下：
Subtask層級下繼續展開，管理所有專案細節
ClickUp最厲害的地方就是可以展開許多層級，並且具備完整的功能，從List/Task/Subtask皆有客製欄位與對話框(Chat)的功能，可以針對不同的任務項目進行即時溝通。
每項Subtask底下還可以建立To Do List，並且利用Checklist進行分類，請特別注意在To Do List的層級只能指派(Assign)人、勾選是否完成，並不能再持續展開下去或建立截止日期(Due Date)等其他細節資訊的功能。
(三)快速檢視多種View
因應不同部門或專案的屬性，甚至各種利害關係人的使用習慣，ClickUp提供共有13種View來管理專案(不定期持續增加中)，能在任何時候快速依據需求開啟、釘選與移除，甚至可以選擇個人檢視(Personal View)，避免不同人設置太多View，影響團隊協作的簡約性。
我最常使用的如下：
■ 清單 List：基本默認選項
■ 看板 Board(Kanban)
■ 表格 Table
■ 甘特圖 Gantt
■ 工作量 Workload這邊也特別推薦：
■ 心智圖 MindMap
■ 行事曆 Calendar
ClickUp介面最上方，可自由選擇不同的View做切換，清單(List)則是系統一開始便默認的檢視選項。
這裡直接秀上幾個大家常會用到管理專案的View
(四)專案欄位客製化
相信許多人都曾因為不同的專案管理工具提供的欄位限制，無法將所需的專案資訊有效的整理到系統上，只能另外使用Excel來進行整理。即使少數有提供客製化功能的工具，多少都需要會點程式語言，對於非工程師的使用者來說，完全是雪上加霜。
ClickUp除了不同的View外，還能夠自行增減欄位，從專案起訖日、收入成本、各種檔案欄位與標籤(Tag)都有。
利用Formula高度客製化欄位
更狂的是還有公式(Formula)客製化，相當於把Excel的功能搬上來，完全能讓主管或專案經理(PM)，可以精心的分析與計算專案的狀態。
利用釘選客製化欄位創建基本資訊
從List層級開始，可以點選旁邊的「・・・」選擇「Custom fields」，客製專案所需的填寫的基本資訊，有效列管不同部門或專案。
在「Custom fields」被釘選的客製欄位，在每次開啟新的Task或Subtask時，都會附有基本資訊的表格，甚至會強制填寫才能創立，有效杜絕資訊混雜的情況。
(五)流程自動化
ClickUp也提供簡易的RPA(Robotic Process Automation 機器人流程自動化)，讓我們在建立或更新專案資訊時，能立即牽一髮動全身，不用花太多時間手動更新具關聯性的資訊。
自動化的設計，除了是不會程式語言管理者的福音，也讓我們感受到ClickUp一再強調的化繁為簡，減少時間浪費增加產能，讓專案管理能夠告別無效的溝通與繁瑣的資訊文件，把時間聚焦在真正重要有價值的事情上面。
工欲善其事，必先利其器
在尋找適合的專案管理工具的過程中，需要假設許多不同的部門與專案情境進行測試與評估，本篇ClickUp超實用教學#1是我在測試使用ClickUp時的精隨，希望能幫助到還在尋找合適工具或已經準備開始使用ClickUp的你。
若時間允許，還想要跟各位分享更多關於ClickUp好玩的功能，包含儀錶板(Dashboard)、自動化進階篇(Automation)、敏捷管理(Scrum)等，若你喜歡我的文章請不吝給我大力的拍拍手，我才有動力繼續把這系列寫下去😊
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