Como rodar um Hackathon: o que eu aprendi liderando o CodeCup 2018
Hoje trago um relato bem pessoal sobre a minha mais recente empreitada dentro do CITi, minha Empresa Júnior.
Em Setembro de 2017 surgiu uma oportunidade para promovermos o 4º hackathon da história do CITi: o CodeCup 2017. O evento, que tem a finalidade de aproximar a nossa EJ do mercado de tecnologia, aconteceu pela primeira vez em 2014, no Centro de Informática da UFPE, assim como ocorreu em 2015, e posteriormente, em 2016, no C.E.S.A.R.
Para os que estão lendo e me conhecem, sabem como eu me desenvolvi no meu tempo de EJ. O CodeCup foi imprescindível para isso. Com bastante medo, me candidatei para a coordenação geral do evento e após uma semana fui selecionada.
Com a equipe selecionada (composta de um coordenador de comunicação, um de infraestrutura e um coordenador auxiliar), começamos a colocar a mão na massa. Nenhum membro da nossa equipe havia participado de um CodeCup anteriormente, muito menos de um hackathon. Pesquisamos acerca do estilo de evento tomando como referência hackathons famosos como o da Petrobrás, Hackacity e Hacker Cidadão. Admito que a sensação proeminente era a de estarmos perdidos. Nem toda a equipe estava alinhada e tínhamos dificuldades com prazos e entregas.
Por conta da falta de disponibilidade de um local adequado para abarcar 50 participantes, além de staff, jurados e mentores, resolvemos adiar o evento para 2018. O CodeCup 2017 virou 2018 e ocorreu em Março, no Apolo 235.
Gostaria então, sem mais delongas, explicar os porquês do evento ter saído como planejávamos.
1. Documentação é tudo
O que nos tirou dos apuros no começo foram os relatórios que gestões anteriores haviam feito acerca do evento. Mas como esse relatório é estruturado?
A seguinte estrutura possui edições de modo a complementar assuntos que não foram tratados na original, porém que são de extrema utilidade*
1. Introdução
O que é o evento? Por que o promovemos? Quando e onde ocorreu?
2. Pré-evento
2.1. Modelo do evento
Em que semestre ele ocorrerá? Por que? Que locais seriam mais adequados? Quantas pessoas o evento abarcou? Quais serão as categorias de premiação? O que será exigido das soluções que os participantes desenvolverão? Os projetos devem ser open-source? Quantos reports de status teremos?
2.2. Busca de patrocinadores
Fomos atrás de quem? Por que? Quais foram os casos de sucesso? Quais eram os seus propósitos? Quais foram os casos de recusa? Por que recusaram? Como chegamos até determinado patrocinador? Quais eram os seus interesses?
2.3. Parcerias e apoio
Mesma coisa.
2.4. Divulgação e vendas
Como o evento foi divulgado? Que plataformas foram utilizadas? Existiu um plano de divulgação? Quantos ingressos foram vendidos? Foram comprados por que perfil (dev ou designer)?
3. O evento
3.1. Estatísticas do evento
Relatório da pesquisa de feedback rodada após o evento.
3.2. Cronograma e atividades
Como ocorreu o credenciamento? O que fez parte do kit do participante? Como funcionou o status report?
3.3. Relatório financeiro do evento
3.4. Equipes e projetos
Descrição de cada projeto atrelada aos membros de suas equipes.
3.5. Mentores e jurados
Quem foram os mentores e jurados? Quais eram suas áreas de atuação?
3.6. Vencedores
Ficha de avaliação e vencedores do evento.
3.7. Pesquisa de satisfação
Além disso, também tínhamos acesso a pasta no drive com os cronogramas passados, planilhas, modelos de contrato e coisas do tipo. Teríamos tido muito mais trabalho se tivéssemos tido que executar tudo pela primeira vez. A documentação nos poupou de coisas mais operacionais e nos deixou focar no planejamento do evento.
2. Cada detalhe deve ser pensado cuidadosamente
Essa lição eu aprendi com meu coordenador de comunicação, alguém monstro em design e que foi quem mais pensou na experiência que todos os stakeholders do evento teriam, desde os patrocinadores, aos participantes, staffs e mentores. Vocês podem achar besteira, mas aquele adesivo de boa qualidade realmente vale seu preço, assim como a camisa, a música ambiente, a decoração e o agrado que você dá para os patrocinadores ao final do evento. Foque nesses detalhes, entretanto, quando você tiver acabado com o básico. Pouco adianta você pensar na música ambiente se você nem começou a orçar o buffet do evento. Priorize.
3. Procure patrocínio rapidamente
Começamos a conversar com os patrocinadores em outubro, o evento iria ocorrer no final de novembro caso não tivesse sido adiado. Fechamos nosso primeiro contrato de patrocínio no meio de novembro. Não planeje seu evento pra daqui a dois meses, se precisar adiar, adie! Um empecilho muito grande que encontramos foi o fato da maior parte das empresas já fecharem seus orçamentos para o ano seguinte no final do ano anterior. Converse com gestores das empresas que você gostaria que lhe apoiassem e entenda como as empresas funcionam, quais são as oportunidades que você terá e também quais empecilhos. Desta forma você evitará problemas na hora da captação de recursos.
Outra coisa: ouvi um feedback de uma das empresas patrocinadoras que eles fecharam com a gente porque tínhamos brilho nos olhos quando falávamos sobre o evento. Amor ao que se faz (CLICHÊ!!!) passa confiança e as pessoas vão querer apostar na sua empreitada, mas claro que você parecer que sabe o que está fazendo ajuda também. Mais uma nota: trate o patrocinador como uma das pessoas mais importantes do seu evento (o que é totalmente verdade), esteja disponível para tirar dúvidas, mantenha contato constante, mande atualizações para os e-mails deles. Enfim, mostre que você está lá.
Mas Amanda, como consigo um patrocinador?
Primeiramente pesquise e liste empresas que teriam interesse no nicho do seu evento. A maior parte das empresas que acabaram nos patrocinando tinham um interesse muito grande em recrutamento. O segundo interesse mais recorrente era, propriamente dizendo, nas soluções que os participantes iriam criar. Na reunião com o possível patrocinador, pergunte quais são os seus principais objetivos e volte a sua estratégia para eles (valeu, Sidarta Varela ❤). Venda a solução que cada um precisa, desde que você realmente as entregue.
Outra coisa, como dizem: o não você já tem. Não tenha medo de ir atrás dos patrocinadores e das parcerias mais senpai que existem por aí. O primeiro CodeCup surgiu do zero e conseguiu ser patrocinado pelo Facebook. Nós conseguimos fazer parceria com a Red Bull. O máximo que as empresas podem fazer é te dizer não.
4. Local é geralmente a parte mais difícil
O evento foi principalmente adiado por conta da dificuldade que tivemos em achar um local. Não ajudava que estávamos no final do ano e todos os possíveis locais que queríamos (e a gente queria um lugar TOP) já estavam reservados para os fins de semana. Tente começar a planejar seu evento com bastante antecedência (no caso da gente foram quase 6 meses), geralmente as reservas mais distantes não estão feitas ainda nessa época e você vai conseguir um bom local para sediar seu evento. Outra coisa: no nosso caso demos um pouco de sorte porque vivemos em Recife, local onde fica o Porto Digital. O Apolo 235 (prédio do Porto), que foi onde ocorreu o hackathon, foi cedido gratuitamente para a gente, com a condição de que a marca do Porto fosse atrelada ao evento. Queríamos fazer lá porque é um lugar em que ocorrem diversos eventos de tecnologia e a estrutura é incrível, porém se você não conseguir um local desses gratuitamente, muitas faculdades e universidades estão dispostas a cederem seus espaços para a realização do evento. Priorize essa escolha de local. Pouco adianta você chegar numa reunião com um possível patrocinador se você não nem local nem data.
5. Estabeleça metas
Se você é o líder da sua equipe, faça questão de estabelecer metas para o máximo de coisas que você puder. O CodeCup não é visto como um evento feito para trazer um lucro alto (como a Jornada de Cursos, evento de capacitação que promovemos), e sim visibilidade para a empresa, assim como o fortalecimento dos relacionamentos entre a EJ e empresas sêniores. Ainda assim, estabelecemos uma meta de alcançar 100% de lucro em cima do custo do evento (como o Startup Weekend faz). Cobrimos todos os custos conseguimos lucrar 54% em cima desse valor. Não foi 100% como o ideal, mas ajudou a gente a correr atrás. Metas de desempenho também são desejadas, por exemplo, rodávamos com reuniões e entregas semanais (todas as sextas à tarde) e isso fez com que diluíssemos o trabalho em pequenas entregas ao longo dos meses.
6. Peça as coisas com antecedência
Encomendamos a maior parte dos brindes com bastante antecedência, ainda assim, os adesivos demoraram 10 dias para serem confeccionados. Estávamos a duas semanas do evento e nem despachados eles haviam sido. Resultado: R$70,00 de Sedex. Peçam muito antes de vocês rodarem o evento. Outro caso que ocorreu foi o das camisas. Deixamos as inscrições abertas por muito tempo (já falo disso!) e consequentemente tivemos a confirmação dos tamanhos das camisas duas semanas antes do evento. Ligamos para o local em que geralmente confeccionamos as camisas e camisas pretas estavam em falta e sem previsão de chegada (isso era uma sexta-feira). Na segunda-feira fomos lá de novo e por sorte elas haviam acabado de chegar. Poderia ter dado muito ruim.
7. Acrescente folga à folga
Abrimos as inscrições para o evento "tarde demais". Nossa edição do CodeCup foi a primeira a possuir a pré-seleção de participantes, e por conta disso não acertamos tão bem o timing de quando deveríamos abri-las, avaliar os participantes, e rodar a lista de espera no caso da não compra do ingresso. Pense bem no tempo que cada uma dessas etapas irá demorar para que as coisas não fiquem corridas.
8. Divulgue direito
O CodeCup já era conhecido no Centro de Informática. Isso foi bom e ruim ao mesmo tempo. Participantes anteriores, que já conheciam o formato do evento, tinham pressuposições que poderiam ter sido mitigadas caso nós tivéssemos batido mais na tecla de explicar como seria o novo formato do evento. Assim como novos participantes poderiam ter entendido melhor e talvez até não tenham se inscrito por conta da falta de informação repetida entre os posts do Facebook. Tente resumir o que o seu evento é em cada post que você fizer. Muito provavelmente as pessoas não irão ver cada post feito e podem perder algum detalhe no caminho. Muitas vezes também temos a tendência de atropelar alguns detalhes que achamos irrelevantes ou muito óbvios. Lembre que você tem o viés de quem está organizando o evento, talvez o que seja óbvio para você não seja para o seu público.
9. Roa o osso enquanto você ainda tem dentes
A hora de se preocupar não é no dia do evento. Organize tudo com tempo o bastante para que quando chegue o dia do seu hackathon você só precise executar. Os momentos mais tranquilos que eu tive durante essa jornada foram os do evento em si, porque eu sabia que nós tínhamos pensado em tudo o que fosse possível com antecedência. Se preparar para o pior entra na equação também e um plano de gerenciamento de riscos te deixa mais preparado para as mais diversas situações.
10. Colha o resultado
Ao final do seu evento mande uma recapitulação para a lista de e-mail dos seus participantes e patrocinadores. Mande as fotos, informações sobre a equipe vencedora e, é claro, o formulário de feedback. O formulário é importantíssimo para que erros cometidos não se repitam, elogios sejam notados e que processos sejam melhorados para uma próxima vez. Foi por meio desse formulário que recebemos ótimas avaliações e dicas importantes, como uma mudança na forma que os status reports eram conduzidos, e que no próximo CodeCup serão levadas em conta.
Essas são as principais dicas que consegui coletar da minha experiência como coordenadora. Se você tiver alguma dúvida em relação a organização de eventos pode me enviar uma mensagem, ficarei muito feliz em responder. No mais, boa sorte!
Ah, e se você quiser acompanhar o próximo evento do CITi, estaremos abrindo as inscrições para a Jornada de Cursos em breve!
Agradecimentos especiais a Sidarta, Davy, Márcio, Alessandra e Tamíris ❤
