Start Using Notion for Work
Table of Contents
Introduction
What is Notion?
How Notion Improves My Work?
Build a Project Gallery with Notion
- 1. Project Gallery Template
- 2. Quick Access to the Notes
- 3. Tons of Functions for Taking Notes
- 4. Fiters and Sorting
Let’s Build Your First Project Gallery!
- Step 1: Create a Page
- Step 2: Create a Table/Database
- Step 3: Project Page Set Up
- Step 4: Your first Note!
- Step 5: Filters [Optional]
Thanks for Reading
Introduction
“Your mind is for having ideas, not holding them”
— David Allen —
เคยมีประสบการณ์คิดไอเดียเจ๋งๆ ได้ในเวลาแปลกๆ ไหมครับ เช่น ระหว่างอาบน้ำ ออกกำลังกาย แต่ก็ดันลืมไอเดียที่แว๊บเข้ามาในหัวเหล่านั้นในเวลาเพียงไม่นาน…ใช่ครับ ผมเป็นหนึ่งคนที่สิ่งนี้เกิดขึ้นกับตัวบ่อยมาก
ถ้าสมองของเรามีไว้เพื่อคิดสร้างสรรค์ไอเดียต่างๆ แต่ไม่ใช่สำหรับการจดจำทุกสิ่งอย่าง เราจะมีเครื่องมืออะไรไหมที่มาช่วยเราจดจำ และบริหารข้อมูลอย่างเป็นระบบ?
วันนี้ผมจะมาแชร์ เครื่องมือที่ผมใช้ในการทำหน้าที่เป็น information storage ส่วนตัวซึ่งเปรียบเสมือนสมองที่สอง (2nd Brain) ในการทำงานของผมเลยทีเดียว
โดยในบทความนี้จะขอยกตัวอย่างการนำเครื่องมือ Notion มาใช้เพื่อจัดการความวุ่นวายนี้ในบริบทงานของผม (Data Analyst) ที่คิดว่าจะมีประโยชน์ไม่มากก็น้อยครับ :)
ก่อนเริ่มอ่านบทความนี้หากมีเวลา แนะนำให้ลองไปฟังสรุป concept ของ 2nd brain จาก live Building A Second Brain with Notion ของเพจ datarockie ก่อนจะช่วยเพิ่มความเข้าใจความสำคัญของการจดอย่างมีระบบมากขึ้นครับ
What is Notion?
Notion คือซอฟต์แวร์จดโน้ต บริหาร และจัดการข้อมูลที่เกือบจะครบจบในที่เดียวแล้ว (based on การใช้งานส่วนตัวของผม แหะๆ) Notion มีคำสั่งหลากหลายที่ทำให้เราสามารถจดข้อมูลได้อย่างสะดวก แถมยังสามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์จากค่ายอื่นได้อีกด้วย
และจะดีแค่ไหนถ้า Note ของเราสามารถถูกเก็บในรูปแบบ digital ที่ไม่ต้องกังวลว่าจะเปียกน้ำ หรือฉีกขาด แถมยังเข้าถึงผ่านอุปกรณ์หลากหลาย และที่ไหนก็ได้เพียงแค่มี internet และที่สำคัญคือฟรี!!!
How Notion Improves My Work?
สำหรับสายงานหลายสาย รวมถึง Data Analyst ที่ CJ express เราดูแล projects หลากหลายพร้อมกัน ซึ่งทำให้มี Input จากความหลากหลายของเนื้องาน ทั้งในแง่ของ Business, Domain knowledge, Stakeholders, และ Technical detail ต่างๆ
ปัญหาที่ตามมาเฉกเช่นชะตาที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงคือ โฟกัส และประสิทธิภาพการทำงานที่แย่ลงเมื่อเราสลับไปทำอย่างอื่นกลับไปกลับมา (Context-switching)
ไหนจะต้องติดต่อกับหลากหลาย Stakeholders/ลูกค้า ซึ่งอาจทำให้การสื่อสารผิดพลาด ข้อมูลตกหล่น ลืมสิ่งยิบย่อยที่ต้องทำ ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพน้อยลง
แล้ว Notion สามารถเข้ามาช่วยในการจด หรือบริหารข้อมูลของเรายังไงได้บ้าง?
จริงๆ แล้ว เราสามารถออกแบบ Notion เพื่อช่วยบริหารข้อมูลได้หลายรูปแบบมากๆ ซึ่งขึ้นอยู่กับตัวงานของเราด้วย ตัวอย่างเช่น
- To-do list งานหรือสิ่งต่างๆ ที่เราต้องทำ
- หัวข้อสำคัญจากการประชุม (MoM) สิ่งที่ต้องทำต่อ (Next Action)
- Project summary
- Storage for code/script เช่น SQL, Python
ซึ่งเราสามารถนำ Notion มาใช้ตอบโจทย์สิ่งเหล่านี้ เพื่อช่วยให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ครับ
โดยในบทความนี้จะขอพูดถึงการจดบันทึกข้อมูล และการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบใน Notion เป็นหลักนะครับ (หากมีโอกาส ในบทความหน้าจะมาแชร์เทคนิคอื่นๆ ด้วยครับ)
Build a Project Gallery with Notion
ก่อนที่เราจะไปเริ่มลงมือสร้าง Project Gallery เพื่อเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ เราลองมาดูข้อดีคร่าวๆ ของสิ่งนี้กันก่อนนะครับ
1. Project Gallery Template :
สร้างที่เก็บข้อมูลโปรเจคอย่างเป็นระบบ โดยสามารถแยกประเภท และหมวดหมู่ (Tag) ของโปรเจคได้อย่างละเอียด ซึ่งหากวางระบบ tag ดีๆ จะง่ายต่อการนำไปใช้ Filter กับ Sort ได้ดีมากๆ
2. Quick Access to the Notes :
เข้าถึง Note ได้อย่างรวดเร็ว มี Quick display ให้จด Quick note ได้อย่างสะดวก
3. Tons of Functions for Taking Notes :
มี Functions หลากหลายให้เราใช้งานในการจดข้อมูล เช่น Bullet point, Check box, Toggle list, Table, รวมถึง Code/Script storage สำหรับคนเขียน Code
4. Fiters and Sorting :
สามารถ Filter และ Sort gallery ให้แสดงแค่โปรเจคที่เราสนใจได้ ซึ่งสามารถนำไปต่อยอดในการแบ่ง Project view ได้ (แยกข้อมูลประเภทเดียวกันให้อยู่ใน view เดียวกัน)
Let’s Build Your First Project Gallery!
หากเพื่อนๆ อ่านมาถึงส่วนนี้ ผมขอทึกทักเอาเองว่าเพื่อนๆ ก็กำลังสนใจการเก็บข้อมูลแบบนี้ไม่มากก็น้อยใช่ไหมครับ ฮี่ๆ งั้นเรามาเริ่มลงมือสร้าง Project Gallery ของเรากันเลย!
หากใครยังไม่เคยใช้ Notion เลย สามารถเริ่มต้นใช้งานบน web browser แบบฟรีได้ง่ายๆ ที่ >> https://www.notion.so/
หากพร้อมแล้วก็ลุยเลยครับ!
Step 1: Create a Page
Step 2: Create a Table/Database
เมื่อได้ Page มาแล้วให้เราพิมพ์ “ / ” (เพื่อดู Command ที่เราต้องการใช้) ตามด้วย “database — inline” เพื่อสร้าง Table ในรูปแบบ Layout ของ Gallery
Step 3: Project Page Set Up
คลิกที่กล่อง “Untitled” ใดก็ได้เพื่อ Edit และ Set up project page แรกของเรา โดยในเบื้องต้น เราจะเปลี่ยนชื่อและตั้งรูปปกให้กับ Project page นี้ครับ
Step 4: Your first Note!
เมื่อเราได้ Project page แล้วเราจะมาเริ่มลองจดข้อมูลผ่าน Command ต่างๆ กันเลย ซึ่งเราสามารถ พิม “/” ตามด้วยคำสั่งต่างๆ ที่เราต้องการ ซึ่งมีคำสั่งเยอะมากๆ เพื่อนๆลองไป explore กันดูนะครับ :)
โดย Basic command ที่จะเอามาให้ดูเป็นตัวอย่างมีดังนี้
1. /Toggle list
2. /Bulleted list
3. /To-do list
4. /Code
Step 5: Filters [Optional]
ขั้นตอนนี้จะเป็นการที่เราใช้ Filters เพื่อให้ Gallery ของเราแสดงผลแค่ Project ที่มี Tag ตามเงื่อนไขที่เรากำหนด
ซึ่งในอนาคตหากเรามี Project ใน Gallery เป็นจำนวนมาก การ Filter และแยก View ประเภท Project (filtering by tags) จะมีประโยชน์มากๆ ในการจัดเก็บข้อมูลที่เราจดครับ
Thanks for Reading
หากเพื่อนๆ เป็นคนชอบสะสมของ เช่น หนังสือ คิดว่าน่าจะอินกับการที่เราจดข้อมูลเป็น Gallery แบบนี้นะครับ เพราะมันเหมือนได้เป็นการสะสม Project ใน Gallery ไปเรื่อยๆ Gallery ของเราก็โตขึ้นเรื่อยๆ เหมือนกับการซื้อหนังสือเก็บเข้าชั้นหนังสือของเรา
และนี่คือหนึ่งในหลายวิธีในการจด Note บน Notion ที่ผมอย่างเอามาแชร์เพื่อนๆ แบบเบื้องต้น ในโอกาสหน้าจะมาแชร์วิธีการทำ To-do list ที่สามารถ Track status และวาง Timeline บน Gantt chart ได้
หากใครมีข้อสงสัย หรืออยากแชร์วิธีจด Notion และบริหารข้อมูลของตัวเอง สามารถพิมพ์ comment ไว้ได้เลยนะครับ ขอบคุณที่อ่านบทความนี้จนจบ สวัสดีครับ :)
