Jak doceniać współpracowników? (część 1)
Rutyna dnia codziennego i ogrom obowiązków powodują, że nie dostrzegamy prostych okazji do tego, aby docenić swoich współpracowników.
Można to łatwo zmienić!
Przedstawiam cykl publikacji z przykładami sytuacji, które mogą być okazją do pochwalenia kogoś lub do przekazania innej osobie miłego słowa na temat jej pracy (i nie tylko)
Część 1. Odpowiadaj na maile
Zdziwieni?
W komunikacji bezpośredniej (“na żywo”) dużo łatwiej o interakcję, obserwację zachowań, wymianę zdań, poznanie opinii innej osoby, uzyskanie odpowiedzi na pytanie. Możemy odczytywać komunikaty werbalne oraz niewerbalne.
Jednak żyjemy w czasach, w których na dobre zagościła komunikacja online. Tutaj nie ma mowy o komunikacji niewerbalnej (może z małym wyjątkiem połączeń video), a reakcje drugiej strony możemy poznać dopiero jak ona zechce nas o tym poinformować.
Z założenia, niezależnie sposobu nadania, otrzymany komunikat powinien wywoływać reakcję, czyli odpowiedź.
Okazuje się, że ludzie nie odpowiadają na maile. Odbierają pocztę, otwierają, czytają lub nie, zamykają, idą dalej…
Brzmi znajomo?
- Jak często dostajecie/wysyłacie maile, w którym ktoś niejako zdaje relację z wykonanej przez siebie pracy — opowiada jak poszło spotkanie, przesyła przygotowany raport, analizę, wyniki sprzedaży, reklamy?
- Ile razy dostaliście/wysłaliście maila z dokumentami, które były potrzebne komuś z pracy? Dokumentami, które specjalnie zostały przygotowane…
- Ile razy nie odpowiedzieliście na taką wiadomość?
- Ile razy nie dostaliście odpowiedzi?
- Zdarza Ci się, że ktoś dopytuje czy doszedł do Ciebie mail?
- Czy w komunikacji bezpośredniej zdarza Ci się, że ktoś wręcza Ci dokumenty a Ty nie reagujesz w żaden sposób?
Jeśli decydujemy się na przeniesienie ciężaru komunikacji zawodowej na komunikację online, pamiętajmy, że jesteśmy zobowiązani do reakcji na komunikaty od naszych pracowników czy współpracowników.
Wiedz, że osoba, która wysyła wiadomość czeka na Twoją odpowiedź.
Nadawca chce mieć pewność, że np. to co dostajesz jest tym czego potrzebujesz, lub też potrzebuje potwierdzenia, że zrobił dobrze swoją prace albo czeka na komentarz co jest do poprawy/zmiany.
Dla adresata wiadomości milczenie oznacza np. że jest ok, niestety nadawca o tym nie wie i zostaje bez żadnego komunikatu.
W wielu przypadkach wystarczyłaby po prostu krótka odpowiedź, np:
“Dziękuje za zestawienie, to jest to czego potrzebowałam. Dobra robota!” lub “Dziękuje za zestawienie, przejrzę je jutro i potwierdzę, czy jest wszystko ok.” lub “Dziękuję za dokument, widać, że kosztował Cię sporo pracy, bardzo to doceniam. Na pewno wykorzystam go do swojej prezentacji.”
Proste?
Takich przykładów jest wiele. Czasem dostajemy wiadomość z informacją o spotkaniu, urlopie, czy innej sprawie i bardzo często pozostawiamy je bez odpowiedzi. Dla odbiorcy odczytany mail=przyjęty do wiadomości.
Pamiętajmy, że nadawca nie siedzi w naszej głowie i potrzebuje informacji zwrotnej, choćby najkrótszej: “Ok, rozumiem, dziękuje.” lub “Niestety ten termin mi nie pasuje, proponuję następny tydzień” lub “Dziękuje za informację, życzę udanego urlopu” lub nawet “Dzięki za wiadomość, w tym tygodniu jestem zawalona pracą, proszę ustalmy to po weekendzie.”
Doceniajmy czas, szanujmy wykonaną pracę i odpowiadajmy na maile!
Pozdrawiam,
Marta
