Organizacja spotkania firmowego. O czym warto pamiętać?
Wydawałoby się, że organizacja spotkania w firmie to żadna sztuka. Wystarczy przecież wybrać termin i zaprosić gości. Jednak bardzo łatwo jest zamienić ważne spotkanie w takie, które dla uczestników będzie “stratą czasu”. Warto zatem pamiętać o kilku elementach, których nie powinno zabraknąć podczas przygotowania spotkania.
Cel spotkania
Cała organizacja spotkania powinna być zależna od celu, jaki organizator (lub zlecający) chce osiągnąć. Poza tym robienie spotkań tylko po to, żeby je zrobić jest nie tylko stratą czasu (i pieniędzy) ale i uwagi ludzi. Udział w spotkaniach, które nie mają wyznaczonego celu budzi u uczestników niechęć do kolejnych lub bierne uczestnictwo.
Realizacja celu spotkania wymaga zdobycia uwagi ludzi i ich aktywnego udziału w wydarzeniu.
Osoby prezentujące
Ustal kto, o czym i komu będzie mówił. Jeśli zwykle organizujesz spotkanie i jesteś opowiadającym pomyśl o znalezieniu osób, które będą mogły/chciały się wypowiedzieć na wybrany temat, nawet na zasadzie luźnej dyskusji, czy porównania opinii.
Prowadzący spotkanie
Spotkania potrzebują moderatora, który będzie czuwał nad jego przebiegiem — tj. czasem, przygotowaniem technicznym, agendą itp. W zależności od charakteru wydarzenia widoczność takiej osoby może być mniej lub bardziej wyraźna
Forma wydarzenia
Kiedy znamy cel i wszystkie strony uczestniczące, można się zastanowić na jaki format wydarzenia się zdecydować.
Najpopularniejsze to warsztat, wykład, prezentacja, czy dyskusja. Pamiętajmy, aby dbać o uwagę uczestników i w miarę możliwości mieszać różne elementy w ramach jednego spotkania. Realizacja celu spotkania zależy od aktywności uczestników.
Jeśli cele spotkania są bardziej nieformalne (np. świętowanie zakończonego projektu) atutem będzie luźna atmosfera. Nic tak nie zbliża ludzi jak jedzenie, więc na taką okazję wystarczy zamówić pizzę, lub zadbać o pachnące pączki z pobliskiej cukierni. Najlepiej zebrać wszystkich w miejscu, w którym na co dzień ludzie robią sobie przerwę od pracy — np. biurowa kuchnia, hall, strefa chillout lub pobliski park.
Budżet
Dobre spotkanie może mieć budżet 0 zł.
Czasem jednak przy niewielkich środkach można podnieść atrakcyjność spotkania, a tym samym zdobyć punkty uwagi uczestników.
W budżecie zaplanuj np:
- przekąski — wymagają minimalnego budżetu a nie tylko uprzyjemnią czas uczestnikom, ale także zapobiegną ewentualnemu spadkowi koncentracji na skutek obniżenia poziomu glukozy we krwi;
- catering — przy dłuższych spotkaniach warto zaplanować budżet na zorganizowanie tzw przerwy kawowej lub nawet obiadowej;
- wynajem miejsca na organizację spotkania;
- materiały dla uczestników;
- zewnętrzny moderator/trener/specjalista;
- atrakcje — wyjście na warsztaty tematyczne, rozrywki typu bilard, kręgle itp.
Agenda
Spotkanie musi mieć agendę, czyli rozpisany w punktach plan spotkania, z zaznaczeniem przewidywanego czasu trwania każdej części.
Nawet jeśli spotkanie dotyczy tylko jednej kwestii należy przedstawić temat oraz planowany czas.
Zaproszenie uczestników
Wysłanie zaproszenia jest pierwszym elementem, który ma wskazać jaki jest cel spotkania i który ma wpływ na uwagę i nastroje uczestników. Dlatego pamiętajmy aby:
- zawierało datę, czas i miejsce wydarzenia;
- zostało wysłane z możliwym wyprzedzeniem;
- tytuł miał przekaz — zaproszenie o nazwie ‘Spotkanie’ jest mało komunikatywne i raczej nie wzbudza ciekawości;
- dodać opis wydarzenia, temat i agendę;
- upewnić się, że wysyłamy je do osób, które powinny być uczestnikami spotkania — warto zweryfikować adresy email odbiorców zaproszenia;
- dodać zaproszenie do kalendarza firmowego;
- wysłać przypominajkę.
Przebieg spotkania
Trzymajmy się celu, agendy i dajmy miejsce na spontaniczność. Więcej o tym jak zadbać o odpowiedni przebieg spotkania w osobnym wpisie.
Podsumowanie
Po spotkaniu dobrze jest wysłać uczestnikom podziękowanie wraz z podsumowaniem wydarzenia.
Wydaje się oczywiste?
A jednak wciąż mamy do czynienia ze spotkaniami na które chodzi się ‘za karę’ albo wychodzi z poczuciem straconego czasu.
Dobrze przemyślane spotkanie musi mieć cel, który wskaże jak powinno ono przebiegać.
Starajmy wczuć się w rolę uczestników i zastanowić jaki sposób przekazywania treści jest dla nas atrakcyjny. Co przyciąga naszą uwagę? Jakie pytania prowokują nas do zabrania głosu?
Realizacja celu jest zależna od tego czy uda nam się zaangażować do aktywnego udziału jego uczestników. Pamiętajmy o tym na każdym etapie planowania.
I na koniec — szanujmy czas, swój i innych. Nie organizujmy spotkań zbyt pochopnie. Zostawmy sobie miejsce na przemyślenie jego sensowności. Spotkania w trakcie dnia pracy są bardzo angażujące i wytrącają z rytmu, dlatego muszą przekazywać jasne i ważne dla uczestników treści, które zmotywują i zwiększą zaangażowanie.
A jakie są Wasze spostrzeżenia?
Pozdrawiam,
Marta Kozieł
