Uma simples wiki resolveu meus problemas de treinamento

Era final de 2013 (ou começo de 2014. Não lembro) e lá estava eu em uma reunião com os caciques da empresa sugerindo que usássemos a MediaWiki como ferramenta de “base de conhecimento” interna. Alguns ali tinham aquele pensamento “intranet da empresa” como algo muito diferente da minha sugestão, mas, no fim das contas, todos concordaram que seria uma boa ideia. Exceto um sujeito, que na hora me soou extremamente pedante. Ele reparou que a MediaWiki não parecia dispor de uma forma de ACL, ou seja: impedir que uma pessoa ou grupo vejam ou editem determinadas páginas. De fato, a MediaWiki só tinha isso implementado por meio de um plugin (muito ruinzinho), coisa que eu fui descobrir só depois.

Ponderei direito sobre aquilo que na hora me pareceu chato e me deixou meio indignado e, de fato, percebi que era algo importante, mesmo.
 E isso me levou à MoinMoin, uma wiki feita em Python e MUITO poderosa. Eu realmente gostei dela e, na semana seguinte, depois de estudá-la e instalá-la no nosso servidor, apresentei-a aos mesmos caciques.

Projeto aprovado, era hora de começar a lidar com questões “filosóficas”. A wiki é uma ferramenta que depende de uma mentalidade de uso. Quando um colega seu lhe pergunta como é que se faz determinada coisa, você deve dizer: “aguarde um momento, que vou escrever na wiki e então você lê lá”. Depois de umas semanas, a coisa muda de figura. Dada a mesma pergunta, você responde com outra: “você já buscou isso na wiki?”.

Qual a ideia disso? É que o conhecimento que é da empresa deve permanecer na empresa. Conhecimento que só existe na cabeça dos funcionários, na prática, não é da empresa: é das pessoas. E as pessoas podem ir embora. Pense na dificuldade de treinamento de novos funcionários que várias empresas tem simplesmente porque nenhum dos seus processos ou ferramentas é documentado. Antes da wiki, havia situações em que um dos colaboradores com maior salário da empresa parava suas atividades para instalar o driver da impressora em uma estação de trabalho!

Ainda nessa empresa, consegui “vender” alguns projetos meus para a chefia e comecei a formar um time. Cerca de uma semana depois de o primeiro novo colaborador entrar na equipe, 80% de tudo o que ele precisava saber já havia sido aprendido e uns 70% disso veio direto das páginas da nossa wiki. E como se deu isso? Simples: eu documento tudo: projetos, ferramentas, visão da equipe, objetivos, configurações, dicas sobre os projetos, processos, etc. Antigamente alocava-se alguém só para “configurar o Outlook” dos novos funcionários. Nesse nosso caso, que configurou o cliente de e-mail (Thunderbird) foi o próprio novo colaborador.

Pense na diminuição de custos que isso gera: eu praticamente não precisei parar meu serviço para ajudá-lo, e ele aprendeu direito tudo o que não depende de experiência, sem precisar “atrapalhar” ninguém. Além disso, ele próprio já “comprou” a ideia da wiki (afinal, os bons resultados de seu uso ficaram evidentes, especialmente para ele) e, com isso, o treinamento de outro novo colaborador torna-se ainda mais rápido, fácil e indolor para todos.

Eu sei que documentar projetos de software em wiki é má ideia. Mas ter uma wiki como base de conhecimento da empresa é excelente! Se você tem poder para iniciar o uso de uma onde você trabalha, vai por mim: o resultado tende a ser muito positivo.