Pourquoi faut-il tuer les emails?
Innovations numériques — depuis 30 ans… (en 2015)
J’étais en région Marseillaise dans les années 90. Les premières messageries étaient rarement connectées sur Internet. Les universitaires disposaient d’un email, mais peu de personnes comprenaient à quoi correspondait le sigle truc.machin@universite.fr sur leurs cartes de visites, et l’Internet guère connu.
La messagerie fût d’abord interne.
Elle a été adoptée par des structures qui hésitaient investir dans un «pneumatelex» (j’ai inventé ce mot pour le transport d’informations par tube pneumatique, on parle de télégraphe atmosphérique). L’installation des tubes pour accélérer la circulation des notes de services était compliquée et coûteuse.
Encore un métier qui a disparu à cause de la techno: Le coursier interne!
La pose de câbles coax Ethernet fin (thin) pour les PCs, et les petit boîtiers «Localtalk» pour les Macs, facilitaient la mise en place de réseaux locaux économiques. Cette synergie avec le besoin de partager l’imprimante laser et des disques durs coûteux, a permis l’essor de la mise en place du réseau local (LAN). La messagerie permettait d’éviter les pneumatiques, ou les garçons coursiers.
Le ‘manager’ n’était pas long à être convaincu dans ce contexte.
Les utilisateurs furent un peu plus réticents de devoir quitter leurs formulaires papiers avec carbones. Ils continuaient d’imprimer leurs messages sur l’imprimante laser, et de poser la note interne dans le bac matériel «courrier» du destinataire… Généralement, ce fût une interdiction impérative et une suppression des bacs physiques des courriers internes, qui força ces utilisateurs de la génération X et précédente, à se mettre à la messagerie électronique!
Pour ma part, j’utilisais l’argument «écologique» pour motiver. Nous pensions réellement pouvoir réduire l’utilisation du papier… Une erreur classique consistait à leur dire que c’était «plus facile». Or, ce n’est jamais «facile» de changer des habitudes. Je faisais régulièrement cette double erreur, mais j’avais 26 ans.
Jamais autant consommé de papier que depuis les ordinateurs!
30 ans après, je continue d’innover:
Vers 2012, après une analyse des adoptions du microblogging par les jeunes, Twitter et Facebook en tête, j’ai constaté que ces modèles étaient plus optimum pour réduire l’utilisation catastrophique des emails, dans des communications de groupes en particulier, et pour gérer un carnet d’adresses centralisé. J’avais suivi les rachats par nos acteurs majeurs avec Podio (par Citrix), Socialcast (par VMware) et Yammer (Microsoft en 2012). Je voulais éviter d’investir dans une «usine à gaz» de type «Sharepoint» pour notre association «CloudReady.ch», qui était dépourvue de la moindre trésorerie.
Microblogs
J’ai mis en place le RSE (Réseau Social d’Entreprise) Yammer pour CloudReady, et finalement pour ICT-a, y compris avec nos clients pilotes. Un espace de partage de données et de messages, orienté échange d’URL et documentations sécurisées, facilement et rapidement disponible.
L’adoption fût rapide, bien que non générale, surtout lors de difficultés pour l’identification (login), qui furent décourageantes pour plusieurs.
Je suis aussi conseiller numérique (bénévole) pour le mouvement suisse romand des grands-parents pour le Climat (GPClim.ch). Ils sont encore avec email et Dropbox… J’ai pu constater que l’adoption des «nouvelles technologies» reste toujours aussi fastidieuse, quelques soient les générations: X, Y ou C-Gen (Je ne suis pas partisan du terme Génération Z). Cela nécessite beaucoup de psychologie, de subtilité, de diplomatie et énormément de patience…
Formateur depuis les années 90, j’ai pourtant beaucoup appris grâce au FSEA passé en 2015 (Brevet Fédéral Formateur d’Adultes Eduqua, Suisse). Ce stage de formation m’a permis de découvrir que l’apprentissage, c’est un travail des apprenants et non du formateur, dont le rôle d’enseigner peut même presque devenir marginal, surtout dans les nouvelles technologies. Il doit alors assurer un rôle essentiel d’animateur de motivations, et de connecteurs d’intelligences.
Pourquoi faut-il tuer les emails ?
C’est un de mes sujets favoris d’atelier numérique et de conférence:
- Redondances des informations, qui sont répétées dans des historiques multipliés
- Sortie d’informations internes, non contrôlées, par le ‘forward’ d’un email avec un historique non nettoyé
- Historique non exhaustif, voir falsifié/modifié…
- Transmissions à des usagers qui n’en ont pas besoin
- Non transmissions à ceux qui seraient intéressés
- Non accessibilité, ou partielle (via un email et son historique), aux arrivants ultérieurs
- Informations indésirablement conservées par des employés quittant l’organisation (répliques de contacts, fichiers et messages dans un fichier Outlook local)
- Données «fichiers» limitées à 10MB, et multipliées par le nombre de mailbox (infobésité)
- Plusieurs versions d’un même fichier modifiés par X partenaires, avec des risques de «pertes» d’infos
- Nécessité de répéter la classification des données (rangement) pour chaque participant («Mince, ou l’avais-je donc rangé?»)
Ce seul point, un vrai gain de productivité via un RSE
- Impossibilité de corriger, ou supprimer, un message après son émission (Oops…)
- Saturation d’une mailbox qui devient déversoir de toutes notifications, copies inutiles, avis secondaires, news internes et externes, et noyant les informations importantes… (je ne parle pas du SPAM déjà filtré, qui nous occupe plus de 70% du traffic SMTP de la planète…)
- Débordement des activités professionnelles sur le temps personnel grâce aux mobiles… (augmentation des «burnouts», mais je reconnais que supprimer les emails n’y suffira pas)
- Entre autres…
Tout ceci m’ont donné une certitude de la nécessité de «changer» et d’abandonner les emails, le plus possible. A terme, l’email deviendra essentiellement un outil de notification et de validation d’identité. Pour le moment, il devrait rester le moyen de transmettre un courrier, ou un FAX, sous sa forme électronique.
En attendant que nous puissions faire mieux, ce qui sera difficile dans un monde gouverné par la spéculation et la compétition, au lieu d’être gouverné par le partage et la culture de la contribution.
Concernant les emails vs courriers papiers:
Avant, on prenait le temps de faire “bien” car c’était payant. On devrait faire payer les gens qui vous envoie un email, pour la durée nécessaire à sa lecture, et de son traitement (tout travail mérite salaire): J’envisage de créer un service pour faire cela… Mais je ne doute pas d’une adoption difficile…
Changer
Mais comment transmettre cette envie de transformation et d’abandonner ses vieilles habitudes, confortables parfois, car durement acquises ?
Personnellement, je travaille sur un échantillon d’utilisateurs, pour des ateliers «numériques» de réflexions. Afin de «laisser» découvrir, et d’apporter la conscience des points énoncés ci-dessus. J’essaye de disposer dans un petit groupe des 2 catégories extrêmes des usagers:
- Les fonceurs avides de transformations (souvent jeunes, et moins gradés),
- Les réticents/freineurs de toutes transformations (souvent moins jeunes, et plus gradés).
Des micro-ateliers courts, de 1 à 2 h par semaine suffisent, mais doivent se succéder sur plusieurs semaines pour poser les problèmes, les satisfactions, les insatisfactions; pas nécessairement fermés sur une thématique prédéfinie, mais dans l’optique d’innovations numériques utiles et pertinentes. Il est intéressant de découvrir des problèmes/opportunités additionnels à ceux qui sont suspectés au départ. Quand elles sont canalisées par des «baroudeurs» d’ICT-a, ces rencontres sont riches d’enseignements. Elles permettent de dégager des idées et des principes consensuels, qui seront bénéfiques:
- Aux fonceurs, qui prendront conscience de certains problèmes ou conséquences, simplement occultés par l’enthousiasme;
- Aux freineurs, qui prendront conscience de la nécessiter d’innover, ou pas… On doit alors «pousser» un peu.
Si les réfractaires et les fonceurs supportent un changement consensuel, tous les autres suivront plus facilement.
A ce stade, nous n’avons pas commencé à créer le changement, uniquement la prise de conscience de la nécessité de changer !
Acquérir de l’agilité
On peut alors proposer des transformations, faire des essais, des suggestions, des investigations. Il est nécessaire de communiquer au reste de l’entreprise les conclusions et propositions du groupe, voir d’émettre des demandes de suggestions, afin d’impliquer «les gens». (Via publications sur un intranet, ou un email global, selon la taille, en attendant la mise en place d’un RSE ;)
«L’innovation devient un standard de survie, car la stabilité ne peut naître que dans le changement perpétuel. L’immobilité, c’est la mort, le froid absolu, le vide spatial.
La vie, c’est un perpétuel renouvellement.» [IMPERMANENCE]
Pascal.KOTTE@ICT-a.ch (20mn RdV http://CallMe.Kotte.net)
+41 793 092 886
Originally published at opendsi.wordpress.com on May 12, 2015.
