Le télétravail en coworking: pourquoi et comment s’y mettre enfin?

Le collectif Co’Alpin, qui regroupe 12 espaces de coworking de Savoie, Haute-Savoie et Isère, a organisé le jeudi 13 décembre dernier son premier Forum du Télétravail à la Cordée Annecy.

Ce Forum a rassemblé une trentaine de participants : entreprises et organisations professionnelles, salariés, collectivités, associations, syndicats et les structures d’accompagnements et d’études pour faire avancer le télétravail dans notre région.

L’objectif : identifier les bonnes pratiques, lever les freins et passer à l’action.

Vous n’étiez pas là? Cet article, co-écrit par les intervenants de la journée, vous donnera un aperçu des échanges et peut être l’envie de participer au prochain Forum au printemps à Annemasse.


Les enjeux du télétravail, pourquoi le mettre en place?

Synthèse de la table ronde animée par Jean Pouly du Cabinet Econum.

Présentation téléchargeable ici.

Plus de 70% des français se rendent au travail en voiture.

Ce mode de déplacement a plusieurs conséquences :
- 50 minutes “perdues” par jour lors des trajets domicile-travail, soit 24 jours par an, sans compter la fatigue et le stress liés à ses déplacements,
- 15% en moyenne du revenu annuel consacré aux déplacements domicile-travail,
- un accident du travail sur deux est lié aux déplacements domicile-travail,
- 48 000 morts précoces par an liés à la pollution atmosphérique,
- un coût des bouchons pour la France estimé à 17 milliards d’euros par an

La numérisation du travail est à l’origine d’une transformation profonde des modes de travail. Les organisations n’ont pas d’autre choix que de s’adapter: infrastructures physiques comme leurs bureaux et infrastructures numériques mais aussi leurs comportements et leur management pour être en phase avec la révolution technologique et sociétale (mobilité, demande d’autonomie, flexibilité des horaires etc.).

Les quatre avantages clés du télétravail pour l’entreprise sont :
1. la réduction des charges immobilières,
2. l’amélioration de la productivité individuelle (jusqu’à 20% si on ne dépasse pas 2 jours par semaine), de la motivation et de la qualité de vie des salariés,
3. la réalisation d’économies et la réduction de son impact environnemental en diminuant les déplacements,
4. la valorisation de sa marque employeur en fidélisant ses collaborateurs et en étant attractif pour recruter.

Les ordonnances Macron facilitent la mise en place du télétravail au sein des entreprises et des organisations mais de nombreux challenges se dessinent :
- faciliter le télétravail tout en permettant la déconnexion et en évitant l’isolement,
- permettre l’autonomie tout en assurant l’implication et la communication dans les équipes,
- favoriser la souplesse des horaires et des lieux de travail tout en protégeant les salariés et leurs employeurs.

Les tiers-lieux de travail répondent à plusieurs de ces besoins : ce sont des lieux professionnels, où l’on peut travailler efficacement, dans une ambiance dynamique et bienveillante. Ils permettent d’être entourés d’autres travailleurs qui constituent une communauté d’entraide riche en expérience et en compétences.

Qu’ont-ils dit? Extraits de la table ronde:

de g. à d.: Corinne Bourgeois, Jean-Michel Delaplagne, Olivier Barry, Mariline Vieira, et Jean Pouly
« Le développement du travail à distance représente un élément de réponse à la nécessité de réduire les temps et distances de trajets domicile-travail, extrêmement ruineux sur les plans économiques et environnementaux.
Cette action fait partie des orientations du nouveau « Projet de territoire du Grand Annecy », dont l’objectif n°15 est de « Favoriser les espaces de travail partagés (coworking, tiers lieux), leur mise en réseau, afin de répondre aux nouvelles formes d’entrepreneuriat …, », rejoignant en cela des préoccupations également exprimées lors de l’élaboration du projet de nouveau Plan de Déplacements Urbains et des plans de déplacements d’entreprises sur le territoire.
À cette occasion, il apparaît souhaitable de développer au plus vite des implantations de Tiers lieux adaptés, à l’image de La Cordée et des autres espaces de coworking alpins, en partenariat avec les acteurs économiques et institutionnels, notamment dans un cadre expérimental…”
Olivier Barry, Conseiller au Grand Annecy, délégué au pôle entrepreneuriat Imagine le Grand Annecy
“Il faut aller plus loin en créant des mesures incitatives pour favoriser le télétravail comme par exemple la réduction de la contribution dite “versement transport” pour les PME qui pratiquent le télétravail.”
Jean-Michel Delaplagne, Président de la CPME de Haute-Savoie
“Selon moi, l’un des ingrédients clefs pour la réussite d’une expérience de télétravail est la confiance entre le manager et celui ou celle qui télétravaille. L’accès à certains outils informatiques (messagerie interne, services de réunion virtuelle, plateforme de partage et d’échanges de documents, etc.) ainsi que des temps d’échanges planifiés et réguliers avec son équipe en sont d’autres. Je n’arrive pas à télétravailler tous les jours depuis mon domicile, j’ai besoin d’un environnement stimulant, d’avoir du lien social, de pouvoir dissocier vie personnelle et professionnelle. Les espaces de coworking répondent à ce besoin d’un lieu professionnel pour travailler efficacement tout en permettant de créer des liens forts et de s’intégrer rapidement. Ils représentent une alternative incontournable aux lieux de travail traditionnels”
Mariline Vieira, salariée en télétravail et coworkeuse à La Cordée
“Le télétravail a de nombreux bénéfices, cela développe notamment l’autonomie des collaborateurs et nécessite de faire confiance. Encore faut-il définir le cadre collectivement et de façon explicite, pour que chacun profite du télétravail sans flou ni tensions. Cela requiert une certaine expérience, une autonomie et la maîtrise de différents outils et méthode de travail à distance.”
Corinne Bourgeois, chef de projet santé et performance de l’entreprise Thésame
“Le télétravail est un dispositif de plus en plus attractif, pour les salariés comme pour les entreprises. Et pour cause, les avantages sont nombreux : un meilleur équilibre vie pro/vie perso, une réduction des coûts et des temps de transports, une plus grande autonomie dans son travail pour le salarié. Et pour l’employeur ? Des salariés plus heureux et plus investis, une augmentation de la productivité, la baisse du taux d’absentéisme, et la liste est encore longue !
Damien Leprêtre, Flexjob
Les espaces de coworking représentent un bon équilibre pour la pratique régulière du télétravail. En effet, le télétravail à la maison n’est pas forcément la panacée entre l’entourage qui ne comprend pas forcément que l’on est “au travail” et l’isolement souvent ressenti. Dans un espace de coworking, on travaille dans un lieu professionnel, mais convivial, au contact d’une communauté de professionnels diversifié et à proximité de son lieu de résidence.”
Marion Majou, Entrelac coworking.

Et si on jouait à télétravailler? La mise en oeuvre…

Bien que source de flexibilité pour les acteurs et de performance pour l’entreprise, de nombreuses organisations hésitent à passer le pas ou peinent à déployer des mesures efficaces. Le télétravail ne s’improvise pas ! Son cadre et sa mise en oeuvre doivent être discutés et partagés afin de répondre à la fois aux besoins de l’entreprise et à ceux des salariés.

Le jeu “30 jours pour télétravailler”, créé par FlexJob et Felix&Ludo permet de susciter l’appropriation des collaborateurs, d’engager une réflexion collective et de déployer une organisation du télétravail efficace et pérenne.

C’est un outil de dialogue, un vecteur d’expression individuelle et collective : il cible les principaux points à expliciter et facilite la verbalisation des craintes, risques et opportunités de l’entreprise et des collaborateurs. Ce jeu collaboratif, est un catalyseur, capable d’associer simplement à la réflexion collective la direction, les instances représentatives du personnel, l’encadrement et les salariés afin que votre projet de télétravail soit réussi, car co-construit.

Qu’en ont-il pensé? Retour d’expérience:

La participation au jeu met en évidence la grande diversité de perception des individus sur les sujets abordés. On peut constater que la progression collective nécessite donc une clarification du sens des actions afin d’avancer dans le même sens.”
Jean-Michel Raux, gérant de Jam Prestations, entreprise de portage salarial
“Le syndicat CFE CGC, vient de signer l’accord sur la Qualité de Vie au Travail, dans lequel est intégré le télétravail. Ce nouveau dispositif devrait donc être implémenté sur tous les sites Dassault Aviation dans le courant l’année 2019. Le forum du télétravail et le jeu “30 jours pour télétravailler” ont permis de mieux appréhender ce nouveau mode de travail et de défendre ce dispositif, synonyme de modernité et d’attractivité avec plus de conviction.
Anne Perraux — représentante du syndicat CFE CGC chez Dassault aviation.

“J’y vais mais j’ai peur…. “ S’appuyer sur les espaces de coworking pour développer le télétravail

Et si vous vous lanciez enfin?

“Concilier professionnalisme et équilibre personnel au sein d’un espace de coworking” avec le Co’Alpin

Les espaces de coworking accueillent de plus en plus de salariés en télétravail et c’est une excellente nouvelle ! Cela traduit la démocratisation de la flexibilité au travail et la prise de conscience de l’intérêt des tiers-lieux de travail pour les entreprises et leurs salariés.
Les avantages sont nombreux : 
- meilleur équilibre vie privée/vie personnelle
- meilleure productivité et efficacité au travail
- création et maintien de lien social
- développement de la créativité favorable à l’innovation
- amélioration de la confiance en soi et envers les autres
- etc.

Rien de tel qu’un petit jeu brise glace pour lancer la journée

Les espaces de coworking sont également compatibles avec des obligations de confidentialité et de sécurité, à condition que les salariés soient informés et formés, comme c’est le cas pour toute interaction avec leur famille, dans les lieux publics ou quand ils utilisent leur propre matériel (ordinateur portable, téléphone mobile etc.). 
Souvent, la confidentialité et le secret ne sont pas nécessaires, voire desservent les entreprises. Parler de son projet, demander des avis, être transparent même avec ses concurrents permet de mieux anticiper, d’adapter, de se spécialiser, d’innover, de s’entraider…et de répondre aux vrais besoins de la meilleure façon.

Protéger les salariés tout en favorisant ces nouvelles façons de travailler — plus ouvertes, plus flexibles, plus collaboratives et autonomisantes — est donc un vrai challenge pour nos organisations et nos entreprises.

Les espaces de coworking membres du Co’Alpin s’engagent pour participer aux réflexions et faciliter cette révolution, notamment vis à vis des règlementations.

Vous souhaitez expérimenter et être guidés dans la mise en place du télétravail en coworking au sein de votre entreprise ? Les espaces du CoAlpin proposent une journée d’essai gratuite ainsi que des immersions dédiées aux entreprises.
En effet, tester un espace de coworking, échanger avec les salariés qui y travaillent et demander conseil au gestionnaire sont les meilleurs moyens d’être rassuré et de trouver la solution la plus adaptée pour son équipe.

.… et créer un réseau de tiers-lieux pérennes et complémentaires.

Aujourd’hui le nombre d’espaces de coworking est encore faible dans les Alpes et beaucoup de territoires n’en sont pas doté. Faciliter l’émergence de tels lieux pour permettre à tous les travailleurs d’intégrer une communauté près de chez eux est une excellente idée…à condition d’être fait intelligemment !

Attention à ne pas dupliquer, sur la moindre commune de nos territoires ruraux, le même modèle, copié sur les centres urbains et non adapté aux besoins locaux.
Un tiers-lieux de travail partagé (espace de coworking, atelier partagé, fablab etc.) doit être construit avec et pour ses utilisateurs. Et surtout il doit être animé et vivant, ce qui risque d’être compliqué si toutes les communes proposent leur propre espace trop vite.

Quelques conseils pour créer des tiers-lieux pérennes :
- expérimenter et faire évoluer le concept étape par étape pour prendre le temps de créer une vraie communauté impliquée et de faire évoluer le lieu en fonction de ses besoins. 
- animer la démarche de façon collaborative pour favoriser l’appropriation par les usagers et faire émerger une personne ou une structure (association, entreprise ou autre) pour animer et gérer cette démarche et ce lieu
- mixer les usages pour favoriser la vie et la rencontre entre usagers différents tout en respectant les besoins de chacun.
- montrer l’exemple en tant que collectivité en utilisant régulièrement le lieu pour y travailler ponctuellement, y tenir des réunions etc. C’est également l’un des meilleurs soutiens pour un projet privé, en complément d’une aide financière souvent nécessaire.
- favoriser la définition d’une stratégie collective et la mise en réseau au niveau de son territoire, pour travailler ensemble et penser complémentarité plutôt que concurrence.


Cet article a été co-écrit par les intervenants du Forum, n’hésitez pas à contacter les intervenants de cette journée pour vous accompagner dans votre démarche de mise en place du télétravail ou de création d’un tiers-lieux :

Jean Pouly ,Consultant expert du télétravail, co-créateur de Gowo, Consultant fondateur du cabinet Econum.

Damien Lepêtre Consultant Facilitateur des nouvelles formes de travail chez Flexjob, Animateur de l’atelier découverte du jeu “30 jours pour télétravailler”

Mathilde Delalandes Consultante & Formatrice en management des Ressources Humaines & Droit social

Laure Beyler Consultante facilitatrice en création de tiers-lieux et adaptation aux nouveaux modes de travail pour La Cordée

Marion Majou — Fondatrice et gérante d’Entrelac coworking — Porte parole du collectif CoAlpin

Et tous les autres responsables et animateurs des espaces de coworking du collectif CoAlpin.

Le CoAlpin qu’est-ce que c’est ? Nous sommes un collectif de tiers-lieux de l’arc alpin français, ayant comme dénominateur commun la rencontre et le partage entre travailleurs au sens large, qu’ils soient entrepreneurs, salariés, créateurs, bénévoles, testeurs, formateurs etc.
Ce maillage coopératif entre nos espaces a pour objectifs :
- de mutualiser nos moyens, nos compétences, nos expériences pour pérenniser nos espaces et répondre au mieux aux besoins de nos utilisateurs et de nos territoire

- de favoriser les liens et l’entraide entre nos utilisateurs

- de donner une visibilité à nos espaces de coworking et aux tiers-lieux en général, véritables outils de développement personnel, économique et territorial, sur nos territoires alpins… et au delà !

Les espaces membres du collectif : Cowork (Grenoble et Voiron), Coworkimmo (Annemasse), Entrelac (Annemasse), La Clé (Faverges-Seythenex), La Cordée (Annecy), La Kaftier (St Jean de Maurienne), Le 7 Lieux (Vizille), Le Melting Spot (Thonon-les-bains), Le Mug (Chambéry), Le Pêle (La Clusaz), Le Site économique des lacs (Thiez), Le Transfo (Annecy).