Organizando eventos

Rapadura é doce. Mas não é mole.

Com vocês, a rapadura.

Então o tigrão ou a tigrona está motivado e quer ajudar a organizar eventos pra comunidade! Primeiro: parabéns! Você é aquele 1% que vai mudar o mundo (não pensou outra coisa não, né?). Segundo: “Senta, se acomoda. À vontade, tá em casa. Toma um copo, dá um tempo” e fique preparado para receber o tutorial mais completo de como organizar evento que já foi escrito na história humana (segundo o Jean Lucas).

Atenção: esse tutorial foi escrito de modo genérico, para eventos de qualquer porte. A depender do tamanho, algumas coisas podem dar uma mudada.

Vamos lá!

Para organizar eventos você precisa se preocupar com, no mínimo, seis coisas:

• Quem?
• O quê?
• Onde?
• Quando?
• Quanto?
• Como?

Todas estão relacionadas, mas vou discorrer sobre elas com isso mente.

Quem?

Essa é uma das perguntas mais importantes: quem estará no seu evento? Você conhece o seu público-alvo? O público-alvo influenciará todas as outras perguntas.

Você precisa saber qual o conteúdo o seu evento irá oferecer que atraia essas pessoas. Também precisará saber onde realizar a divulgação do evento de maneira que o seu público seja atingido. Isso só será possível se você conhecer um pouco sobre as pessoas que espera para o evento. O que elas esperam? O que interessa elas? Quais seriam possíveis lugares que tornariam mais acessíveis a ida para o evento? Essas pessoas podem pagar ingresso? Quanto em média?

Conhecer as pessoas é importante para definir qual conteúdo elas têm interesse e como você irá se comunicar com elas. Imagine que você está organizando um evento para senhorinhas que moram em um lugar sem internet. Como você vai se comunicar? Como deverá proceder?

O quê?

O conteúdo é o coração do evento. É o que motiva as pessoas a deixarem de fazer alguma atividade de lazer ou qualquer coisa interessante em um sábado, por exemplo, e deslocar-se até o local do evento. É também o que as motiva a se reunirem e a compartilhar ideias.

Para definir o conteúdo, como falado no tópico “Quem” você precisa conhecer seu público e então encontrar pessoas interessadas no tópico. Motivo? Se não tiver gente interessada, nem a sua mãe vai querer ir. :( Se você quer trazer um tema disruptivo, sugiro que faça um evento genérico com diversos tópicos e uma apresentação desse tema. Essa é uma maneira de surpreender positivamente as pessoas. Lembrem-se: as pessoas têm resistência ao novo. A não ser que elas tenham um perfil early adopter, ou seja, bem curioso (o que a maioria das pessoas não é, infelizmente), essas pessoas não sairão de casa. Dica: converse com as pessoas que são o seu público-alvo potencial e descubra o que elas estão querendo aprender — as respostas serão um bom indicativo.

Não adianta organizar eventos que não se conectem ao menos um pouco com o interesse das pessoas. Uma vez organizamos um evento com um tema de baixa popularidade. Foi um fracasso — e nós já sabíamos que isso iria acontecer — mas fizemos por que queríamos organizar algo. Poderíamos ter alcançado mais pessoas se tivéssemos escutado aquela vozinha chamada intuição.

Você, como organizador, precisa também encontrar pessoas dispostas a compartilhar o que sabe. Uma maneira muito comum é pedindo recomendações a outras pessoas ou convidando diretamente pessoas que você sabe que têm domínio do tema do evento. Além disso, pode usar fontes como GitHub, LinkedIn e blogs em geral para captar pessoas que produzem código/conteúdo que você pensa ser interessante.

Algo importante a dizer é que tanto participantes quanto palestrantes devem ter um comportamento de acordo com a filosofia do evento. Algumas pessoas são motivadas a ir para eventos para ganhar brindes, um certificado com algumas horas e até para saborear um coffee break. Infelizmente isso é bem comum. Se você quer pessoas interessadas em aprender no seu evento, foque no conteúdo e não em artifícios para atrair mais pessoas.

Onde?

O local do evento influencia a ida das pessoas. Marque em um espaço que esteja disponível para o evento mas que também seja tranquilo para as pessoas chegarem lá. Como organizador de eventos você precisa sim se preocupar com acesso democrático (ou seja, qualquer pessoa pode ir independente do meio de transporte) e com segurança.

Em Belo Horizonte temos um parque tecnológico que fica no * do Judas. Totalmente contra-mão, inclusive para quem mora perto. Os pontos de ônibus são totalmente desertos. Temos abertura para realizarmos eventos lá mas infelizmente não podemos pôr em risco a vida das pessoas. Além disso, queremos que o acesso seja o mais democrático possível sempre. Esse é um princípio que decidimos ter em mente em todos os eventos da comunidade — inclusão importa.

Eu sempre desconfiei que a depender do bairro o público poderia mudar. Certa vez organizamos um evento em um bairro distante do centro mas com uma importante instituição de tecnologia implantada. O público foi totalmente diferente do que estava presente em nossos eventos.

Pontos importantes pra lembrar:

• Quanto maior a quantidade de pessoas no evento, maior o espaço que você vai precisar. Quanto maior o espaço, maior a chance dele ser pago.
• Verifique infraestrutura do local e o que você irá precisar: internet, microfones, datashow, etc.

Quando?

Se tem uma coisa importante nessa vida, essa coisa é o timing. Timing é o tempo certo pra fazer acontecer algo. Você precisa ficar atento a data do seu evento, observando sempre as preferências do seu público-alvo.

Se o seu alvo são estudantes, não marque uma palestra pra sexta-feira às 20 horas. Não marque eventos no feriado. Não marque eventos no dia em que os coleguinhas de outras comunidades estão fazendo eventos.

Outra coisa importante: esteja atento ao tempo para a divulgação. A regra que funciona comigo é: se o evento for para até 50 pessoas, divulgamos com 2 a 3 semanas de antecedência. Se for mais do que isso, em eventos maiores, divulgamos com 3 meses de antecedência.

Quanto?

Pra responder essa pergunta você precisa saber com o que você quer gastar. Coffee break? Camisas? Brindes? Espaço? Se o objetivo for fazer algo menor, só com o intuito de compartilhar conhecimento, você pode colocar a menor quantidade de coisas possíveis para gastar. É possível organizar eventos sem gastar nada, mas depende muito do porte do evento: quantas pessoas, infraestrutura (espaço, som, internet), peças impressas, etc.

Além disso, o “quanto” também está relacionado ao público, mais uma vez. Se você está organizando eventos para estudantes de pós graduação universidades públicas, por exemplo, não faz sentido cobrar R$500, por exemplo. Precisa existir coerência com o público e o que você irá oferecer também.

Como?

Aqui algumas dicas de como fazer pra coisa toda acontecer.

Como conseguir palestrantes

Procure por pessoas que gostam de compartilhar conhecimento, mesmo que elas não tenham hábito de palestrar. Às vezes o seu evento vai ser uma oportunidade interessante não só para os participantes mas para os palestrantes também. Se você gosta de algo, compartilhe também. É sempre uma ótima oportunidade de treinar a fala em público e de ajudar a alguém a aprender algo. Não deixe de ficar de olho nos participantes. Vez ou outra aparece alguém motivado a compartilhar também. Estimule isso!

A depender do evento, é importante você pedir um vídeo ou mini-apresentação. Às vezes as pessoas são feras tecnicamente porém não tem uma boa oratória ainda. Esse tipo de experiência é mais cobrada em eventos maiores. Algumas comunidades abrem chamadas de palestras chamadas lightning talks, palestras que duram até 15 minutos. Com isso, as pessoas podem se voluntariar pra palestrar e ter a oportunidade de compartilhar algo e aperfeiçoar também suas técnicas de apresentação.

Se você está organizando um evento com palestrantes internacionais, não esqueça de verificar a documentação e o visto para entrada dela/dele no Brasil.

Como conseguir parceiros ou empresas interessadas

É legal você ver na sua cidade empresas que estão sempre postando vagas ou demonstram algum engajamento com os temas que você vai ter no seu evento. Empresas geralmente querem expor suas marcas, ter acesso a pessoas que possam contratar, etc. Um outro caminho é entrar em contato com faculdades. Faculdades sempre podem oferecer espaço gratuitamente em troca de publicidade dos seus cursos, por exemplo, ou simplesmente para que seus alunos tenham acesso.

Como conseguir espaço físico

Um pouco do tópico acima: tentar parceria com faculdades ou empresas que possuem espaço disponível para a quantidade de pessoas que você quer abrigar. Espaços de co-working também podem ser bons aliados. Converse com as pessoas nos eventos! Contatos importam e são úteis para situações como essas.

Como divulgar o seu evento

Onde o seu público-alvo está? Twitter? Facebook? Grupos de faculdade? Sites especializados? Todas as alternativas valem, pensando sempre onde você vai alcançar as pessoas. Na comunidade que participo (www.gdgbh.org) nós estamos com canais em quase todos os lugares porque percebemos que só no G+ não dava — queríamos contato direto com as pessoas! Pra compartilhar no Facebook, Twitter e G+ ao mesmo tempo usamos o Buffer.com. Ele ajuda a agendar posts nessas redes. Muitas vezes o seu público pode não ser de mídias digitais — de repente você terá mais alcance com cartazes impressos ou panfletos — depende do seu público.

Como conseguir patrocínio

Na minha opinião, essa é a pior parte dos eventos: levantar grana. Você tem dois caminhos: cobrar das pessoas ou conseguir patrocínio de empresas/instituições. No caso das pessoas, a depender da cidade e do público, varia muito o interesse deles de acordo com o valor do evento. Sobre empresas, é um trabalho de bater em muitas portas e conseguir apoio em poucas, infelizmente. Uma alternativa é conseguir permutas também: a empresa fica responsável pelo coffee break e vocês não precisam receber o dinheiro diretamente, por exemplo.

Como proteger as pessoas

Infelizmente situações como assédio podem acontecer em qualquer evento. O assédio não é limitado apenas ao assédio sexual mas a quaisquer constrangimento devido a cor da pele, etnia, orientação sexual, nível de conhecimento e/ou gênero.

Para proteger as pessoas que estão no evento existe um documento chamado Código de conduta. O código de conduta pode ser escrito pela organização do evento ou reaproveitado de outras comunidades. Existem códigos como Não Seja um Idiota e o das comunidades de desenvolvedores Google. Caso alguém fira as normas do código, a organização do evento pode tomar as providências que ache justa para punir os envolvidos.

Importante: o código de conduta deve ter o contato da organização do evento!

Ferramentas

Você precisará gerenciar inscrições, grana, palestrantes. Mas calma! Existem algumas ferramentas bacanas pra ajudar nesse trabalho. Para gerenciar inscrições e comunidades, tem o Meetup.com. Para gerenciar apenas inscrições, incluíndo inscrições pagas, temos a Sympla e o Eventick. Para receber inscrições de palestras, tem o SpeakerFight. Se você quer agendar e compartilhar uma mesma publicação no G+, no Facebook e no Twitter, pode usar o Buffer. Para comunicar-se com as pessoas da sua comunidade e trocar ideias, o Slack também é uma boa pedida.

Chegamos ao fim, ufa!

Se você nunca organizou um evento, sugiro que comece com um menor pra ir sentindo como funcionam as coisas (e com antecedência). Pode dar esse trabalhão todo, mas acredite: sempre vale a pena. Você aprender a gerenciar tempo e recursos, a compartilhar, a negociar. Sem contar que o feedback das pessoas que conseguiram aprender algo é impagável.

Sucesso no seu evento! Depois me conta como foi! :)

“Tenha a certeza que se você fez uma pequena coisa bem, você pode também fazer uma grande coisa bem.” David Storey