Método Kanban

Criado por David J. Anderson em 2010, onde adaptou o modelo que chamou de “Kanban para desenvolvimento de software”, o qual combina o lean mindset com a teoria das restrições, transformando-o em uma abordagem enxuta para o desenvolvimento de software ágil.

Termo kanban

De origem japonesa e significa “cartão” ou “sinalização”. Permite um controle detalhado do desenvolvimento de software com informações sobre quando, quanto e o que desenvolver.

Quadro kanban

Utilizado para representar as atividades em andamento, é um quadro de tarefas com os kanbans sinalizando o status das tarefas, muito usado na gestão visual das atividades.

Princípios

• Comece com o que você faz agora;
• Busque mudanças evolucionárias e incrementais;
• Respeite a estrutura atual, seus papéis, responsabilidades e cargo;
• Incentive atos de liderança em todos os níveis.

Práticas

Visualizar o fluxo de trabalho (Workflow);

• Se trata do modelo visual de trabalho. Pode ser um quadro físico ou quadro kanban eletrônico (Jira, Trello…);
• O intuito é nomear as colunas do quadro para ilustrar onde cada atividade está no fluxo de trabalho (Ex.: To Do, Doing, Done), esse fluxo pode ser ajustado conforme necessidade do time ou projeto;
• Então, divide-se o fluxo de trabalho em partes e escreve-se cada atividade em um card/post-it;
• Dessa forma, é possível prover visibilidade do fluxo de trabalho a toda a equipe, além de obter transparência e identificação de desperdícios, aumentar a comunicação e colaboração, facilitar a percepção dos impactos ocasionados pelas constantes mudanças, ou seja, visualizar o gargalo e tomar ação para resolução dos problemas.

“Antes de falar, faça alguma coisa, experimente.” — Sakichi Toyoda

Limitar a quantidade de trabalho em andamento

• Limitar o trabalho em andamento (WIP — Work In Progress) no quadro kanban;
• Após análise e avaliação da limitação ideal para o time, adicionar em cada coluna o valor máximo de atividades;
• Dessa forma, incentiva-se a equipe a concluir o trabalho disponível antes de atribuir-se a um novo trabalho, ou seja, a mesma se compromete com menos trabalho de uma só vez, reduzindo o tempo gasto em cada item e mantendo o equilíbrio do ritmo de trabalho. Isso evita problemas causados pela alternância de tarefas, reduzindo a necessidade de priorização dos itens e mantendo o Lead time estável. Além de permitir transparência sobre a capacidade limitada do trabalho da equipe.

“Pare de começar e comece a terminar” — Desconhecido

Gerenciar e medir o fluxo

• Observar e entender como o trabalho está fluindo no quadro kanban. Analisar as áreas em que o fluxo está parado/indefinido ou com gargalos, para que se possa implementar mudanças que favoreçam a melhoria contínua, repetindo esse ciclo para entender se as mudanças estão tendo um impacto positivo ou não;
• O gerenciamento disso fará com que o tempo gasto nas etapas reduza e a entrega seja realizada em menos tempo, além de capacitar a equipe em prever o tempo de conclusão das atividades e manter o compromisso de entrega consistente com o cliente;

Exemplos:

• Lead time — Tempo médio de entrega de ponta-a-ponta. É o tempo total que o cliente aguarda para a entrega da atividade.
• Cycle time — Ritmo/frequência de saída do sistema. A diferença entre o momento que a atividade é considerada “em progresso” até o momento que ela entra em seu estado final.
• Throughput — Taxa de saída do volume de entregas por período de tempo. É uma métrica que demonstra a quantidade de atividades entregues em um determinado período de tempo (semana, mês).
• CFD (Cumulative Flow Diagram) — É uma métrica para visualizar o fluxo de trabalho através dos status das atividades, ou seja, demonstra o quanto de atividade ainda resta a fazer, as atividades em andamento, as atividades concluídas, bem como, os possíveis problemas que possam ocorrer com o time/projeto, como gargalos ou impedimentos.
• Flow Efficiency — É uma métrica que auxilia na redução do tempo não produtivo no fluxo de uma atividade.

“O que pode ser medido, pode ser melhorado.” — Petter Drucker

Tornar as políticas do processo explícitas

• Definir e tornar as regras e políticas claras para todos, essas devem ser visualizadas no topo do quadro e em cada coluna.
• Isso é importante para criar uma base comum para todos, com o entendimento de como executar qualquer tipo de tarefa no sistema, entender também qual a definição de concluída das tarefas, a quantidade de tarefas individuais em andamento, quais profissionais podem atualizar o quadro, entre outras.

“Políticas explícitas no Kanban governam o comportamento do time.” — Aldo d’Aquino

Implementar loops de feedback

• A análise do fluxo de trabalho é importante para feedbacks;
• Pode-se realizar as medições através de, relatório, indicadores gráficos ou outros, que relatem o andamento do trabalho e progresso no sistema;
• Com isso, é possível se certificar que a entrega feita corresponde a funcionalidade esperada, com a qualidade adequada.
• Auxilia também a minimizar os riscos, pois as decisões são validadas continuamente e os problemas exposto imediatamente para resolução.

“Feedback não é uma opção. É uma obrigação da gestão.” — Bernardo Leite

Melhore e evolua constantemente

• Identificar e aplicar melhorias continuamente, incentivando a equipe na aplicação da filosofia Kaizen (melhoria contínua);
• Promover pequenas alterações no processo, contínuas, incrementais e evolutivas, que causem menor resistência à mudança.
• É importante tornar os problemas visíveis e engajar o grupo na mudança.

Exemplos:

• TOC, System thinking, 3ms;

“Quem se limita, não MUDA; quem não muda, não se TRANSFORMA; quem não se transforma, não EVOLUI.” — Erasto J. Meneses Ortiz

Classificação de itens e hierarquia

A classificação é definida de acordo com o processo de trabalho da equipe, não existe uma regra que dite quais tipos de itens devem ser utilizados.

• Épicos (Epics): Um épico é uma grande estória.
• Estória de usuário (User Story): Uma estória de usuário é uma curta e simples descrição de um recurso. Normalmente utiliza-se o seguinte formato:

Eu Como/Sendo <quem>, quero/gostaria/devo/posso <o que>, para que/de/para <porque/resultado>

• Tarefas (Tasks): As tarefas são os elementos de uma estória. Estórias de usuário que são muito pequenas, podem não ter a necessidade de ser divididas em tarefas.

Reuniões/Cadências do Kanban

Figura 1: As cadências do Kanban. Fonte https://www.linkedin.com/pulse/afinal-o-m%C3%A9todo-kanban-tem-reuni%C3%B5es-ou-cerim%C3%B4nias/

Reunião de reabastecimento (replenishment meeting)

• Objetivo: Decidir quais atividades serão trabalhadas, comprometer-se com a próxima entrega e repor o backlog para o fluxo de trabalho.
• Cadência: Semanal.
• Duração: 20 a 30 minutos.
• Participantes: Service Delivery Manager (SDM) ou facilitador juntamente com o time.

Atividades:

• Verificar o que há de novo desde o último encontro;
• Inspecionar todas as atividades do backlog;
• Certificar de que as atividades que estão disponíveis para seleção estejam priorizadas, detalhadas, com a devida classificação e mapeamento dos riscos, ajustar quaisquer inconsistências;
• Verificar quantas atividades o fluxo comporta para o acréscimo de atividades;
• Filtrar as atividades disponíveis para obter uma lista de tarefas a serem selecionadas e priorizadas;
• O responsável pelo negócio realiza a priorização dessas atividades;
• Juntamente com o time, selecionar as atividades priorizadas que irão ser trabalhadas, conforme a capacidade do fluxo/equipe.

Reunião diária (Kanban meeting)

• Objetivo: Observar e rastrear o status do trabalho (não os trabalhadores), para observar o fluxo da atividade.
• Cadência: Diária.
• Duração: 10 a 20 minutos.
• Participantes: O time que desenvolve o trabalho facilitado pelo Service Delivery Manager (SDM).

Atividades:

• O time deve visualizar as atividades e verificar o status, (em andamento, não iniciada ou bloqueada);
• O facilitador irá percorrer o quadro kanban, junto com o time da direita (mais perto da conclusão) para a esquerda (mais recentemente iniciado);
• O facilitador pode solicitar uma atualização de status de uma atividade ou simplesmente perguntar se há alguma informação adicional que o time não tem conhecimento;
• As atividades bloqueadas ou atrasadas deverão receber maior atenção. O time deverá discutir brevemente quem está trabalhando no problema e quando será resolvido. Quaisquer outros problemas de bloqueio devem ser informados, para direcionamento e apoio.
• Times mais maduros devem somente discutir atividades bloqueadas e não há necessidade de discutir cada atividade no quadro;
• O facilitador deve assumir a responsabilidade pela resolução de problemas de bloqueio. E deve perguntar quem é designado para resolvê-lo e quando será resolvido.
• Após a reunião, os integrantes do time se encontram espontaneamente para resolver qualquer questão ou problema observado durante a reunião.

Reunião de planejamento de entrega (delivery planning)

• Objetivo: Planejar a entrega e definir os critério de aceitação.
• Cadência: Varia de acordo com a cadência de entrega.
• Duração: 1–2 horas.
• Participantes: Facilitador, partes interessadas para aceite, especialistas para dúvidas técnicas e os líderes para tomada de decisões.

Pontos a serem respondidos:

• Quais itens do sistema estão (ou estarão) prontos para serem lançados?
• O que é necessário para realmente liberar os itens em produção?
• Quais testes serão necessários após a liberação para validar a integridade dos dados em produção?
• Quais riscos estão envolvidos?
• Como esses riscos estão sendo mitigados?
• Quais planos de contingência são necessários?
• Quem precisa estar envolvido no lançamento e presente durante o deploy em produção?
• Quanto tempo vai demorar a release?

Reunião de revisão da estratégia (Strategy review)

• Objetivo: Revisar a estratégia de negócios do produto e da operação. Verificar se o produto e entrega estão de acordo com os valores esperados pelo negócio e certificar se as metas são atingíveis.
• Cadência: Trimestral.
• Duração: ½ dia.
• Participantes: Equipe voltada para o cliente, líderes seniores, gerente de produto e de portfólio.

Reunião de revisão de operações (Operations review)

• Objetivo: Revisar o sistema de forma global, revisão das demandas com foco em gargalos, dependências e efeitos dependentes.
• Cadência: Mensal.
• Duração: 2 horas.
• Participantes: Service Delivery Manager (SDM) e Service Request Manager (SRM), gerentes seniores, plenos e funcionais, responsáveis técnicos de cada sistema kanban, gerentes de produto, gerentes de portfólio e gerentes de projetos.

Atividades:

• Observar o desempenho, a capacidade e as dependências entre vários sistemas kanban;
• Expor as dependências e interdependências entendidas;
• Sugerir eventos Kaizen;

Reunião de revisão de entrega de serviço (service-delivery review)

• Objetivo: Verificar se as demandas estão sendo entregues de acordo com as expectativas dos usuários finais (clientes).
• Cadência: Duas vezes por mês.
• Duração: ½ hora.
• Participantes: Service Delivery Manager (SDM), Service Request Manager (SRM), clientes e outras partes interessadas e representantes do time de entrega.

Atividades:

• Uma discussão focada sobre a capacidade do sistema;
• Revisar as métricas dos critérios de adequação;
• Discutir as deficiências em relação às expectativas do cliente;
• Discutir opções para mitigação e redução de riscos do projeto em relação às expectativas;
• Quais serviços são fornecidos atualmente? Quais solicitações de serviço / tipos de atividades de trabalho estão sendo aceitas?
• Quais são as expectativas de nível de serviço de cada tipo de item de trabalho?

Pontos a serem respondidos:

• Qual é a capacidade atual de fornecer cada tipo?
• Distribuição de lead time;
• Taxa de entrega;
• Volume de transações, volatilidade, imediatismo;
• Eficiência de fluxo;
• Qualidade;
• Risco de atraso e probabilidade e impacto;
• Perguntas relacionadas à melhoria de processos;
• O que sua equipe conseguiu desde a última reunião?

Reunião de análise de risco (risk review)

• Objetivo: Revisar os riscos dos sistemas kanban, focando em problemas que comprometam a entrega.
• Cadência: Mensal.
• Duração: 1–2 horas.
• Participantes: Service Delivery Manager (SDM), qualquer pessoa com informação ou experiência com atividades bloqueadas, gerente de projetos e de programa, gerentes voltados para o cliente (opcionais).

Atividades:

• Selecionar as atividade bloqueadas no último mês;
• Analisar a probabilidade e impacto das atividades bloqueadas;
• Identificar e focar nos riscos que mais afetam a distribuição do lead time;
• Revisar as políticas de gerenciamento de risco;
• Identificar as probabilidades e impactos;
• Analisar a causa raiz.

Pontos a serem respondidos:

• Como queremos tratar o risco?
• Temos o quadro de avaliação de risco correto?
• Identificamos corretamente os riscos?
• As classificações de riscos fornecem informações suficientes? Elas precisam ser modificadas?
• Quais os riscos que queremos cobrir? Como devemos alocar nosso portfólio ou mix de produtos através desses riscos?

Benefícios do kanban

• Tempo de ciclo curtos, oferecendo os recursos mais rapidamente;
• Melhor gestão nas mudanças de prioridade;
• Requer menos organização;
• O processo é simplificado;
• Maior visibilidade dos projetos;
• Redução de desperdício;
• Redução de custo;
• Remove atividades que não agregam valor para a equipe;
• Melhora a motivação e desempenho da equipe.

Referências

BLUESOFT SISTEMAS. Kanban na prática. Acesso em Fev/19. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=T9nd3U7Gc-s&t=75s

CERTIFICADO CURSO ONLINE. Curso de Sistema Kanban. Acesso em Fev/19. Disponível em: https://certificadocursosonline.com/

CULTURA AGIL. Kanban: Do início ao fim! Acesso em Fev/19. Disponível em: https://www.culturaagil.com.br/kanban-do-inicio-ao-fim/

INSTITUTO MONTANARI. Kanban: o que é Kanban? Como funciona o Kanban? Acesso em Fev/19. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=Ym4mIgxJegs&t=297s

LINKEDIN. Afinal, o método Kanban tem reuniões ou cerimônias? Acesso em Fev/19. Disponível em: https://www.linkedin.com/pulse/afinal-o-m%C3%A9todo-kanban-tem-reuni%C3%B5es-ou-cerim%C3%B4nias/

MINDMASTER. Descomplicando o Kanban. Acesso em Fev/19. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=3NwIxzSzqUI

PRODUZZI. KANBAN. Acesso em Fev/19. Disponível em: https://produzzi.com/curso/kanban/

SCRUM.AS. International Kanban Master Foundation. Acesso em Fev/19. Disponível em: https://www.scrum.as/academy.php?show=4&chapter=1&name=1.1%20The%20Origin%20of%20Kanban