Cómo trabajamos. Parte 2:

Reparto de pasta con conversaciones

En un equipo de cinco personas, lo ideal es encontrar proyectos que involucren al equipo entero. De esta forma damos lo mejor de nosotros, con nuestro conocimiento conjunto y aplicando nuestra forma de trabajar. Pero eso no siempre es posible, a veces se nos pide un servicio que involucre sólo a dos de nosotros: consultoría o mentoring en otra empresa, diseño inicial de la ux de una nueva funcionalidad, etc…

En esos momentos, tenemos que tener la flexibilidad de poder trabajar sólo varios de nosotros, mientras el resto se dedican a otros proyectos. Desde que empezamos, teníamos claro que debíamos encontrar una fórmula para que, puntualmente, algún miembro del equipo pueda acudir a un evento o gestionar temas personales de una forma compatible con nuestro trabajo en equipo. Además de esto, teníamos que encontrar una forma de colaborar con algún miembro externo al equipo que nos apoye puntualmente en casos concretos.

El principal problema que se presenta es: cómo se medirá el esfuerzo invertido por cada persona en cada proyecto y cómo se repartirá la pasta entre nosotros

La cuestión no es fácil y hay muchas soluciones posibles. La más lógica sería encontrar una forma de medir el esfuerzo de forma cuantitativa. Por ejemplo: que cada uno cuente el tiempo dedicado a cada proyecto, establecemos una tarifa a la hora y se hace un recuento una vez cobrado el proyecto.

El problema principal con este método es que nos precipitaba a aprisionarnos en nuestras propias normas. El controlar tu tiempo invertido en un proyecto es, indudablemente útil para medir tu efectividad, para mejorar en muchas áreas y para marcar pautas. Todos nosotros somos fans de acotar tiempos de trabajo en pomodoros o en hacer un timeboxing de ciertas actividades. Pero al empezar como equipo, no nos imaginábamos indefinidamente midiendo todas nuestras tareas, tal y como nos habíamos visto obligados en otros proyectos como freelancers.

Creemos que la vara de medir debe ser el valor aportado, más que el tiempo aportado. Tal y como nos apuntó Xavi Gost, el usar el factor tiempo como escala, te hace esclavo de él, y en último término, lo que acabas usando como moneda de cambio es tu tiempo de vida. El tiempo invertido en una tarea está relacionado con el valor aportado, pero no es el único factor: una persona con mucho conocimiento o con mucho “oficio”, puede realizar la misma tarea de una forma más efectiva y en menos tiempo.

Una vez que aceptamos que el tiempo no será nuestra forma de valorar, una vez decidido que el valor aportado será lo que marcará lo que cobre cada uno, entonces emerge el problema de la subjetividad. Entran en juego varios factores que no se pueden medir fácilmente: lo que uno mismo percibe que ha aportado al proyecto, lo que los demás perciben que tú has aportado y lo que el cliente percibe que ha recibido.

Lo que el cliente percibe como valor recibido es un tema aparte, y, para resumir, podríamos decir, que si el cliente repite con nosotros y acepta nuestras tarifas, es porque el valor que le aportamos es, como mínimo, suficiente para él.

Con respecto a la subjetividad de lo que se percibe como valor aportado por cada uno de nosotros, creemos que la mejor forma de gestionarlo es mediante conversaciones de equipo.

Pensamos que si somos capaces de valorar lo que nosotros mismos hemos aportado en cada iteración y lo explicamos para que, después, se contraste con el resto del equipo, eso ayudará a crear un diálogo sano entre nosotros.

En el momento en el que sean problemáticas estas conversaciones, eso nos dará un indicador de que algo no anda bien en el grupo y podremos hacer algo con ello para intentar solucionarlo. Digamos que los repartos de dinero con conversaciones complementan a nuestras retrospectivas de equipo.

Los Coding Stones en pleno reparto de pasta con fichas de póker

En la práctica el reparto de ganancias lo hacemos así:

• Cada Martes de reunión semanal que, además, coincida con el final de iteración, dedicamos un rato al reparto de pasta.
• Cada uno de nosotros toma 20 fichas de póker del mismo color. Sí, has oído bien: fichas de poker. Como somos cinco, eso corresponde al 20% de la participación de cada uno en la iteración.
• Por ronda, cada uno reparte alguna ficha propia a otros compañeros como reconocimiento de un valor o esfuerzo visible. Cada vez que se dan fichas a otro compañero, se explica el motivo. También, a veces, se dejan fichas en el centro para ver cómo se repartirán más tarde. Al quitarte fichas, estás visibilizando si esa iteración estuviste ausente o rendiste menos en esa iteración por un motivo u otro. También es lícito decidir que no vas a repartir por ahora ninguna de tus fichas porque con tu 20% te sientes satisfecho.
• Al acabar la ronda, se hace una segunda ronda para equilibrar, ya que a veces sientes que has acabado recibiendo más fichas de las que te mereces o que algún compañero tuyo se ha quedado con menos de las que piensas que se merece. Esta segunda ronda suele equilibrar el reparto.
• Tras el reparto de fichas, nos preguntamos entre todos si estamos satisfechos con el reparto. Normalmente, tras la segunda ronda todo el mundo ya está contento y se contabilizan las fichas que tiene cada uno. Cada ficha corresponde a un 1% de las ganancias.
• Apuntamos en una hoja de cálculo el porcentaje de cada uno, la cifra total que corresponde a cada uno y si ya la hemos facturado y cobrado.

Llevamos varios meses haciéndolo así y, por ahora, nos funciona perfectamente: todos nos sentimos bien con lo que cobramos y se hace visible la participación de cada uno en el proyecto.

Hay que apuntar que, aproximadamente, un 5% de nuestras ganancias totales se añaden a un fondo común que nos permite pagar cosas comunes como son nuestra infraestructura, asistir a eventos, hacer autopromoción, etc…

Si el proyecto sólo involucra a 2 personas, entonces el reparto se hace más fácil, se decide, hablando, el porcentaje que le corresponde a cada uno. De esta forma el reparto se hace solo entre los miembros que han participado, dejando fuera a los que no participaron, pero nos apoyamos en que parte de las ganancias van a nuestro fondo común. Nos preocupa mucho la cohesión del equipo, y de esta forma el trabajo de cualquiera siempre repercute positivamente al común.

Sabemos que esta forma de repartir el dinero no es muy convencional y que, puede que no sea apto para todos los equipos. Pero, para nuestro equipo concreto, con nuestras personalidades concretas y con el tipo de proyectos que manejamos, está resultando una forma muy buena de repartir nuestras ganancias.