Hacks de Produtividade Pessoal

Você provavelmente já deve ter percebido que o tema de Produtividade Pessoal é extremamente discutido por diversos canais pela internet, muito motivado pelo desejo de se alcançar resultados cada vez mais rápidos. A alguns bons anos atrás o autor David Allen lançou o livro “Produtividade Pessoal — A arte da produtividade sem stress” introduziu um método de gerenciamento de ações denominado “ Getting Things Done “ ou simplesmente GTD. A partir desta metodologia e dicas correlacionadas ao tema fui aplicando boas práticas em minha rotina que me ajudam muito na execução das minhas atividades pessoais e profissionais.

Muito se tem explorado sobre formas de se aumentar a produtividade pessoal. Ainda mais que nos dias atuais, temos nos tornado cada vez mais “ multi-tarefas “. Precisamos conciliar as obrigações e entregas de nossos trabalhos, o crescimento pessoal, os compromissos sociais, os afazeres domésticos, a realização de sonhos e tantas outras atividades que mal cabem em nossos dias.

Existem diversas referências que sugerem boas práticas para se buscar aproveitar melhor nosso tempo para conseguirmos nossa realização pessoal. Neste artigo, apresento algumas dicas (“ hacks “) que aplico em minha rotina para melhorar minha produtividade pessoal.

Para facilitar a apresentação, este conteúdo foi separado em temas e seus principais hacks:

• Planejamento e gestão pessoal
• Automatização de tarefas
• Sistematização do conhecimento

Planejamento e Gestão Pessoal

Para se manter a consistência do sucesso na produtividade pessoal é preciso se estabelecer um processo que sistematize suas idealizações, alinhe expectativas e possa tangibilizar sua evolução. O ideal seria que seu processo de planejamento e gestão seja seguido até se tornar um hábito. Assim como exposto no livro “O poder do Hábito” de Charles Duhigg, um hábito é uma escolha que tomamos e que depois continuamos a fazer continuamente quando se entra em um ciclo de estímulo, rotina e recompensa.

“Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve.” — Lewis Carroll

Estabeleça onde você quer chegar e o caminho que se deve percorrer para o sucesso desta caminhada. Muitas pessoas podem se sentir frustadas porque simplesmente não possuem objetivos. Toda ação que se realiza precisa estar alinhada com um objetivo de realização pessoal, caso contrário, não existe satisfação em realizá-las.

Estabeleça um plano para a sua vida

Separe um tempo para você e escreva onde você deseja chegar em cada aspecto de sua vida. Tenha este plano de vida como um verdadeiro plano estratégico de seu sucesso pessoal. Anote isso em algum lugar que possa ser revisitado periodicamente. Pense nas diversas dimensões de sua vida: profissional, familiar, espiritual, bem-estar, etc. Reflita sobre onde você está neste momento e onde quer chegar em cada uma destas dimensões no curto, médio e longo prazo. Liste seus desejos e obrigações em uma ordem de prioridade para você!

Segue abaixo um exemplo:

Este esquemático foi gerado no diagrams.net. Uma aplicação gratuita online de desenho de diagramas. Você pode fazer o modelo que julgar mais adequado na ferramenta mais acessível a você. Outras opções sugeridas são o Google Keep e o Evernote. Estes últimos funcionam como cadernos eletrônicos para pequenas anotações e listas de tarefas.

Este é o primeiro passo para um planejamento pessoal. Agora temos direções a seguir e conquistas a realizar! Tenha certeza que a cada passo na direção destes objetivos será motivo de grande satisfação!

Você pode contar com ajuda de profissionais, como psicólogos e coaches, para lhe ajudar a realizar um processo de auto-conhecimento e busca dos melhores caminhos a seguir que maximizem sua satisfação. Com certeza, estes profissionais irão lhe ajudar a conquistar estes objetivos e até mesmo compreender melhor suas atitudes!

Gerencie suas conquistas

Quanto maior o desafio, mais etapas deverão ser cumpridas ao longo do caminho. Uma das causas do sofrimento e sensação de improdutividade é não estabelecer as etapas de evolução em suas entregas. Quando o objetivo é muito distante, você pode não perceber o sucesso da sua caminhada.

Estabeleça os passos que deverão ser realizados até chegar no objetivo final e comemore cada êxito nesta caminhada. Cada etapa cumprida precisa lhe satisfazer e realimentar o processo motivacional de continuar resiliente em seus objetivos.

Não se preocupe em definir desde já todos os passos necessários para atingir seu sucesso. A antiga metodologia “cascata” de definir um cronograma detalhado de todas as etapas para um projeto já deu lugar as metodologias ágeis como o SCRUM sugerido por Jeff Sutherland no livro “ SCRUM: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”. Assim mantenha em mente o objetivo final, mas realize micro-planejamentos (“ sprints “) semanais de suas atividades conforme as condições atuais.

O GTD estabelece que o “ alívio por registro “ é fundamental na redução do estresse. O fato de manter suas pendências anotadas em algum lugar, permite que seu cérebro não fique reativando insistentemente estas memórias lhe trazendo um sentimento de culpa e atenção, desvirtuando o foco de sua tarefa atual.

Olhe para seus objetivos pessoais, priorize e estabeleça as próximas tarefas que precisam ser realizadas para alcançar tais objetivos. Trabalhe com tarefas pequenas que possam ser realizadas dentro da sua próxima semana.

Uma ótima ferramenta para controlar suas tarefas é um quadro Kanban que você pode construir com uma ferramenta digital como o Trello ou simplesmente usar post-its em um quadro, como no exemplo abaixo:

A medida que forem surgindo, vá anotando suas idéias e atividades que precisam ser realizadas para alcançar seus objetivos e mantenha todas anotadas na coluna “ Idea”. Aqui será o seu repositório de tarefas a fazer em algum momento da jornada. Este repositório também é chamado de “ backlog “.

Quando for o seu momento semanal de planejamento, avalie todas as ideias que estão no quadro e selecione as mais prioritárias para você e que também estão desempedidas de serem realizadas e coloque-as na coluna “ To do”. Uma tarefa empedida é quanto sua ação depende do retorno de outra parte, como por exemplo, revisar um trabalho de escola sem antes ter recebido o retorno de seu professor da versão enviada para avaliação. Nesta coluna “ To do “ deverão estar presentes todas as tarefas planejadas para serem realizadas na próxima semana.

Ao longo da semana, quando iniciar alguma tarefa, movimente seu “post-it” para a coluna “doing” e quando finalizar arraste para a coluna “done”. Seu cérebro irá agradecer em visualizar as tarefas se movimentando e ainda mais sendo concluídas! Semanalmente repita esse processo, ele se tornará natural para você e aliviará a ansiedade e a preocupação de realizar todas as suas pendências.

O sucesso de seus planos é o conjunto de pequenas vitórias! Agora você pode comemorar sua evolução quando se conclui cada atividade do quadro!

Imprevistos irão surgir ao longo da semana. Analise os impactos destes imprevistos e caso necessário realoque as atividades da semana para um próximo sprint ou simplesmente inclua novas atividades na lista de backlog para ser tratado no planejamento da próxima semana.

Agenda Eletrônica

Mantenha um agenda eletrônica atualizada com suas reuniões, datas de vencimento de cobranças, aniversários e demais compromissos. Libere seu cérebro para armazenar outras informações e não se preocupe em manter em memória estas informações. As soluções Microsoft Outlook e Google Calendar são ótimas recomendações por lhe ajudar nesta organização e integrar automaticamente com outras ferramentas de produtividade pessoal.

Automatização de Tarefas

Gastamos muito tempo fazendo atividades que não agregam valor na minha realização pessoal. Você já se fez esta pergunta? Com certeza você se assustaria ao medir o tempo que você “perde” com a realização de pequenas tarefas operacionais quando analisada ao longo de sua vida. Assim, a automação de tarefas contribui para que você otimizar o seu tempo aumentando a chance de alcançar seus objetivos. Nesta seção iremos explorar algumas dicas de como realizar algumas tarefas rotineiras de forma mais automatizada.

Use gadgets a seu favor

Gadgets são dispositivos eletrônicos portáteis criados para facilitar funções de rotina. Atualmente todos utilizamos o smartphone como principal gadget, mas os relógios inteligentes, tablets, smart speakers, etc também se enquadram nesta definição. O importante é que você invista tempo explorando as funcionalidades e como eles podem lhe oferecer benefícios ao longo do dia. Muitas pessoas simplesmente não tem paciência para estudar e maximizar o retorno do investimento realizado nestes equipamentos.

De forma contrária, muitos usam estes dispositivos como dispersores de tempo e foco. Passam tempo excessivamente relevantes visitando redes sociais, bate papos, sites que não agregam nenhuma contribuição para seus objetivos pessoais. Um tempo para entretenimento e descanço é necessário, mas exceder no uso não trará grandes benefícios para sua vida.

Adquira gadgets que você acredite ser um facilitador na sua rotina, explore suas potencialidades e minimize o tempo desperdiçado fazendo tarefas operacionais simples que podem ser automatizadas. Abaixo segue algumas sugestões de tarefas que podem ser controladas e automatizadas por gadgets, alguma delas discutiremos a seguir.

• Coleta de notícias relevantes na internet
• Atualização de lista de compras
• Controle do seu quadro de atividades (kanban)
• Roteirização de deslocamentos (mapas, GPS)
• Acesso a serviços de instituições financeiras
• Gravação e registro fotográfico de aulas e materiais didáticos
• Gestão de compromissos
• Escutar conteúdos relevantes enquanto realiza sua academia
• Organização de planos de viagem
• Compras online
• Acesso fácil a livros, podcasts e curso EAD

Sistematização de Conhecimento

Estamos na era da informação, onde o sucesso está do lado de quem melhor aproveita as informações ao seu redor para gerar conhecimento. Faça com que as informações cheguem até você naturalmente e sistematize uma forma de utiliza-las para o seu benefício. Desta forma você terá mais chances de encontrar os melhores caminhos para o seu sucesso.

Agregadores de Feeds

Os agregadores de Feeds são uma ótima solução de automatização de coleta de informações. Com o Feedly, por exemplo, é possível cadastrar os sites de seu interesse e automaticamente os conteúdos atualizados são carregados na plataforma para que você possa consumir em um formato de revista eletrônica. Não gaste mais tempo visitando site por site em busca das informações que lhe interessa.

Guarde para ver depois

Você recebeu um artigo interessante, um vídeo muito comentado ou uma imagem que não gostaria de perder e não consegue dar muita atenção no momento? Utilize recursos de “read later” de seus leitores (como o assistir depois do YouTube) ou simplesmente armazene esse conteúdo no Pocket. Assim quando tiver um tempo disponível, retorne ao material e faça sua leitura.

Aprenda ouvindo

A leitura exige uma quantidade relevante de dedicação, no entanto a escuta é menos exigente. Então uma boa opção é aproveitar o seu café da manhã, seus translados ao trabalho, viagens e tempo na academia para escutar podcasts ou notícias em formato de áudio. Esses conteúdos são facilmente consumidos mesmo realizando outras tarefas em paralelo. Instale seu aplicativo de podcast de preferência para IOS ou Android e explore os canais mais relevantes para você! Ou se você já possui um “ smart speaker “, programe sua Alexa ou Google Assistant para executar rotina automatizadas, lendo para você os portais de notícias ou canais de podcasts de seu interesse durante o café da manhã!

Leia resumos antes de ler livros

A grande parte das literaturas possuem uma mensagem central valiosa que é discutida e exemplificada ao longo de diversas páginas. Logo, é possível obter os principais insights destas literaturas sem ter que gastar horas para ler as obras completas. Os portais ResumoCast e 12 Minutos oferecem podcasts e resumos de livros de ótima qualidade economizando seu tempo sem perder as idéias centrais de cada autor. Uma vez que queira se aprofundar busque a literatura completa.

Tangibilize seu conhecimento

Tenha um caderno eletrônico para fazer anotações e acessá-las facilmente quando precisar. Muita informação se perde ao longo do tempo, por não falta de seu uso periódico. Recorra às suas anotações em ferramentas como Notability, Evernote e One Note. Elas permitem organizar suas anotações em grupos de assuntos facilmente localizável por meio de diversos meios como fotos, áudios, vídeos, links e desenhos livres.

Assim os melhores insights que vocês obteve em eventos, reuniões, livros e demais fontes não irão se perder e poderão ser facilmente acessados pelo seu gadget de preferência.

Planejamento, automação e sistematização do conhecimento para a produtividade pessoal

Este post apresentou dicas de como planejar seus objetivos, automatizar suas tarefas de rotina e explorar da melhor forma as informações para ter o conhecimento necessário para encontrar as melhores oportunidades. Para auxiliar isso, diversas ferramentas e aplicativos foram sugeridos para lhe auxiliar nesta missão!

Se você tem alguma dica importante de metodologia ou ferramenta para aumentar sua produtividade pessoal não deixe de compartilhar com a gente!

Cŕeditos da imagem: www.freepik.com

Originally published at https://www.cognas.ai.