如何在家開會也享有敏捷｜輕鬆帶你使用 Trello 來專案管理

如果以往你是習慣手寫便條紙固然直覺，但在遠端協作上還是用程式來輔助比較方便

如何在家開會也享有敏捷，輕鬆帶你使用 Trello 來專案管理 ( Photo by You X Ventures on Unsplash )

敏捷式管理？
敏捷式管理已經是很多大公司、小團隊都在使用的工作流，每天進公司都可能「站著開會、看著白板上的幾張便利貼被挪移」，讓不同職能成員都能即時了解進度、迅速回饋意見。

Trello？為什麼推薦 Trello 當作遠距專案管理的工具？

Trello 是一個用於管理個人或團隊的專案任務，進行達到任務分配、追蹤、協作的效能，並以俗稱的看板（Kanban）方式呈現。而大多團隊都是採用由左至右「流程別」的方式來做「進度」的掌握。

而在眾多的專案管理工具（Trello、Asana、JIRA、Notion 等）中，為什麼會特別推薦 Trello 呢？不外三個答案：「有提供中文版」、「操作直覺簡單」、最重要的是：「免費」。

那我們就不多說，趕緊進入今天的主題 Trello 吧！

此篇工具指引

▍Trello 的入門：初始介面、Trello 的習慣語
▍Trello 的使用：列表、卡片中的秘密
▍Trello 的應用：Trello + JANDI = 1 + 1 > 2

Trello 的入門：初始介面、Trello 的習慣語

Trello 的四個維度分別是：團隊（Team）、看板（Board）、列表（List）、卡片（Card）。

團隊（Team）：不外乎就代表是您的團隊名稱。
看板（Board）：代表著某專案名稱；單位名稱。
列表（list）：代表流程中的某個步驟；小組名稱的區隔。
卡片（Card）：代表某議題或某個環節。

▲ Trello 的團隊、看版示意圖

▲ Trello 的看板、列表、卡片示意圖

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Trello 的使用：列表、卡片中的秘密

每一張卡片內，其實他有不同的工作功能需求的區分，讓我們來一一跟你分享吧！

Trello 卡片的示意圖

卡片標題區（編號 1）

操作功能建議：標題宜簡單扼要，抑或是符合 CTA(Call to action)的命名
而建立卡片者或命名卡片者建議都由管理員（團隊討論後）來建立較佳。
卡片標題下方會有「成員」、「標籤」，這部分在（編號4）再去詳述囉！😊

卡片描述區（編號 2）

從字面上可以看出就是將「標題區」的地方，詳加描述下來。
而如果您是要打一些會議紀錄會有多個「標題」、活動流程會有不同的「重點」
您可以善用下圖「文字效果」的功能，讓你在這簡易的描述區能將重點快速被掌握。
而操作上還是會建議由某負責人進行編輯即可，若要共編，會比較建議在會議上亦或是善加利用「編號 3」中的評論區來做討論會比較好，以避免 A 改完後，B 點進來完全換了一個樣。

Trello 的文字效果

卡片評論活動區（編號 3）

評論區：
- 評論區會建議大家可以盡情地討論，如果要標記對方，別忘了使用「@」tag 功能。
活動區：
- 這部分會記錄這張卡片的所有動態（包含評論、指派任務、標籤等）。

卡片功能列表（編號 4）

成員（指派）：
用於分配工作用，指定完成後，成員會自動開啟「追蹤通知」。
標籤：
用於分類（最速件、速件、普通）、（執行中、待檢查、檢查完成）
待辦清單：
當卡片資訊變多，即可設置卡片中的 To do list，設置後會自動於編號 2 描述欄位底下新增所設置的「待辦清單」欄位。
到期日：
用於提醒時間用，當然你也可以當成一個時間紀錄。（它會自動同步在行事曆上）
附件：
可以新增在 Trello內的「卡片、看板」、電腦內的資料（不限格式）、雲端硬碟（Google、Dropbox 等）
封面：
讓你在看板頁面可以一目了然卡片內的資訊（較不建議單純放不相干的圖，避免資料混亂）

卡片強化功能列表（編號 5）

Trello 強化功能（Power Up）-自訂欄位

如果你是一般用戶（未付費），這邊我會推薦自己最常用的強化功能（Power UP）
自訂欄位（Custom Fields）：
顧名思義就是可以設定自己所需要的欄位，你可以新增「核取方塊、下拉式選單、數字、文字等」，而且一旦新增後，將會套用在所有同一個看板的卡片中。

卡片動作功能列表（編號 6）

移動：
這個功能較少會被應用到，因為大多我們是直接使用「挪移」來移動卡片。
複製：
當你需要整張卡片（含留言）進行「複製」時，適用這項功能。
製作範本：
若您只是將某一張卡片列為「範本」將要大量進行複製（不含留言）的話「製作範本」這個功能可以直接將您卡片中的資訊（待辦清單、標籤、分配人員等）複製成新卡片。
追蹤：
當你被指派時，你的追蹤功能將會自動的被開啟，追蹤泛指這張卡片只要有任何活動將會以推播的方式通知你。
封存：
在 Trello 中，可以避免「誤刪」的窘境，若您要不小心「封存」卡片，你只需要到設定中「已封存的項目」將她「傳送回看板」。
分享：
在 Trello 中，您可以使用「連結」、「內嵌」的方式與其他人分享這張卡片（前提是須要有這個看板的權限）。

Trello 的應用：Trello + JANDI = 1 + 1 > 2

首先我會以我自己現在在地團隊 TEDxAnping 管理部內部的進度追蹤看板來分享，最左側會放置一個收件夾（GTD — Getting Things Done），用來將些準待辦清單（尚未分配）又或是一些公佈事項置於最前方。
而中間段為各部門的列表，如果你仔細查看你就會知道「指派」以及「標籤」的重要性。因為當你卡片一多，那你可能就很難快速的找到你對應的資料囉！
最後，我都會建議在最右側放置一個「封存區」的列表，因為在 Trello 中，當你今天要「刪除卡片」時是需要兩個步驟的，但為了完全避免一時不小心將她刪除的狀況，都會拉一個「封存區」將你已經完成，且近期不會接觸的專案移動置「封存區」。

部門別的操作心流：
1.擬定部門工作（先開會討論，確認方向目標一致）
2.分類工作項目（將所有事情分門別類後，依照部門分權使用）
3.建立代辦項目（善用卡片內的功能）
4-1.落實勘板計畫（訊息回復、進度更新、檔案上傳）-執行者
4-2.檢視勘板計畫（給予反饋、建議）-管理者（管理者、專案負責人）

部門別案例（以 TEDxAnping 管理部為範例）

JANDI Connect 串聯應用 — Trello

串聯 JANDI 後，當有了新的 Trello 提醒，點擊連結便可直接跳回 Trello 原畫面，進行 Trello 或任務卡內的更改！JANDI Connect 讓工作更高效更快樂、把工具整合在同一個平台上，減少視窗切換的重複工作，大幅降低工作疲勞，集中管理訊息通知、檔案文件，提升工作效率與生產力就是現在，一起加入 JANDI 改變過去苦悶的工作吧！

TEDxAnping 使用 JADNI Connect — Trello 示意圖

想了解更多串連應用，您可以參考：

怎麼用 Trello 團隊的專案管理？JANDI Connect 幫你整合起來！

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