人事情報システム (HRIS) を導入するための 8 つの簡単なステップ
ステージ 1: データの収集と評価
私たちのプロジェクトの初期段階では、最終的に次期人事情報システム (HRIS) を使用することになる主要な意思決定者との広範なディスカッションとインタビューが行われました。これらの個人のリストは次のとおりです。
– 最高経営責任者 (CEO)
— 最高マーケティング責任者 (CMO)
— 情報技術 (IT) ディレクター
— 営業部門の責任者
— スタッフ採用チーム全体
確かに、組織内の全従業員がシステムと対話することになりますが、この段階では、主要な人事手順を確認することが主な目的でした。さらに、実現可能な解決策を考案するには、既存の課題を認識する必要がありました。初期段階では各プロセスの基本的な説明と形式化が必要なため、システムがエンドユーザーに適していることを確認した後でのみ自動化を開始できます。
プロセスの欠陥の発見
評価段階では、特定のプロセスにおけるいくつかのギャップが明らかになりました。たとえば、当社の休日ポリシーを考えてみましょう。統一されたプロトコルがないため、各マネージャーが記録を維持するための独自の方法を持っていました。その結果、休暇データを確認するために使用できる集中カレンダーが存在しませんでした。
「ゴースト」プロセスの特定
もう 1 つの興味深い発見は、私たちが「ファントム」プロセスと呼んだものです。これは従業員の解雇に関するもので、この介入は定期的に求められていたにもかかわらず、標準化された手順が欠けていました。この問題は、適切なコミュニケーションとその正当性を中心に展開し、必要な書類、最終的な支払いプロセス、解雇プロセスを完了する担当スタッフに関する質問も含まれていました。したがって、これらの差し迫った問い合わせに対する回答を作成、提示、検証する必要がありました。
優先順位の確立: 組織変革のための戦略
社内では多くの課題や問題が発生しており、それがエスカレートして、気がつけば複雑の海に巻き込まれていました。その任務の巨大さが乗り越えられないと思われる瞬間もありました。 「どこでこの取り組みを始めるべきですか? どのような側面に緊急の対応が必要ですか?」私は自分自身に疑問を感じました。私たちのすべてのニーズに対応できる包括的なシステムを探すのは、気が遠くなるような、しかし不可欠なもののように思えました。
戦略的アプローチの策定
解決への意識を磨き、組織的に問題に取り組むよう努めました。私は最初の一歩として、人事上の最も差し迫った問題を監査し、早急な検討が必要なタスクのデータベースを作成しました。
すべての主要な関係者を意思決定プロセスに参加させるために、私は各マネージャーにこれらの困難に価値を割り当てるように依頼しました。スコア 1 は重要度が低いことを示し、この機能が存在しないことが社内でほとんど注目されないことを意味します。一方、スコア 10 は、ある側面が重要な役割を果たしており、それがないと作業が大幅に妨げられることを意味します。回答を集めたら、それらを 1 つのグラフに統合し、スコアを集計しました。
最優先事項の出現
データ分析により、私たちの最も差し迫ったニーズが明確になりました。つまり、ポジションの閉鎖（採用）、オンボーディング、オフボーディング、休暇管理のスピードが主な懸念事項であることが判明しました。これらの領域が、私の HRIS の比較レビューの始まりとなりました。これらは、組織を効果的に調整し、業務効率を高めるために迅速な強化を必要とする重要な要素として際立っていました。
行動計画を立てる
これらの発見は私の行動計画を決定する原動力となり、戦略的改善の基礎となりました。これらの優先分野を特定することは、当面の懸念を修正するためだけでなく、人事戦略の将来の方向性を形成するためにも不可欠でした。目的は明確でした。これらの浮き彫りになった問題に迅速に対処し、より効果的、効率的で調和のとれた職場への道を切り開くことです。
変更されたプロセス構造の概要
最初に評価されたプロセスの半分は存在しなかったことを強調することが重要です。さらに詳しく言うと、新入社員の研修や解雇などの特定の手順が定められていましたが、統一された管理ガイドラインが欠けていました。同様に、採用と休暇のプロトコルは運用可能でしたが、それらを取り巻く多くの不確実性のために明確さを欠いていました。したがって、これらのプロセスを調査し、最も一般的なギャップを特定し、これらの問題に対処する革新的で効率的な作業モデルを考案する必要があることがわかりました。
プロセス改善における理論と文書化の重要性
なぜ理論と確かな文書の重要性を強調するのでしょうか?これらの要素によって、人事情報システム (HRIS) の中核となる前提条件をより深く理解できるようになるからです。この理解により、利用可能な多数の選択肢の中から情報に基づいた選択が容易になり、選択ミスのリスクが最小限に抑えられます。
不適切な選択による潜在的なリスク
このような選択の間違いは、組織がシステムを導入する際に、重要な機能が欠けていたり、必要な機能が法外に高価だったりすることに気づくことがよくあります。初期段階で理論と文書化に重点を置くことで、企業はこうしたコストのかかるエラーが発生する可能性を大幅に減らすことができます。
理想的な HRIS の選択
前の段階をナビゲートすると、適切な人事情報システム (HRIS) を選択するという、予想外に簡単で楽しい作業につながりました。私は上位 4 つのカテゴリーごとに譲れない要件を系統的に列挙し、数回の HRIS デモ中にそれらを反対尋問しました。
さまざまな HRIS オプションの検討
このフェーズでは、Bamboo HR、People Force、HURMA、SAP など、名前をもう覚えていないいくつかの HRIS オプションを評価し、検討しました。ただし、これらの追加の代替案は私たちの最上位基準を満たしていないため、検討から除外されました。最終的に、僅差ではあったものの、人民軍が勝利を収めた。コスト、実装の容易さ、ユーザーフレンドリーなインターフェイス、および必要なモジュールの間のバランスが最も望ましいことがわかりました。
将来の要件を評価する
リストの最上位にある主要な人事部門だけでなく、将来的に重要になる可能性のある後続の領域も念頭に置くことが重要です。選択したシステムは、将来のニーズに十分対応できる適応性を備えている必要があります。
たとえば、重要業績評価指標 (KPI) やパフォーマンス重視の文化を醸成することを検討していました。このようなシステムを個別に実装することは現実的ではありません。したがって、HRIS の比較にはそのような機能も含めるようにしました。
給与モジュールに関しては、当時は私たちにとって何の意味も持たず、またその後 3 年間で重要になるとは予想されていませんでした。
完璧な HRIS を目指して
すべてのニーズを完全に満たすシステムを探すのは無駄な努力です。理論上、このような包括的なツールは市場に存在します。ただし、実際には、これらは非常に複雑で、法外な価格がかかることが多く、導入、ユーザーの教育、および長期間の保守が困難です。
かなりの規模の IT チームを擁する大企業であれば、そのようなソリューションが実現可能であると考えられるかもしれませんが、それは私たちの状況には合いませんでした。したがって、長期的に最良の結果を得るには、完璧な HRIS の追求と実用性および適応性のバランスをとる必要があることを覚えておくことが重要です。
設定を調整する
このパートで伝えたい重要な側面の 1 つは、初期段階で手順を包括的に説明することが大きな効果をもたらすということです。このアプローチは、ユーザーの好みに合わせてシステムの構成プロセスを合理化し、効果的なパフォーマンスを保証するのに役立ちます。セットアップが簡素化されるだけでなく、プロセス全体が迅速化され、挫折を引き起こすことなく効率的な結果が得られます。
トレーニングを通じて重要なユーザーをガイドする
文書リソース、ビデオ コンテンツ、イラスト画像、説明図など、さまざまな教育要素を作成してユーザー フレンドリーなエクスペリエンスを実現することは、非常に有益です。開発者はガイドを提供していますが、多くの場合、それは当たり障りなく、個人的なタッチに欠けていると見なされることがあります。
カスタマイズされたトレーニング資料の作成
より魅力的な学習プロセスを促進するために、私は自社の手順と例を反映したトレーニング リソースを作成しました。このアプローチにより、従業員は、移行に特に困難を感じていた従業員であっても、新しいツールの使用への移行が容易になりました。
新しいツールに対する恐怖に対処する
HRIS で問題を経験した人の中には、新しいシステムに適応することに消極的な人もいました。不慣れであること自体が課題であり、時間を投資し、積極的に学び、習得するために努力するよう促しました。個人が自分のコンフォートゾーンをデフォルトにするのはごく自然なことですが、このテクノロジーの進歩を受け入れることで、効率と生産性が向上する可能性があります。
テスト グループによるパイロット スキームの実行
プロジェクトのトライアル段階では、非常に自発的で責任感のある採用チームである特別なグループが細心の注意を払って選ばれました。彼らは最初にシステムと対話し、重要な初期運用上の洞察を提供しました。
システム エラーの特定とプロセスの微調整
導入の初期段階で、セットアップ エラーを指摘し、重要なプロセスを変更することができました。この事前のアクションは、システムのパフォーマンスを最適化し、発生する問題に早期に対処することを目的としています。
一対一の面接の実施
ユーザーの視点から潜在的な課題を識別するために、テスト グループの各メンバーに個別のインタビューを実施しました。この取り組みにより、彼らは自分の意見を聞いてもらえ、サポートされていると感じることができただけでなく、目前の問題についてより深く理解できるようになりました。
全社的な導入の準備
この準備段階で学んだ教訓と収集した洞察は、人事情報システム (HRIS) を企業全体に導入する際に非常に価値がありました。この戦略は、その時点で約 260 名であった従業員全体のスムーズな移行を生み出すことに成功しました。
全社的な包括的な HRIS 導入の開始
準備と段階的な実施の必要性を認識する
認識すべき主な側面の 1 つは、適切な準備が本質的に必要であるということです。このプロセスには、間違いなくかなりの時間が必要になります。たとえ改善を目的として考案されたものであっても、改革の導入は一般に抵抗に直面します。この反応は、慣れ親しんだものから離れること、さらには馴染みのない概念やシステムに対する自然な嫌悪感から生じます。したがって、忍耐力を養うことが重要です。通常の職務から新しい人事情報システム (HRIS) への一貫したガイド付き移行を確保しながら、計画的に進捗を進めなければなりません。
エンゲージメントとコンセプトの販売の行為
次の重要なポイントには、担当者の有意義な関与やマーケティング スキルの活用が含まれます。従業員に新しい HRIS の採用を強制する代わりに、より効果的なアプローチは、この新しい体制内で働くという概念を「売り込む」ことです。
次のような説得力のある質問を投げかけます。このシステムは同僚に何を提供しますか? HRIS の導入により、生活はどのように管理しやすくなりますか?モチベーションの要因はチーム構造によって異なることを認識してください。したがって、組織内のすべてのグループの利益を正確に特定し、ターゲットにすることが不可欠になります。
プレゼンテーションの段階と主要担当者との関わり
例を強調すると、HRIS を初めて導入したとき、プレゼンテーションは新しく導入されたナレッジ リポジトリについての説明から始まりました。好奇心を刺激し、システムの使用を促進するために、最初の投稿には「給与の増加が必要ですか? それを達成する方法は?」という意図的に興味をそそるタイトルが付けられました。
さらに、各マネージャーおよびチームリーダーと個別のセッションを実施することが、実装戦略の重要な要素となりました。私は、HRIS を最大限に活用することでチーム全体がどのような恩恵を受けるかを強調しました。以前の苦情や間違いを振り返り、新しいシステムがどのようにすべてを劇的に変え、より効率的かつ効果的なプロセスにつながるかを説明することもできました。
1 年後の成果
過去 1 年間の発展を観察すると、次の指標に示されるように、大きな改善が見られます。
同時にオープンしているポジションの大幅な削減
採用部門では、同時に募集するポジションの数が大幅に減少しました。その数は 60% も減少しました。
ポジション決済率の増加
それにもかかわらず、欠員が埋まる速度も顕著に増加しました。採用活動の効率が向上し、その結果、空席の解消が 50% 早くなりました。
最初の数か月の離職率の低下
新人研修プロセスの成功は、最初の 3 か月の離職率が半分に減ったときに明らかになりました。この大幅な減少は、役割を果たした最初の重要な期間における従業員の定着率の向上を示しています。
総離職率の低下
刷新された人事戦略のプラスの効果は、全体的な離職率で明らかとなり、15% の減少が観察されました。この比率の向上は、社内の人事チームの努力によるものです。
主要な求人プラットフォームでの評価の強化
最後に、オフボーディングプロセスと人事ブランディングへの取り組みの強化を反映して、当社は主要な求人プラットフォームでの評価が向上しました。サードパーティプラットフォームからのこの支持は、求職者と離職する従業員の両方に対する当社の戦略的行動の有効性を証明しています。
デジタル時代における主な成果
よりデジタル化された社会への移行をきっかけに、デジタル以外の注目すべき成果が数多く達成されました。
明確な組織レイアウトの策定
理解しやすい組織図が考案され、関係者全員にとって明確さと透明性が確保されています。
部門間のコミュニケーションの促進
地理的な境界やタイムゾーンの違いにより、リモートワーク体制内でのやり取りが制限される傾向にありますが、当社は同僚に迅速かつ手間のかからない問い合わせを行える環境を整えてきました。これは、当社が 60 か国にまたがる完全リモートの分散型オペレーションにより、これまで一緒に働く機会がなかったかもしれないチームにも当てはまります。
基本規定の周知徹底
当社の従業員は、組織の基本的な規則と方針について十分な知識を持っています。さらに、必要な情報がすべて含まれた便利なリポジトリが存在し、簡単な復習が必要なときにいつでも利用できます。
パフォーマンス重視の文化への進化
これらの基本を再確認するためにさらに充実した 1 年を過ごした後、私たちは戦略的移行の機が熟したと感じました。私たちは、パフォーマンス主導の価値観によって定義される文化を築き始めました。初歩的なプロセスで秩序を築き、人事情報システム (HRIS) を導入することで、私たちは進歩への道を切り開いてきました。このパラダイムシフトにより、チーム管理へのアプローチが向上し、より高い基準の達成に向けた取り組みが始まりました。
これからの航海に役立つ貴重なスキル
当然のことながら、この手ごわい魅力的な仕事には、特定の能力を習得することが含まれます。次のスキルは、あなたやそのような旅に乗り出す人にとって非常に貴重であることがわかります。
• 変更管理
• プロジェクト管理
• 心理学の理解
• 分析能力
• 戦略的計画
• ニーズの評価
• 特典の提示
• 忍耐
• 楽観主義
#Crypto #Bitcoin #Ethereum #News
