Hibox, tal vez una de las mejores herramientas de gestión de tareas en línea

Probamos muchas herramientas de colaboración cada mes, pero de lejos el mejor de gestor de tareas en online para equipos pequeños (o realmente equipos de cualquier tamaño) que hemos probado es Hibox.

Nuestro equipo probó otras herramientas de gestión de tareas como Asana y Wrike, pero éstas no tenían todas las capacidades que necesitábamos y tratando de integrar otras herramientas para que todo terminara siendo una pesadilla. Nuestro equipo quería poder integrar la administración de tareas. Nos recomendaron Slack y luego integrar Asana gestión de tareas, pero la experiencia del usuario fue muy incómoda y la curva de aprendizaje no valió la pena. Encontramos Hibox y solucionó nuestro problema.

Hibox ofrece chat en grupo como Slack, gestión de tareas como Asana y videoconferencias como Skype todo en uno. No tener que iniciar sesión en tres cuentas independientes ahorra mucho tiempo y confusión, especialmente cuando tenemos que añadir a nuestro equipo. Trabajar con Asana y otras plataformas se sentía forzado, que es lo que estábamos tratando de evitar. Hibox es como un espacio de trabajo digital todo en uno; El trabajo se siente conectado y tiene sentido.

Nuestra parte favorita de la gestión de tareas es la capacidad de ver todas las tareas de nuestro equipo organizadas por flujos de proyectos y la fecha de vencimiento en una vista de calendario:

Vista de calendario de tareas de Hibox

Asistente virtual:

Anteriormente, probamos Slack pensando que sería una gran manera nueva y rápida de comunicarse (como todo el mundo nos dijo!). Rápidamente nos dimos cuenta de que estábamos cayendo en el mismo del problema. El flujo de chat estaba fuera de control. Hicimos lo que vimos que muchos otros equipos estaban haciendo: integrar diferentes herramientas para poder trabajar con Slack.

Hemos intentado integrar el sistema de gestión de tareas Asana y esto hizo que la interfaz fuera realmente difícil de entender.

Alguien sugirió agregar “Slackbots” y otras herramientas de AI para ayudarnos a encontrar información y crear tareas. Esto hizo que el flujo de chat aún más abarrotado y ridículo.

Cuando encontramos Hibox, no solo descubrimos que tener una administración de tareas integrada para chatear era ideal, pero el asistente virtual incorporado de Hibox nos ayudó en gran medida. Cada vez que estamos charlando y escribimos algo que debería ser una tarea, el asistente personal de Hibox nos pregunta si queremos crear una tarea, asignarla a un usuario y establecer una fecha de vencimiento desde el mismo mensaje.

Toda nuestra conversación no sólo está mejor organizada, sino que se puede actuar de inmediato.

Hibox es lo suficientemente simple para que AI realmente nos ayude a hacer las cosas más rápido y hace que nuestro flujo de conversación trabaje con nosotros, no contra nosotros.

Organización por proyecto:

Nuestro equipo comenzó a buscar usar una opción digital para la administración de tareas cuando empezamos a tener empleados remotos. Nos dimos cuenta de que definitivamente podíamos gestionar proyectos que se extendieran a través de diferentes departamentos y ubicaciones mucho mejor. Comenzamos a jugar con herramientas de gestión de tareas en línea como Asana y Trello para la gestión de proyectos.

Trello estaba desconectado y era difícil asignar múltiples proyectos a diferentes equipos y organizarlos de una manera que tuviera sentido.
Intentamos transferir tareas a Asana para realizar un seguimiento de las cosas específicas que necesitábamos hacer, pero conseguir que todo el equipo entienda ambas plataformas y entrar en un “flujo” de trabajo era demasiado difícil. Asana y Trello acabaron obstaculizando el desempeño de nuestro equipo.

Nuestro director de TI encontró Hibox y, aunque creíamos que sólo necesitábamos la administración de tareas, rápidamente nos dimos cuenta de lo que realmente necesitábamos era un espacio de trabajo digital completo como Hibox.

Nuestro equipo puede chatear, gestionar tareas y videoconferencias juntos, como si estuviéramos en la misma oficina en Hibox. Hemos organizado nuestros flujos de conversación por proyecto, por lo que nuestro equipo más grande se divide en equipos más pequeños que se centran en objetivos específicos. Tienen sus propias tareas con fechas de vencimiento y los empleados asignados a ellos también.

Los empleados pueden ir a diferentes flujos de proyectos y ver fácilmente lo que se debe de ellos para cada proyecto y discutir con los demás. Utilizamos la vista de calendario para planificar todas las tareas y fechas de vencimiento de los proyectos. No es sólo visual como Trello, es acciónable!

Crear tareas desde el flujo de chat:

Conseguimos que toda nuestra oficina se inscribiera en una plataforma de chat en grupo para tratar de modernizar nuestras comunicaciones internas un poco. Nuestra productividad aumentó dramáticamente y los departamentos que normalmente tienen muy poca comunicación estamos colaborando juntos en cuestión de segundos.

Hibox cambió la forma en que abordamos los proyectos y cruzamos la gestión de la organización. El correo electrónico es una cosa del pasado en nuestra oficina.