Adakah rumus untuk menghitung jumlah slide yang optimum untuk sebuah presentasi?
Jawaban singkat: tidak ada, karena itu pertanyaan yang keliru dan sama sekali tidak membantu.
Salah satu pertanyaan yang paling sering diajukan setiap kali saya memberikan pelatihan tentang presentasi adalah, “Berapa jumlah salindia (terjemahan dari “slide” menurut KBBI) yang tepat untuk presentasi, kalau kita hanya diberi waktu 30 menit?” “Adakah rumus untuk menghitung jumlah salindia berdasarkan waktu presentasi?”
Untuk menjawab pertanyaan itu, saya berangkat dari kutipan populer ini:
If I had more time, I would have written a shorter letter.
Kalau saja saya punya lebih banyak waktu, saya bakal menulis surat yang lebih singkat.
Semakin singkat sebuah surat untuk menyampaikan sebuah pesan dengan lengkap, semakin baik. Hal yang sama berlaku juga untuk presentasi. Semakin singkat sebuah presentasi untuk bisa mencapai tujuannya, semakin baik. Semakin singkat presentasi, biasanya semakin sedikit pula jumlah salindianya.
Tapi harus diingat, presentasi tidak sama dengan slideshow. Presentasi pun tidak sama dengan berkas (file) PowerPoint (Keynote, Google Slide) kita. Presentasi adalah sebuah kejadian atau peristiwa, ketika seseorang menyampaikan sebuah wacana yang disiapkan untuk diucapkan di depan hadirin. Dalam memperdengarkan wacana itu, presenter bisa (tapi tidak wajib) menggunakan alat bantu visual. Sekarang, alat bantu visual ini sering berupa slideshow yang dibuat menggunakan aplikasi komputer.
Dengan kata lain, bagian esensial dari sebuah presentasi adalah wacana yang diucapkan di depan umum. Salindia hanyalah alat bantu visual untuk memperkuat penyampaian bagian-bagian tertentu dari wacana. Jadi, panjang pendeknya sebuah presentasi tergantung dari panjang pendek wacana yang disampaikan, bukan jumlah salindia yang ditayangkan.
Inti dari presentasi adalah wacana yang disiapkan untuk disampaikan ke hadirin. Kata “disiapkan” menunjukkan ada tujuan yang ingin diraih si presenter saat ia mengucapkan wacana itu langsung (live) sambil bertatap muka dengan pihak lain. Karena itu, presentasi adalah cara yang tepat jika wacana yang disampaikan bertujuan untuk mendapatkan dukungan hadirin atas gagasan atau usulan Anda. Kalau Anda hanya ingin berbagi informasi (misalnya tentang status sebuah proyek), mungkin Anda cukup mengirim laporan singkat dalam email ke orang-orang yang punya kepentingan dengan proyek tersebut. Anda menghemat waktu dan tenaga Anda. Tapi yang lebih penting, Anda menghargai orang lain dengan tidak menyia-nyiakan waktu mereka.
“Tidak menyia-nyiakan waktu hadirin” adalah satu dari dua pedoman utama dalam menentukan seberapa panjang isi presentasi. Terlalu sering saya menyaksikan pitch yang gagal karena presenternya bertele-tele sebelum sampai ke bagian yang sebetulnya paling penting bagi calon klien atau investor.
Presentasi Anda harus bersaing memperebutkan sumber daya yang langka: perhatian hadirin. Ingat, isi kepala mereka mungkin sudah jenuh dengan presentasi sebelumnya, atau penuh dengan hal-hal yang lebih menyita perhatian mereka. Biasanya hadirin akan memberi perhatian mereka hanya di lima, bahkan dua menit, di awal presentasi. Sesudahnya, perhatian mereka akan pindah ke hal lain yang lebih menarik atau penting.
Pedoman utama lainnya adalah “membuat hadirin mendukung usulan atau gagasan saya”. Ingat, tujuan presentasi adalah mendapatkan dukungan atau persetujuan hadirin. Pernahkah Anda menyaksikan presentasi yang saat itu berakhir, Anda sama sekali tidak menangkap apa poin utama dari si presenter? Kalau Anda sering menghadiri seminar atau simposium, apalagi yang presenternya pejabat atau akademisi, mungkin cukup sering. Kalau kita tidak bisa menangkap pikiran utama si presenter, bagaimana kita bisa mendukungnya?
Dua pedoman utama ini bisa diibaratkan dengan dua sisi dari koin yang sama. Mereka tidak bisa dipisahkan.
Kesimpulannya, pertanyaan “Seberapa banyak jumlah salindia yang harus saya siapkan?” keliru. Ada pertanyaan yang lebih baik yang jauh lebih membantu Anda dalam menyusun isi presentasi. Pertanyaan itu adalah:
Apa saja yang hadirin harus dengar atau ketahui, sehingga mereka bisa mendukung gagasan saya dalam waktu sesingkat mungkin?
Dengan menjawab pertanyaan ini, Anda akan menggunakan sudut pandang hadirin dalam menyusun isi presentasi. Anda akan lebih sadar tentang apa yang mereka percaya atau rasakan sekarang, fakta apa yang mereka belum tahu, apa yang mereka inginkan, butuhkan, atau cemaskan. Jika Anda lebih sadar dengan hal-hal ini, maka Anda bisa memilih fakta, data, ilustrasi, dan contoh yang relevan sehingga persuasif buat mereka.
