En krise har oppstått, er dine ansatte trygge?
I dag, onsdag 12. juni 2024 klokken 12:00 ringte det i nordmenns telefoner og tyfoner hørtes landet over. Det var igjen tid for sivilforsvarets testing av varslingsanlegg, som kan bli brukt i både fred og krig til å varsle befolkningen ved akutt fare¹.
Vi i Computas har utviklet vår egen varslingsløsning — Crisis Response, i tilfelle en uønsket hendelse skulle oppstå. Dette er en del av vår interne mobilapplikasjon Chubben, som er laget av og for Computas 350 ansatte. Formålet med Crisis Response er å skaffe raskt oversikt over de ansattes sikkerhetsstatus i en krisesituasjon. Denne informasjonen kan også hjelpe politi, brann og redningsmannskap ved behov.
Chubben står for “Computas-hubben” og gir rask og enkel tilgang til informasjon som de ansatte trenger. Her kan ansatte finne kontaktinformasjon om sine kolleger, de har oversikt over egen fleksisaldo, feriedager, sykedager og budsjett for kurs og kompetanseheving. Under interne fagdager og arrangementer har de også tilgang til programmet i applikasjonen. Chubben er en mobilapplikasjon utviklet for Android og iOS, og er tett integrert med flere av tjenestene i Firebase. Vi bruker Firestore til lagring og alle endringer i data synkroniseres øyeblikkelig til alle app-instanser. Det jobbes også med utvidelser til desktop-løsning og web.
Crisis Response er en del av Computas’ beredskap og startet som et prosjekt for sommerstudentene i 2019. Behovet for en tjeneste som kunne varsle alle ansatte raskt meldte seg spesielt da vi skulle på tur til det store utland høsten 2019. Gjennom tett dialog og workshops med beredskapsgruppen, samt brukertesting med ansatte, har vi kommet frem til en god løsning som både dekker brukerbehov og har et godt design som er enkelt å bruke.
Crisis Response har 3 ulike brukerroller;
- Medlemmer av beredskapsgruppen i Computas kan trigge en krise i appen for å varsle de ansatte ved en hendelse. Ved oppretting av krisen kan de velge hvem som skal få varsel på mobilen basert på hvor hendelsen er lokalisert. Når en krise er satt i gang, får alle berørte ansatte et varsel i appen om at en hendelse har skjedd. De ansatte får to alternativer å velge mellom; “Jeg er trygg” eller “Jeg trenger assistanse”. Chubben er utviklet for mobil, men for praktiske formål har beredskapsgruppen tilgang til et Crisis Response dashboard på en webside.
Dashboardet viser en oversikt over hvem som har svart, hvilken status ansatte har satt, hvilken avdeling som eventuelt må følges opp og hvilke personalledere som er i gang med sine oppgaver med å følge opp sine ansatte. Her ser de også raskt om noen andre må ta over jobben med å følge opp en gruppe ansatte, hvis en personalleder selv trenger assistanse. Når krisen er over og/eller alle har satt sin status, kan et medlem av beredskapsgruppen avslutte krisen i appen.
2. Personalledere har i oppgave å følge opp sine ansatte for å skaffe oversikt over sikkerhetsstatus. Når en ansatt har satt status, ser personallederen og medlemmer av beredskapsgruppen dette i en liste over berørte ansatte.
3. Ansatte har tilgang til informasjon om hvordan man forbereder seg før en eventuell krise skulle oppstå. Når en krise er aktivert i appen, kan en ansatt sette sin status.
Det tok ikke lang tid fra Crisis Response var på plass til vi merket en forskjell. Tidligere var det vanskelig og i det hele tatt samle inn informasjon om alle ansatte med mye manuelt arbeid og uten noe struktur. Med Crisis Response får vi nå en god oversikt på kort tid. Løsningen inneholder informasjon til hvordan forberede seg på ulike hendelser og gir raskt informasjon til de ansatte i en krisesituasjon, samtidig som det gir personalledere og beredskapsgruppen oversikt over ansattes status.
Om en krise skulle oppstå, er du forberedt?
[1]: https://www.sivilforsvaret.no/dette-er-sivilforsvaret/varslinger/
