Menjadi Lebih Produktif
Seperti biasa, dalam berpikir atau menentukan sesuatu saya terbiasa memanfaatkan “framework” ATM, Amati-Tiru-Modifikasi. Berawal dari salah satu episode podcast dari Raditya Dika di Spotify yang berjudul Tips jadi Produktif, saya mencoba untuk membuat catatan tentang 10 poin penting. Dari catatan ini saya ingin mengkonstruksi dengan mengamati apakah saya sudah tepat dalam beraktivitas? Kemudian apabila ada yang dapat saya tiru untuk meningkatkan kualitas dalam beraktivitas maka akan dipertimbangkan untuk dilakukan atau jika perlu dilakukan modifikasi sesuai kondisi. Berikut adalah poin-poinnya:
- Membuat daftar yang harus dikerjakan atau To-do List, yaitu berisi daftar tugas yang menjadi tanggung jawab kita. Sering kali, jika saya tidak membuat To-do List, maka kecenderungan bagi saya untuk menunda pekerjaan (atau bahkan lupa) dan baru akan dikerjakan ketika sudah mendekati deadline. Akan muncul rasa kepuasan tersendiri ketika kita mencoret satu demi satu daftar kerja tersebut karena kita dapat memperkirakan kapan pekerjaan-pekerjaan akan selesai. Biasanya saya menggunakan kakas bantu atau tools yaitu Google Keep yang dapat digunakan melalui web browser atau aplikasi pada smartphone. Satu hal menarik yang saya amati dari habit yang dimiliki oleh supervisor saya di Jepang, yaitu beliau selalu membawa sebuah buku kecil untuk mencatat To-do List dan hal lainnya. Mungkin ini bisa jadi alternatif jika kamu lebih suka mencoret-coret.
- Memecah satu pekerjaan besar menjadi beberapa pekerjaan kecil. Dengan menambah satu pekerjaan yaitu memecah satu pekerjaan, menurut saya dampaknya dalam menyelesaikan pekerjaan cukup terasa. Saya mengistilahkan pemecahan tugas besar menjadi kecil ini dengan istilah outlining seperti saat membuat sebuah tulisan, sehingga kita tahu dimana posisi pekerjaan kita saat ini. Membayangkan sebuah pekerjaan besar akan terasa lebih berat jika dibandingkan dengan berfokus pada tugas-tugas kecil. Maka, secara tidak terasa tugas besar tersebut dapat selesai setelah tugas-tugas kecil dapat diselesaikan.
3. Menyelesaikan beberapa tugas sekaligus dengan mengerjakan secara sepenggal-sepenggal daripada fokus pada satu tugas saja. Saya akan mencoba mengilustrasikan dengan memisalkan saya memiliki 3 proyek (tugas besar) yaitu P1, P2, dan P3. Sesuai poin kedua diatas, sebelum memulai dikerjakan, kita pecah terlebih dahulu masing-masing proyek menjadi beberapa tugas kecil. Dalam praktiknya, kita dapat mengerjakan pecahan-pecahan tugas kecil dari ketiga proyek tersebut (bukan hanya fokus dari salah satu proyek saja) sehingga nantinya masing-masing projek akan memiliki progres masing-masing.
4. Ada waktu selingan untuk bermain atau hiburan. Hiburan atau refreshing ditengah-tengah aktivitas selain dapat menghilangkan penat juga dapat menjadi semacam efek “merasa bersalah” karena telah menggunakan waktu tidak untuk bekerja. Terdengar sedikit aneh, namun bekerja setelah bermain menjadikan lebih semangat karena semacam ingin mengganti waktu yang telah terdistraksi atau hilang oleh aktivitas lainnya.
5. Punya jam spesifik untuk bekerja. Perlu untuk menentukan secara spesifik jam kapan kita bekerja. Terutama bagi kaum yang dapat bekerja kapan saja dan dimana saja. Saya perlu mendefinisikan rentang waktu kapan saya tidak boleh diganggu oleh aktivitas yang lainnya.
6. Kurangi rapat dan perbanyak mengerjakan. Seringkali waktu kita lebih banyak digunakan untuk berdiskusi atau meeting ketimbang proses menyelesaikan pekerjaan itu sendiri. Apabila memungkinkan, maka sebisa mungkin alokasikan waktu tidak terlalu banyak untuk rapat.
7. Olahraga sambil melamun. Olahraga ringan seperti jalan pagi selain membuat badan menjadi bugar kadang juga memunculkan inspirasi atau ide-ide baru. Namun, kadang setiap orang punya “me time”-nya sendiri kapan waktu yang digunakan untuk melamun.
8. Kurangi hal-hal yang kurang penting. Banyak hal yang dapat kita lakukan untuk mengurangi distraksi dalam berproduktifitas. Salah satu contohnya adalah menghapus aplikasi pada smartphone atau komputer yang tidak penting. Pastikan tempat kerja kita rapi dan tidak banyak barang yang dapat mengganggu fokus kita dalam bekerja.
9. Biasakan mencatat apapun. Selain To-do List, pemikiran dan ide perlu kita catat agar tidak hilang begitu saja. Saya biasa mencatat dalam Google Keep dengan mengelompokkan kedalam catatan terpisah sesuai topik ide. Hal-hal random pun juga biasa saya catat, siapa tahu suatu hari nanti dapat saya realisasikan.
10. Mendelegasikan pekerjaan ke orang lain jika memungkinkan. Ketika pekerjaan kita mencakup pada hal yang lebih luas, maka sebaiknya kita perlu mendelegasikan pekerjaan ke orang lain. Terutama pekerjaan terkait hal-hal teknis yang dapat dikerjakan oleh orang lain lebih baik kita delegasikan agar kita bisa fokus pada cakupan yang lebih global.
