Como dominar o Outlook e ganhar horas preciosas para fazer sua carreira decolar

Às vezes imagino que nossas descrições de cargo hoje em dia poderiam ser Operadores de Outlook (ou quem sabe de WhatsApp). Se pensarmos numa receita de um dia típico de trabalho no universo corporativo — me corrijam se eu estiver louca — seria algo assim: as pessoas chegam, ligam seus computadores, acessam seus e-mails e os respondem até o horário da primeira reunião. Durante a dita, continuam checando seus e-mails ou mensagens de Whatsapp até onde for possível. Para finalizar, repetem esta operação durante as oito horas seguintes.

Mais desesperador do que uma caixa de e-mails transbordando, é você eventualmente conseguir eliminá-los, e 5 minutos depois receber todas as respostas novamente, quadruplicadas.

Pois é, gentileza gera gentileza e e-mail geral e-mail, na verdade, muitos e-mails. É exponencial.

Mas isso tem cura. A ideia aqui é compartilhar como utilizo algumas dicas bacanas do Timothy Ferriss em “Trabalhe 4 horas por Semana” e de David Allen, do método “Getting Things Done”, para um uso bem mais produtivo e inteligente do tempo. Mudando alguns hábitos simples sobra tempo para tocar projetos mais complexos e interessantes (normalmente aqueles que procrastinamos), estudar, conversar com pessoas interessantes, estar disponível para o que realmente importa e de quebra trabalhar menos horas na semana. Vamos lá?

1. Pare com essa mania de pastinhas

Confesso que ainda não me livrei totalmente deste mal, mas já melhorei bastante. Segundo os autores, essa coisa de criar milhares de pastinhas para categorizar cada tema é uma perda de tempo sem tamanho. O Outlook permite que você encontre as mensagens que está buscando de várias maneiras, tornando as tais pastinhas totalmente desnecessárias ou até mesmo uma forma de criar mais confusão. A minha sugestão é que você tenha simplesmente 4 categorias:

• Fazer: coisas que demandam um maior tempo e atenção da sua parte, devem ser planejadas na sua agenda semanal;
• Follow-up: coisas que você já encaminhou e que quer acompanhar, dedique somente uma hora da semana para revisar esta pasta;
• Lidas: você já tomou ciência, e não há nenhuma providência a ser feita; e a última, que chamo de
• Leitura: dicas enviadas por amigos, artigos, textos mais longos que normalmente intercalo com atividades ou leio em casa.

No mais você terá somente sua Caixa de Entrada, que ficará vazia para descrédito dos seus colegas, pois você terá redirecionado todas as mensagens conforme acima ou a de Itens Enviados, onde você já terá despachado os assuntos. Simples e libertador assim.

2. Se leu o e-mail, faça algo

Se você já dedicou um tempo para a leitura do e-mail, então tome uma atitude a este respeito. Pode ser resolver o problema de imediato (se for algo simples e rápido), encaminhar para um terceiro, para que não fique parado em você, passar para a pasta de Leitura ou Lidas.

O hábito de ler tudo e depois ficar escolhendo alguns, sofrendo por outros ou pensando na vida só torna a coisa mais morosa e sofrível. Quando você voltar no e-mail precisará de mais um tempo para relembrar o assunto e então tomar a ação. Enquanto você pensa outra pessoa já poderia ter resolvido esta dor de cabeça. Just do it.

3. Programe horários para ler seus e-mails

Muitas vezes parece que conseguimos a atenção das pessoas mais facilmente pelo e-mail ou Whatsapp do que pessoalmente, não é mesmo? Isso porque a sensação daquela pendência pingando na sua caixa é algo aterrador. É preciso se livrar daquilo!! É este efeito controlador que estes mecanismos com notificações criam na gente. Para fugir disso existem 3 regrinhas de ouro:

Regra número 1 — Não faça da leitura dos e-mails a primeira coisa do seu dia. No final de cada dia escreva uma listinha com a coisa mais importante que deve ser feita no dia seguinte. Aquilo que vai mudar o jogo e fazer o jogo virar para o seu lado. É por aí que o seu dia deve começar.

Regra número 2 — Agende 2 horários somente para a leitura dos e-mails. Eu costumo ver os meus ao final da manhã e final de tarde. O mais interessante é que quando chego nas mensagens grande parte dos problemas já foram solucionados sem a minha intervenção. É maravilhoso ver como as pessoas encontram as soluções de maneira independente e ganham autonomia. Com isso você se torna dispensável, claro, mas mais preparado para o próximo passo que está desenhando com o tempo que ganhou.

Regra número 3 — Esta é para os com nervos de aço: saia do Outlook quando estiver fora dos horários de leitura ou desligue a opção automática do “Enviar / Receber”. O Tim Ferriss sugere ainda programar horários para os disparos evitando assim as respostas em horários não planejados. Ele responde aos e-mails de sua equipe ao final de tarde, por exemplo, mas programa o envio para as 8 hs da manhã do outro dia, quando as pessoas estão chegando e não no final de tarde para causar desespero ou ansiedade com novas tarefas. E quando as pessoas te perguntarem com pânico no olhar se você há viu o e-mail X super urgente, diga simplesmente que não, você ainda não checou seus e-mails hoje mas fará isso assim que terminar este projeto que é super importante. Aos poucos as pessoas se acostumarão a um estilo menos pastelaria e a valorizar seu tempo.

4. E por fim, pare de conversar por e-mail

O e-mail é uma ferramenta de trabalho para documentar assuntos, trocar documentos importantes e comunicados. Não é um chat ou uma ligação telefônica. Não há nada mais improdutivo que uma troca de e-mails para agendar uma reunião, por exemplo. Para isso existem dezenas de ferramentas mais inteligentes. Ou ainda 30 pessoas copiadas dando opiniões sobre determinado assunto, para isso uma reunião seria mais interessante. Como verifico e-mails somente duas vezes ao dia, é comum ver históricos de dezenas de e-mails assim. Lendo somente o último fico à par de tudo em poucos minutos, mas meu coração dói pelo tempo perdido de tanta gente.

Se você é um conversador de Outlook compulsivo, pare agora. Você poderá machucar alguém. Tente nunca deixar questões abertas nas suas respostas, pois assim elas se tornam outros e-mails com mais questões e assim por diante.

Se não for possível resolver com um telefonema ou conversa rápida, dê alternativas. Algo como: “Você está confortável com a opção apresentada? Em caso positivo a Maria de Suprimentos irá seguir com a compra amanhã mesmo e em caso negativo reabrirá a cotação com os fornecedores X, Y e Z.”. Com a Maria em cópia, possivelmente seu problema será encaminhado automaticamente, sem a sua intervenção, com uma resposta direta e as pessoas sabendo o que deve ser feito.

Vai doer um pouquinho no começo mas você verá que a vida ficará mais leve e as pessoas vão murmurar querendo saber de onde você tira tempo para fazer tudo isso. Eu gosto de pensar que esta corrente do bem, que elimina a burocracia e a perda de tempo, torna todo mundo mais feliz, disposto e muito menos ansioso com aquelas letrinhas em negrito que não cansam de chegar. Faça a sua parte, elimine um e-mail hoje.

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