De juntas efectivas y equipos auto-organizados

El equipo de juntas efectivas y su iniciativa de “un cambio cultural hacia el respeto y la colaboración” vivió durante más o menos un año. Todo comenzó después de un curso de Kanban Personal y Pomodoro que di a toda la empresa. Como pasa con esas prácticas, muy pocos se las apropiaron. Pero a más de uno se le quedó el gusanito de “¡hey! podemos trabajar de una forma más inteligente”. Al terminar el curso les planteé un problema que había notado que teníamos entre áreas: las juntas.

Es muy común que uno sienta que muere un poco cuando la junta se alarga o no entiende porqué está ahí, teniendo un montón de cosas por hacer. En general a todos nos molestaba estar todo el día en juntas, o bien que éstas sirvieran muy poco. Como que los resultados no valían la inversión de tiempo. De nosotros dependía que siguieran siendo una mal necesario o que realmente fueran un medio para colaborar mejor.

Unos diez de mis compañeros de iniciativa (ninguno de mi área, porque a ellos les di el curso antes) dijeron ¡Sí, hagamos algo! Mi plan era iniciar el cambio por nosotros y de las juntas a las que asistíamos. Algo medio underground esperando que influyera silenciosamente en los demás. Pero en las primeras juntas del equipo se decidió un rumbo diferente: desde involucrar a la dirección para que se mejoraran las salas, hasta pedir apoyo de gerentes para entrar a sus áreas y cursos. Era algo grande y algo en serio.

Primero aprendimos mediante el autoestudio; cuáles son los elementos de una junta efectiva: objetivo, roles, minutas, dinámicas, etcétera. Entonces, ya con las salas remodeladas y los coffee breaks autorizados, comenzamos a planear los cursos. Como era a toda la empresa (unos cien empleados), a todos los integrantes del equipo les tocó dar un curso. Hicimos un manual. Empezamos a tener feedback bueno y malo. Aprendimos en el camino. Algunos se fueron del equipo. Otros se fueron integrando. La regamos en algunas ocasiones. Hicimos videos para que la gente cayera en cuenta de cómo se ve una junta efectiva (y una pésima). Medimos aplicando encuestas. Y en el camino, nos divertimos y aprendimos.

Desde que comenzamos a trabajar en esto hubo muestras de apoyo a la iniciativa. Tanto de la dirección como de nuestros coworkers, quienes participaban en los cursos, talleres y hasta se aliviaban cuando hacíamos énfasis en el cambio: “si sientes que no debes estar en esa junta, tienes derecho a irte”. ¿En serio?, preguntaban asombrados. Poco a poco se vio el cambio en los pizarrones limpios y las salas que eran desocupadas a tiempo. Y cuando no sucedía, entre los mismos coworkers comenzaban a presionar. También comencé a notar al trabajar bajo un objetivo y éste se desviaba había alguien que decía “¡oigan! pero de eso no va esta junta”.

Hubo algunos conflictos y críticas. Aprendí que es normal que estos se den en iniciativas de cambio como las que estábamos tratando de implementar. Eran muchas personas y todas muy diferentes. Lo importante era seguir adelante y aprender de los errores. También tenemos que ser humildes, dejar que los demás se apropien de la iniciativa y apoyarlos en vez de juzgar.

Estoy muy feliz del resultado que obtuvimos ya que es algo con lo que se queda la empresa y la gente que ahí trabaja. Quizá parezca que no es algo de mucho impacto, “solo son juntas”, pero creo que hay un impacto más profundo; el despertar del letargo del “así son las cosas y ni modo”, y que en equipo se puede lograr algo importante.

Por mi parte fue genial trabajar en un equipo autorganizado que nunca perdió la visión de lo que quería lograr. Me hizo admirar a mis compañeros que invirtieron tiempo personal, pasión y habilidades. Por ello creo que los equipos de trabajo conformado por personas tan diversas, dan (y obtienen) más valor que la simple suma de sus habilidades. Soy testigo de que la colaboración hace que logremos grandes metas.

Yo ya no trabajo ahí, pero espero que hagan más iniciativas como ésta en el futuro. ¡Gracias a todos por acompañarme en esta aventura! Siempre les tendré cariño, aprecio y sé que contaré con ustedes para cambiar el mundo.