Inventaire numériques, quoi, pourquoi?

Dans l’informatique: Pour la compta, ou pour le catalogue de services?

Pascal Kotté
Mar 28 · 4 min read

Comment la comptabilité peut aider l’informatique!

Tous les départements d’une entreprise sont censés maintenir un inventaire matériel des équipements achetés, avec une durée d’amortissement comptable.

Photo by Denny Müller on Unsplash

Mais pour le département informatique, on va leur demander en plus:

  • De gérer les équipements matériels mis en service commun, et ceux mis à disposition spécifiquement à chaque département. Il faut alors être clair avec la direction financière sur ce qui pourra ou pas entrer dans les amortissements (3 à 5 ans, le plus souvent).

Car du coup, il faut aussi inventorier et gérer, l’immatériel. Et parfois (dans les plus petites structures) la comptabilité fait un amalgame entre les achats destinés au département informatique lui-même, et les achats destinés au service commun. Cela en fait un département qui devient le plus grand centre de coût, et non de production de services à hautes valeurs ajoutées, ce qu’il est en réalité (censé être). Un pilotage financier sans alphabétisation numérique (digital literacy) va mettre une pression pour “réduire” encore et encore les coûts, au lieu d’augmenter encore et encore la qualité et l’efficience des services rendus:

Fournir la bonne information, aux bonnes personnes (et pas à d’autres), aux bons moments!

Mais pas seulement: A l’ère du big data et du digital néo-marketing, le monde numérique doit devenir force de proposition pour l’innovation et la création de services, voir, la remise en cause des modèles économiques existants.

Bien entendu, en assurant une optimisation des coûts avec un ajustement perpétuel entre “suffisant” et “pas assez”, pour tenter d’atteindre “au mieux”.

Arrêter l’amalgame

Il est nécessaire de séparer correctement les biens propres du département informatique, des biens communs. Puis de faciliter l’intégration comptable des frais immatériels, dans chaque département concerné.

Si les immobilisations, amortissements et les investissements des équipements matériels sont bien comptabilisés dans chaque département concernés? De la même façon, il est judicieux de répartir dans les départements les coûts (OPEX) et investissements (CAPEX) immatériels? Au lieu de les centraliser sur le département IT. Et même ce dernier, devrait avoir un compte pour son usage effectif interne, et un ensemble de comptes pour les services communs avec les infrastructures numériques mutualisées.

Pour les services communs (ex. ERP) et ceux associés aux services d’infrastructures numériques (ex. Réseaux), il est recommandé de créer les codes comptables correspondants aux affectations claires et explicites dans un catalogue de services de références.

Les catégories construites dans le catalogue des services, doivent correspondre à un code comptable, un compte dédié au moins par catégorie, l’idéal étant d’en créer un pour chaque “service” dans le catalogue (et avec un éventuel code de regroupement par catégories): Ce qui permet une distribution immédiate dans les bilans, des postes de dépenses, par catégorie de services, voir même, par service.

Reste à déterminer comment vous voudrez organiser la ventilation des achats matériels numériques et immatériels, aux différents départements : J’ai besoin de finaliser plusieurs discussions avec des comptables et financiers pour donner des recommandations pertinentes à ce sujet. J’ai bien des idées, mais pas de certitudes. TK http://callme.kotte.net. La refacturation “interne” des services IT permet de le faire apparaître plus facilement comme un centre de “profit” et non de coût, mais cela risque aussi de favoriser le Shadow IT.

C’est un travail supplémentaire pour le département informatique, car il doit informer la comptabilité du bon compte pour chaque dépense. Mais comme celui-ci est présent dans le catalogue des services, il devient aisé de le compléter.

Parlez-en à votre comptable, il vous expliquera que créer 150 comptes supplémentaires, c’est “chiant”, mais ce n’est pas non plus une sinécure.

Vous verrez que d’extraire des données comptables, avec une “clef numérique” de correspondance dans votre catalogue de service, va permettre de faire des points de situations financières bien plus facilement, et bien plus souvent, voir selon les solutions (OLEDB par exemple), directement en temps réel, avec un simple “Refresh”…

Attention: Pour une requête comprenant des objets en amortissement, soit la comptabilité va fournir la valeur amortie pour l’année en cours, selon ses propres règles. Soit la requête fournir la valeur d’acquisition, et le nombre d’année prévue pour l’amortissement. Charge à nous de faire le calcul pour l’année, en espérant un amortissement linéaire simple, ou de pas prendre en compte les amortissements, car on fonctionne en coûts effectifs généralement.

NB: la requête va donner une liste de dépenses, avec un code “service” (ou un compte associé), pour la période donnée, mais pas un inventaire.

Mais c’est clair qu’il va falloir structurer et organiser la création de nouveaux services, et cela tombe bien, c’est exactement ce qu’il faut faire!

Photo by Lukas Blazek on Unsplash

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